Informationen für Universitätsangehörige

Rechtliche Grundlagen

Die Archivierung wird durch das Bayerische Archivgesetz (BayArchivG) vom 22. Dezember 1989 in der geänderten Fassung vom 16. Dezember 1999 geregelt. Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten (Art. 2 Abs. 3).

Wie staatliche Behörden archivieren die Universitäten ihre Unterlagen eigenständig (Art. 14).

Alle Einrichtungen haben dem Archiv die Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zu Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen. Dies ist in der Regel 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen anzunehmen (Art. 6 Abs. 1).

Unterlagen sind vor allem Akten, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme. Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das von den Archiven ergänzend gesammelt wird (Art. 2).

Anzubieten sind auch Unterlagen, die
1. personenbezogene Daten enthalten, einschließlich datenschutzrechtlich gesperrter Daten,
2. unter einem besonderen gesetzliche Geheimschutz stehen oder sonstigen Geheimhaltungsbestimmungen unterliegen (Art. 13).

Das Verfügungsrecht über das Archivgut liegt beim Archiv (Art. 9).

Hier erhalten Sie ein Merkblatt zum Umgang mit Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (in der Regel sind dies 30 Jahre, bei einigen Akten kann dieser Zeitraum verkürzt werden).

Grundsätzlich dürfen Akten nur nach Rücksprach mit dem Universitätsarchiv und entsprechender Freigabe entsorgt werden.