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Datenschutzverordnung

Zweck der Verarbeitung

Durch das Übersenden einer Online-Bewerbung über das Portal "Moveonline" und/oder alternativen Einreicheform (Email/Postweg) für die Teilnahme an den Mobilitätsprogrammen der JMU übermitteln Sie uns freiwillig persönliche Informationen. Mit dem Absenden des Bewerbungsformulars erlauben Sie dem International Students Office die persönlichen Daten zu erheben, zu speichern und für die Bewerbung und Durchführung von Mobilitätsprogrammen zu verwenden. Die personen- und mobilitätsbezogenen Daten in Moveon werden ausschließlich für Auswahlverfahren und Verwaltung der Austauschprogramme, für das Berichtswesen (u.a. DAAD/EU- Kommission), statistische Erhebungen sowie die Anmeldung an der ausländischen Gasthochschule verwendet. Ohne diese Angaben ist eine Bearbeitung und Auswahl nicht möglich. Dafür werden die Angaben ggf. postalisch oder elektronisch an interne und externe zuständige Stellen weitergeleitet.

Die Angabe des Notfallkontaktes ist erforderlich, sollten es die Umstände notwendig machen, in Kontakt mit der genannten Person treten zu müssen sofern Sie Ihre Einwilligung dazu gegeben haben.

Zur Verbesserung des Informationsflusses versucht das International Students Office Kontakte zwischen den Teilnehmenden an den jeweiligen Austauschprogrammen herzustellen. Sollten Sie Ihre Einwilligung dazu gegeben haben, leitet das International Students Office Ihren Namen, Studienfach und Email-Adresse an andere Teilnehmer des Austauschprogramms weiter.

Die Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und datiert auf Januar 2021. Durch die Weiterentwicklung der Online-Bewerbung oder die Implementierung neuer Technologien kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Wir empfehlen Ihnen, sich die aktuelle Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit durchzulesen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Art. 6, Abs. 1 DSGVO

Berechtigtes Interesse gem. Art. 6, Abs. 1 DSGVO

Die Erhebung und Nutzung der personen- und mobilitätsbezogenen Daten ist zur Programmdurchführung notwendig, da eine Teilnahme an Mobilitäts- und/oder Förderprogrammen des International Students Office und/oder der Fakultäten andernfalls nicht möglich ist. Gespeichert werden: Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, Geschlecht, Ihre studentische und/oder private E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Matrikelnummer, Notfallkontakt, Lebenslauf, Ihr Studiengang einschließlich Fachsemester und zugehöriger Fakultät, Informationen zu Ihrem gewünschten Auslandsaufenthalt (Land, Gastinstitution, Aufenthaltsdauer), Informationen zu Ihren Fremdsprachkenntnissen, Informationen zu Ihrem Notendurchschnitt, Informationen zu Ihrer Motivation, Gutachten; Bei der Teilnahme an Förderprogrammen: Bankverbindung. Darüber hinaus teilen Sie uns möglicherweise weitere persönliche Informationen im Rahmen der Bewerbung mit (z.B. ob eine Behinderung vorliegt).

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Erasmus-Programm

Für Studierende im Rahmen des Erasmus-Austausches gilt gemäß den Allgemeinen Bestimmungen zur Finanzhilfevereinbarung (Anhang I), dass sämtliche Daten und Unterlagen in Verbindung mit der Finanzhilfevereinbarung aufzubewahren und für die Nationale Agentur (NA) DAAD und für die EU Kommission zur Verfügung zu halten sind. Dies gilt für eine Dauer von fünf Jahren ab der Zahlung des Restbetrags oder dem Erhalt des Feedbackschreibens der NA DAAD zum Abschlussbericht. Nach Ablauf dieser Frist werden personenbezogene Daten entsprechend der gesetzlichen Vorschriften gelöscht.

Sonstige Förderprogramme

Die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen ist. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Übermittlung der Daten an Dritte

Ja, Ihre Daten werden an Dritte übermitteln:

1. Förderorganisationen/Stipendiengeber (u.a. EU-Kommission/ DAAD):

Mobilitätsbezogene Daten von JMU Studierenden, die eine Förderung für ihren Auslandsaufenthalt erhalten, werden vom International Students Office an die entsprechenden Förderorganisationen (den DAAD bzw. die Europäische Kommission) weitergeleitet. Die Übermittlung dient der Rechenschaftspflicht gegenüber dem Mittelgeber (DAAD, Europäische Kommission).

2. Partnerhochschulen/Gasteinrichtungen:

Für die Anmeldung an der Partnerhochschule/Gasteinrichtung übermittelt das International Students Office im Rahmen des jeweiligen Nominierungsverfahrens die geforderten Daten der nominierten Studierenden elektronisch oder postalisch. Dabei kann sich das Datenschutzniveau zwischen den Gastländern unterscheiden.

3. andere JMU Studierende (Outgoing, Incoming)

Für den Fall, dass Sie eingewilligt haben, dass das International Students Office den Kontakt zu anderen Teilnehmenden sowie Interessenten an einem Austauschprogramm herstellen darf, werden Ihr Name, Studienfach sowie ihre Email-Adresse an andere JMU Studierende weitergegeben.

4. JMU interne Schnittstellen

4.1. Haushaltsabteilung:
Stipendienbezogene Daten von JMU Studierenden, die im Rahmen von Austausch- bzw. Förderprogrammen wie bspw. des Erasmus Programms einen Teil ihres Studiums im Ausland verbringen und dafür von Fördereinrichtungen wie bspw. dem DAAD oder der Europäischen Kommission einen Mobilitätszuschuss erhalten, werden vom International Students Office an die Haushaltsabteilung der Universität Würzburg zur Auszahlung des Mobilitätszuschusses weitergeleitet.

4.2. Erasmus/ Austausch-KoordinatorInnen der Fachbereiche:
Mobilitätsbezogene Daten JMU Studierender, die an Austauschprogrammen teilnehmen und im Ausland studieren bzw. studieren möchten, sind von dem/der jeweiligen Fachkoordinator/in (online) einsehbar. Der Zugang unterstützt und ermöglicht die administrative Bearbeitung der Austauschprozesse (Auswahl, Betreuung, Pflege der Kooperationen).

4.3. Auswahlgremien
Für die Auswahl werden die Unterlagen der BewerberInnen, die sich für ein Austausch- bzw. Förderprogramm beworben haben, an das zuständige Auswahlgremium weitergeleitet.

4.4. Referat A.3 – Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung, Campusmanagement
Für hochschulinterne Planungs- Steuerungs- und Evaluationszwecke werden ausgewählte personenbezogene Daten (z. B. Matrikelnummer, Geschlecht, Fach) an das Referat A.3 übertragen, verarbeitet und in aggregierter Form anonymisiert.

4.5 Abteilung 2 - Studierendenservice
Das International Students Office steht bei Bedarf im Austausch mit dem Prüfungsamt und der Studierendenkanzlei (z.B. bzgl. Anerkennung von im Ausland erbrachten Studienleistungen, Beurlaubung).

Übermittlung der Daten an Drittländer oder internationale Organisationen

Ihre Daten werden übermittelt an Partnerinstitutionen im europäischen und weltweiten Ausland, die EU Kommission, sowie falls notwendig an Konsulate zur Visa-Beschaffung. 

 

Ihre weiteren Rechte gem. DSGVO insb. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung gemäß Art. 15 bis 21 der DSGVO können Sie hier einsehen: https://www.uni-wuerzburg.de/universitaet/datenschutzbeauftragter/dsgvo/