Qualitätsmanagement für Studium und Lehre
Ein zentrales Anliegen der Julius-Maximilians-Universität ist die Sicherung und Förderung der Qualität in Studium und Lehre. Diese ist bedingt sowohl durch individuelle als auch fachkulturelle Ansprüche und Gegebenheiten, multidimensionale Faktoren wie beispielsweise Kompetenzen der Studierenden und Lehrenden, organisatorische Rahmenbedingungen und nicht zuletzt ständigen Wandel. Daher bedarf es der kontinuierlichen Verständigung mit allen Akteuren über Qualität. Die Universität Würzburg hat ein Qualitätsmanagementsystem eingerichtet, das hierfür Raum und Rahmen gibt, Beteiligung und Kontinuität sicherstellt, in Kreisläufen organisiert ist und damit verbindliche Maßnahmenableitung ermöglicht.
Der Hauptfokus des Qualitätsmanagements an der Universität Würzburg liegt auf den Studiengängen, die in affinen Fachclustern organisiert werden. Die Bewertung ihrer Qualität setzt sich aus Beiträgen verschiedener Akteure zusammen und ergibt in der Summe eine ausgewogene Gesamtschau.
In den Qualitätskreisläufen auf Studiengangebene wird im Rahmen der Studienfächer die Perspektive aller in der folgenden Abbildung aufgeführten Gruppen berücksichtigt.
Um die Qualität der Studiengänge sowie der Studienorganisation stets im Blick zu haben und schnell auf kritische Angelegenheiten reagieren zu können, setzt die Universität Würzburg auf ein jährliches Monitoring auf Studiengangebene. Dabei durchläuft ein Studiengang einen Qualitätskreislauf, in dem zunächst Ergebnisse aus verschiedenen Befragungen, Statistiken und Rankings, qualitative Darlegungen aus dem Berichtswesen sowie Abmachungen aus dem Fakultätsgespräch mit der Universitätsleitung zusammengetragen werden. Die mindestens einmal im Jahr tagende Studienfachkommission nimmt diese Ergebnisse sowie weitere Hinweise, zum Beispiel aus Gesprächen mit den Studierenden als Grundlage, um sich über die Qualität der Studiengänge ihres Zuständigkeitsbereichs zu beraten und Weiterentwicklungen anzustoßen. Im Studienfachbericht werden die vereinbarten Maßnahmen festgehalten und der Stand ihrer Umsetzung von der Studienfachkommission überprüft. Falls diese Maßnahmen zu wesentlichen Änderungen eines Studiengangs führen, greift der gleichnamige Prozess, für den genaue Schritte und Verantwortlichkeiten definiert sind.
Innerhalb eines Turnus von acht Jahren wird das jährliche Studiengangmonitoring durch drei weitere Elemente der Qualitätsentwicklung ergänzt. Im Rahmen der Studienfachevaluation werden die Studierenden umfassend über die Organisation und die Durchführung der Studiengänge befragt. In Ergänzung zur Lehrveranstaltungsevaluation bewerten die Studierenden dabei auch übergreifende Aspekte von Studium und Lehre wie Beratung und Betreuung sowie Prüfungsorganisation.
Die Ergebnisse und Maßnahmen aus dieser Befragung dienen zusammen mit dem Kennzahlenset aus dem jährlichen Studiengangmonitoring als Grundlage für ein Studienfachaudit. Im Mittelpunkt dieses Instruments steht die Begutachtung durch eine Gutachtergruppe, die sich aus externen und internen Vertreterinnen und Vertretern der Fachwissenschaft, der Berufspraxis und der Studierenden zusammensetzt.
Nach Eingang des Abschlussberichtes der Gutachtergruppe und einer Stellungnahme des Faches wird in der Präsidialkommission für Qualität in Studium und Lehre über die Ergebnisse des Studienfachaudits sowie anhand weiterer Daten und Informationen zu den Qualitätskriterien für Studiengänge beraten und eine Beschlussempfehlung über verbindliche Auflagen und Empfehlungen sowie zur (Re-)Zertifizierung der betrachteten Studiengänge ausgesprochen.
Die bzw. der Vorsitzende der Kommission (qua Amt die Vizepräsidentin bzw. der Vizepräsident für Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung) spricht dann im Namen der Universitätsleitung – mit oder ohne Auflagen und Empfehlungen – die für acht Jahre geltenden Zertifizierungen aus. Auflagen sind innerhalb von neun Monaten zu erfüllen. Wird eine Auflage nicht erfüllt, wird die (Re-)Zertifizierung zurückgezogen. Ziehen für einen Studiengang ausgesprochene Auflagen wesentliche Änderungen an dessen Studien- und Prüfungsordnung nach sich, wird dem Prozess entsprechend verfahren.
Dem 8-Jahres-Zyklus liegt die Überlegung zugrunde, dass die Universität Würzburg – abweichend von den für Programm(re)akkreditierungen geltenden Zyklen – die Qualität ihrer Studiengänge in jedem Jahr überprüft, eventuelle Fehlentwicklungen entdeckt und zeitnah mit Maßnahmen reagieren kann. Da darüber hinaus alle Studiengänge im sechsten Jahr über die Studienfachevaluation umfassend evaluiert und im siebten Jahr im Rahmen des Studienfachaudits unter Einbeziehung externer Expertise vertieft begutachtet werden, bevor im achten Jahr die Entscheidung über die interne Zertifizierung fällt, werden gründliche Untersuchungen der Studiengänge im Prinzip alle sechs Jahre vorgenommen. Um ausreichend Zeit für die Entwicklung der Studiengänge zu geben, aber auch, um Ressourcen auf Seiten der Fakultäten und Fächer sowie der Verwaltung planvoll einzusetzen, hat sich die Universität darauf verständigt, für das Verfahren der internen Zertifizierung acht Jahre anzusetzen. Daraus ergeben sich durchschnittlich drei bis vier Studienfachaudits pro Jahr und ebenso viele Studienfachevaluationen.
Die folgenden Instrumente kommen im QM-System zum Einsatz. Sie liefern entweder Daten und Bewertungen zur Qualität von Studium und Lehre (Befragungen, Studienfachaudit) oder bilden einen verbindlichen Rahmen, in dem die konkreten Maßnahmen aus den vorliegenden Informationen abgeleitet und beschlossen werden (Jahresgespräche, Qualitätskonferenz).
Befragungssystem
Befragungen im Bereich Studium und Lehre sind ein klassisches Instrument um ein Meinungsbild der Studierendenschaft oder der Lehrenden zu bestimmten Themen oder Fragen zu erhalten. Sie sind ein Mittel um systematisch, zusätzlich zu den Lehrevaluationen, Informationen zur Optimierung von Studium und Lehre zu generieren.
Das Referat A.3 organisiert und koordiniert sowohl intern als auch extern durchgeführte zentrale Befragungen im Bereich Studium und Lehre. Hierfür ist jedoch zuvor die Zustimmung der Universitätsleitung notwendig. Gerne unterstützt das Referat A.3 Interessenten an zentralen Befragungen bei der Ausarbeitung des entsprechenden Berichts zur Vorlage für die Zustimmung der Universitätsleitung.
Darüber hinaus unterstützt das Referat A.3 auf Wunsch die für die Qualitätssicherung Verantwortlichen in den Fakultäten und Zentralen Einrichtungen bei der Auswertung und Interpretation von Ergebnissen zentraler Befragungen.
Jahresgespräche
Zielsetzung
Die Universitätsleitung – vertreten durch die Vizepräsidentin bzw. den Vizepräsidenten, die/der für Studium und Lehre und/oder Qualitätsmanagement zuständig ist – sowie die jeweilige Leitung einer Fakultät bzw. einer zentralen Einrichtung mit Bezug zu Studium und Lehre nehmen sich einmal im Jahr Zeit für eine gemeinsame Betrachtung der Situation in Studium und Lehre an einer Fakultät. Dabei stehen die jeweiligen Erfahrungen, Anliegen und Entwicklungen einer Fakultät und ihrer Studiengänge bzw. einer zentralen Einrichtung im Fokus. Außerdem werden in den Gesprächen strategische Anliegen der Universitätsleitung thematisiert.
Turnus
Jährlich im Wintersemester.
Themenfelder
Ausgangspunkt der Jahresgespräche für die Fakultäten sind die aktuellen Lehrberichte.
Ausgangspunkt von Jahresgesprächen mit zentralen Einrichtungen sind ausgewählte Leitfragen.
Organisation
Die Gespräche sind Teil des universitätsweiten QM-Systems und qualitativer Bestandteil des jährlichen Monitorings. Das zentrale QM organisiert gemeinsam mit der Referentin/dem Referenten der Vizepräsidentin/des Vizepräsidenten, die/der für Studium und Lehre und/oder Qualitätsmanagement zuständig ist, die Durchführung der Gespräche (Terminierung, Protokollführung, Nachhalten von Vereinbarungen).
Follow-Up
Zum Gespräch wird zeitnah ein Ergebnisprotokoll mit den zentralen Vereinbarungen und Gesprächsinhalten erstellt und mit beiden Seiten abgestimmt. Die Ergebnisse der Jahresgespräche und deren Umsetzung werden in der Lehrberichterstattung des Folgejahres und von den zentralen Einrichtungen im nächsten Jahresgespräch wieder aufgegriffen. Über die Vereinbarungen mit der Universitätsleitung wird in den Fakultätsräten bzw. innerhalb der zentralen Einrichtungen im Rahmen der jeweiligen Kommunikationsstrukturen in geeigneter Weise berichtet. Übergreifend relevante Erkenntnisse, die im Zuständigkeitsbereich der Universitätsleitung liegen, werden in der jährlichen Qualitätskonferenz ggfs. in Maßnahmen überführt und im jährlichen Qualitätsbericht der Universitätsleitung festgehalten.
Download Verfahrensbeschreibung Jahresgespräch
Studienfachaudit
Ziele
Innerhalb eines Zyklus von acht Jahren durchläuft jeder Studiengang das Verfahren des Studienfachaudits einmal. Im Mittelpunkt des Verfahrens steht die Begutachtung durch eine Gruppe von Gutachterinnen und Gutachtern, die sich aus externen Vertreterinnen und Vertretern der Fachwissenschaft, der Berufspraxis und der Studierenden zusammensetzt. Dabei dient die Einbeziehung externer Expertise – im Sinne einer kollegialen Beratung (peer review) – der Einschätzung ausgewählter Aspekte und Hinweise zur Weiterentwicklung von Studiengängen.
Auslösung
Die Auslösung eines Studienfachaudits geschieht auf folgender Basis:
- gemäß Zeitplan für Studienfachaudits an der JMU
- anlassbezogen (bei Bedarf)
- auf Wunsch des Faches
- auf Wunsch der UL oder einer Fakultät zur Unterstützung strategischer Entscheidungen
- als Folge von Evaluationsergebnissen (durch Fach, Fakultät, PfQ oder UL)
Die Auslösung wird von der Universitätsleitung auf Beschlussempfehlung der PfQ (Präsidialkommission für Qualität in Studium und Lehre) beschlossen.
Verfahrensablauf
Schritt 1: Auftaktgespräch
Im Auftaktgespräch zwischen dem Fach und Referat A.3 werden unter anderem folgende Themen besprochen: Formalitäten, Organisatorisches, Gutachterauswahl (s. Anlage 1), Verantwortlichkeiten, Zeitplanung (s. Anlage 2 und Anlage 3).
Schritt 2: Zusammenstellung der Gutachtergruppe
Für die Zusammenstellung der Gruppe der Gutachterinnen und Gutachter sind die Hinweise in Anlage 1zu beachten.
Das Fach erklärt schriftlich nach Prüfung die Unbefangenheit der vorgeschlagenen Gutachterinnen und Gutachter.
Die Vorgeschlagenen werden zu ihrer Teilnahme am Studienfachaudit angefragt. Dabei wird auch eine mögliche Befangenheit geprüft.
Termin und Ablauf der Vor-Ort-Begehung (s. Anlage 3) werden zwischen der Gruppe der Gutachterinnen und Gutachter, dem Fach und Referat A.3 festgelegt, nachdem die Gutachterinnen und Gutachter das Vertragsangebot angenommen haben.
Die Bestellung der Gutachterinnen und Gutachter erfolgt dann durch die Präsidentin bzw. den Präsidenten.
Die Gutachterinnen und Gutachter schließen Verträge mit der Universität - vertreten durch die Kanzlering bzw. den Kanzler - ab.
Schritt 3: Bereitstellung der Unterlagen für die Gutachtergruppe
Das Fach und Referat A.3 stellen der Gruppe der Gutachterinnen und Gutachter folgende Unterlagen in elektronischer Form, auf Wunsch auch als Printversion, zur Verfügung:
- Leitbild der Universität
- Gleichstellungskonzept der Universität
- Qualitätsziele der Universität
- Qualitätsziele der Fakultät
- Beschreibung des Qualitätsmanagementsystems der Universität
- Verfahrensbeschreibung Studienfachaudit
- Fragenleitfaden für die Gutachtergruppe
- Studienfach- bzw. Lehrbericht
- Übersicht über die generellen Strukturen der Bachelor- und Masterstudiengänge der Universität
Schritt 4: Vor-Ort-Begehung
Das Fach bereitet in Zusammenarbeit mit Referat A.3 die Vor-Ort-Begehung vor. Die Vorbereitung erstreckt sich auf Organisatorisches wie Unterbringung der Gruppe der Gutachterinnen udn Gutachter, Räumlichkeiten, Catering sowie die Vorbereitung auf die Vor-Ort-Begehung. Reise-, Unterbringungs- und Verpflegungskosten für die Gruppe der Gutachterinnen udn Gutachter trägt die Universität ebenso wie eine Aufwandsentschädigung in Höhe von € 500,00 pro Person. Das Fach stellt angemessene Räumlichkeiten für die Vor-Ort-Begehung sowie das Sitzungscatering zur Verfügung. Darüber hinaus hält das Fach zur Vor-Ort-Begehung für jeden Studiengang eine Auswahl von in den letzten Jahren abgeschlossenen Abschlussarbeiten, von Prüfungen sowie von Evaluationsergebnissen für die Einsichtnahme durch die Gruppe der Gutachterinnen und Gutachter bereit. Die/der betreuende Referent/in aus Referat A.3 bereitet die Teilnehmenden am Studienfachaudit zeitnah zur Vor-Ort-Begehung auf die Gespräche mit den Gutachterinnen und Gutachtern vor.
Schritt 5: Erstellung des Gutachterberichtes
Im Anschluss an die Vor-Ort-Begehung erstellt die Gruppe der Gutachterinnen und Gutachter ihren Bericht (vier Wochen Bearbeitungszeit). Über das Referat A.3 geht der Bericht – ohne die Beschlussempfehlung der Gutachterinnen und Gutachter – an die Studienfachverantwortliche bzw. den Studienfachverantwortlichen zur Stellungnahme sowie an die Studiendekanin bzw. den Studiendekan zur Kenntnisnahme.
Schritt 6: Stellungsnahme des Faches
Nach Eingang des Gutachterberichtes bei der Studienfachverantwortlichen oder dem Studienfachverantwortlichen erstellt diese oder dieser in Abstimmung mit der Studienfachkommission eine Stellungnahme. Darin kommentiert das Fach die im Gutachten formulierten Vorschläge zur Weiterentwicklung und äußert sich zu möglichen Ansätzen der Maßnahmenableitung. Die Stellungnahme kann auch für Richtigstellungen sachlicher Art genutzt werden. Die Stellungnahme wird von der Studienfachverantwortlichen oder dem Studienfachverantwortlichen über die Studiendekanin bzw. den Studiendekan und das Referat A.3 an die Gutachtergruppe übermittelt, die damit noch einmal die Gelegenheit bekommt, die gesetzten Auflagen und Empfehlungen zu überdenken.
Auf der Grundlage des finalen Gutachtens kann sich der Prozess zur internen Zertifizierung bzw. Akkreditierung anschließen.
Schritt 7: Verfahrensreflexion
Ein Studienfachaudit endet mit einer Verfahrensreflexion, in der das Fach sowie Referat A.3 den Verfahrensablauf reflektieren und mögliche Verbesserungen besprechen. Diesbezügliche Hinweise werden in der PfQ diskutiert und gegebenenfalls in die allgemeine Verfahrensgestaltung aufgenommen.
Optional kann sich auf Wunsch des Faches auch ein reflektierendes Gespräch mit der Universitätsleitung an das Studienfachaudit anschließen.
Download Verfahrensbeschreibung Studienfachaudit
Qualitätskonferenz
Zur Schließung des Qualitätskreislaufes in Studium und Lehre auf Universitätsebene dient einmal im Jahr eine Sitzung unter Vorsitz der Vizepräsidentin bzw. des Vizepräsidenten für Studium und Lehre mit den Studiendekaninnen und Studiendekanen sowie der Qualitätsbeauftragten unter Beteiligung des studentischen Beirates des Zentrums für wissenschaftliche Bildung und Lehre (ZBL) und des QM-Teams des Referats A.3 als Qualitätskonferenz.
Ziele
- Schließen des übergreifenden Qualitätskreislaufs auf Universitätsebene
- Reflexion des QM-Systems
- verbindliche Maßnahmenableitung und -umsetzung zur Weiterentwicklung der Qualität in Studium und Lehre
- Entwurf des Qualitätsberichtes für das zurückliegende akademische Jahr (Wintersemester und Sommersemester) für den Beschluss durch die Universitätsleitung
- Information der Universitätsöffentlichkeit und des Trägers der Universität durch den finalen Qualitätsbericht
Verfahrensbeschreibung
Schritt 1: Vorbereitung
Zur Vorbereitung der Qualitätskonferenz entwirft Referat A.3 den Qualitätsbericht und stimmt ihn mit der Vizepräsidentin bzw. dem Vizepräsidenten für Studium und Lehre sowie mit der Präsidialkommission für Qualität in Studium und Lehre (PfQ) ab.
Der Entwurf des Qualitätsberichtes sowie ggf. ergänzende Unterlagen werden durch das Referat A.3 den Studiendekaninnen und Studiendekanen, den Qualitätsbeauftragten, zentralen Einrichtungen, ausgewählten Gremien (Kommission für Studium und Lehre [KSuL], PfQ, studentischer Sprecher*innenrat) und Projektleitungen sowie weiteren an seiner Entstehung Beteiligten mit der Möglichkeit zur Kommentierung zur Verfügung gestellt. Dafür werden drei Wochen Zeit eingeräumt. Die Rückmeldungen werden von Referat A.3 in Zusammenarbeit mit der zuständigen Vizepräsidentin bzw. dem zuständigen Vizepräsidenten eingearbeitet.
Schritt 2: Qualitätskonferenz
Zur Qualitätskonferenz werden die Studiendekaninnen und Studiendekane sowie die Qualitätsbeauftragten der Fakultäten und die Mitglieder des studentischen Beirates des ZBL eingeladen. Ihnen wird eine Woche vor der Sitzung der Entwurf des Qualitätsberichts sowie ggf. ergänzende Unterlagen zur Verfügung gestellt.
Anhand von aufbereiteten Informationen und Leitfragen reflektieren die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der Qualitätskonferenz über Aktivitäten und Entwicklungen des vergangenen Jahres. Sie unterbreiten Vorschläge für Weiterentwicklungen, schlagen entsprechende konkrete Maßnahmen unter Zuordnung der Zuständigkeiten vor und berücksichtigen dabei die Hinweise aus der Vorabkommentierung des Berichtsentwurfs.
Schritt 3: Nachbereitung
Die Ergebnisse der Qualitätskonferenz werden von Referat A.3 im Protokoll festgehalten. Relevante Ergebnisse der Qualitätskonferenz werden in den Qualitätsbericht aufgenommen.
Schritt 4: Beschluss der Universitätsleitung
Der fertige Entwurf des Qualitätsberichtes wird durch das Referat A.3 zur Beschlussfassung in eine Sitzung der Universitätsleitung eingereicht.
Die Gremiengeschäftsstelle teilt Referat A.3 den Beschluss der Universitätsleitung schriftlich mit.
Schritt 5: Veröffentlichung
Der Qualitätsbericht wird nach Beschluss durch die Universitätsleitung universitätsintern auf den Websei-ten der Universität veröffentlicht.
Zusätzlich wird der Qualitätsbericht per E-Mail über die Dekaninnen und Dekane, die Studiendekaninnen und Studiendekane und die Qualitätsbeauftragten an die Fakultäten, zentralen Einrichtungen, ausge-wählte Gremien (KSuL, PfQ, studentischer Sprecher*innenrat) und Projektleitungen sowie weitere an seiner Erstellung Beteiligte übersandt. Dem Universitätsrat wird der Qualitätsbericht vorgestellt. Auch das zustän-dige Staatsministerium erhält den Qualitätsbericht.
Schritt 6: Follow-up
Das Referat A.3 kümmert sich um die Initiierung der beschlossenen Maßnahmen. Deren Ergebnisse werden in der folgenden Qualitätskonferenz dargestellt und im Qualitätsbericht festgehalten.
