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    A.3 - Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung & Campusmanagement

    Soll-Prozess

    Entwicklung des Soll-Prozesses

    Im nächsten Schritt muss der verbesserte Prozess als Soll-Prozess modelliert und abgestimmt werden. Wichtig ist, dass alle Prozessbeteiligten hier einbezogen werden und Prozessschritte, Inputs oder Outputs nicht ohne Absprache mit den zuliefernden oder abnehmenden Abteilungen geändert werden.

    Prüfen Sie die folgenden Fragen und Anregungen zur Ablaufoptimierung bei der Entwicklung des Soll-Prozesses. Sie finden weiterhin konkrete methodische Hinweise für die Modellierung des Soll-Prozesses. Beachten Sie außerdem die Regeln guten Prozessdesigns!

    • Können Medienbrüche eliminiert werden?
    • Können Schnittstellen verringert werden?
    • Können Entscheidungswege verbessert werden?
    • Kann die Kommunikation vereinfacht oder verbessert werden? (Aufwand beachten)
    • Können die Bearbeitungszeiten reduziert werden?
    • Sind die Zuständigkeiten eindeutig geregelt? Hat der Bearbeiter oder die Bearbeiterin in einem Prozessschritt die notwendigen Befugnisse?
    • Hat die Bearbeiterin oder der Bearbeiter die für den Prozessschritt notwendigen Kenntnisse, Qualifikationen und Kompetenzen? Gibt es Konsequenzen für die Arbeitsplatzbewertung?

    Gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen und gegebenenfalls der Unterstützung aus Referat A.3 sollte im nächsten Schritt überlegt werden, ob am Prozess weitere Ablaufoptimierungen möglich sind, z. B.:

    • Können Prozessschritte weggelassen oder zusammengefasst werden?
    • Sind zusätzliche Prozessschritte (z. B. vorgeschaltet oder am Ende des Prozesses) notwendig?
    • Können Prozessschritte automatisiert werden?
    • Können Prozessschritte parallel ausgeführt werden und damit die Gesamtablaufzeit verringert oder eine bessere Auslastung der Abteilung erreicht werden?
    • Wodurch könnten Prozessschritte beschleunigt werden?
    • Sind Änderungen in der Reihenfolge einzelner Prozessschritte sinnvoll?

    Einen Prozess weiterzuentwickeln oder gar völlig neuzugestalten, ist eine kreative Aufgabe, für die hier kein allgemeingültiges Rezept gegeben werden kann. Mit den folgenden Anregungen kann das Prozessdesign leichter gelingen:

    • Rückwärtsdesign: Wenn Sie wissen, was als Ergebnis des Prozesses herauskommen soll, gehen Sie von dort aus rückwärts vor: Wie können solche Ergebnisse erreicht werden? Welche Informationen brauchen wir? Was sind die Erfolgsfaktoren und wie werden diese sichergestellt? Welche Aktivitäten müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausführen? Link zur Arbeitshilfe Rückwärts-Prozess-Design
    • Messpunkte: Woran können Sie messen, dass der Prozess seine Ziele erreicht? Ein oder zwei sinnvolle Parameter helfen Ihnen bei der Steuerung und Kontrolle des Prozesses. Wo im Prozess werden diese Parameter gemessen, ohne dass die Beteiligten mehr Aufwand haben?
    • Informationsflüsse: Erstellen Sie eine Input-Aktivität-Output-Matrix mit den idealen Informationsflüssen im Prozess. Stellen Sie sicher, dass keine Informationen redundant erhoben werden. Streichen Sie überflüssige Informationen. Entwerfen Sie einen Informationsfluss, der keine Medienbrüche enthält und die Informationen zentral für alle Beteiligten bereithält.
    • Organisation: Welche Qualifikationen, Know-How und Gegenstände werden für die Tätigkeiten im Prozess nötig? Welche Berechtigungen sind nötig? Minimieren Sie Abteilungswechsel und Übergaben, indem Sie so viele Tätigkeiten sinnvoll zusammenfassen wie möglich.

    1. Der Prozess hat ein klares Startereignis.
    2. Alle möglichen Endereignisse des Prozesses sind dokumentiert.
    3. Die Ziele des Prozesses sind klar beschrieben und allen Beteiligten bekannt.
    4. Alle Prozessbeteiligten kennen den Prozessablauf.
    5. Es ist klar dokumentiert, welche Inputs benötigt werden und wer diese zuliefert. Jede Information, die benötigt wird, kommt geregelt in den Prozess und wird bis zum Prozessende geregelt weitergegeben.
    6. Es ist klar dokumentiert, welche Outputs produziert werden und an wen diese übergeben werden.