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    A.3 - Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung & Campusmanagement

    Prozessdarstellung

    Ein Prozess kann als Verfahrensbeschreibung in der Form eines Fließtextes beschrieben werden. Für sehr komplexe Prozesse kann dies allerdings ungenau oder unübersichtlich werden. Daher kann ein Prozess auch als Tabelle dargestellt werden, in der es z.B. Spalten für Prozessschritt, Verantwortliche/n, verwendete bzw. erstellte Dokumente gibt. Prozesse mit verschiedenen Alternativabläufen werden auch gerne grafisch dargestellt.

    Sollen die abzubildenden Prozesse über eine große Organisation hinweg einheitlich von verschiedenen Bearbeitern abgebildet werden, erfolgt eine grafische Darstellung nach einer vereinbarten Notation. Es gibt verschiedene Notationen mit unterschiedlichen Perspektiven auf die Prozesse. Die Wahl der Notation hängt z.B. vom angestrebten Detailgrad der Prozessdokumentation und dem Bezug zu unterstützenden IT-Systemen ab.

    Für viele Notationen gibt es Software zur Prozessdokumentation, sodass in großen Organisationen die softwaregestützte Darstellung mittlerweile Standard ist. U. a. erfolgt die Darstellung an der JMU bisher mit  Software von Microsoft (Excel, Word, PowerPoint und Visio) zur Darstellung von Flussdiagrammen bzw. als grafische Darstellung eines Prozesses mit BPMN (Business Process Model and Notation).

    Prozesse aufnehmen und dokumentieren

    Wir empfehlen zunächst tabellarisch die Verfahrensschritte zu notieren. Beteiligen Sie dabei die tatsächlichen Prozessbeteiligten, z.B. die Sachbearbeiter/innen, um den tatsächlich praktizierten Ablauf zu erfassen.

    Eine grafische Darstellung lohnt sich insbesondere, wenn mehrere Prozesse gemeinsam betrachtet werden sollen und viele Prozessvarianten möglich sind. Es ist aber völlig in Ordnung bei einer Fließtext- bzw. tabellarischen Darstellung zu bleiben, wenn dies übersichtlich genug ist. Wichtiger ist es, sich über die Perspektiven auf den Prozess klar zu werden und die relevanten Fragen zu beantworten. Eine Übersicht aus Schiersmann/Thiel (2014, S. 329) kann dabei helfen.

    Im Steuerungsaspekt ist zu klären: Wer sind die tatsächlichen Kunden? Das können neben den offensichtlichen Kunden auch implizite Kunden sein, wie Verwaltungsgerichte oder das Wissenschaftsministerium. Die Kundeninteressen müssen entsprechend abgewogen und priorisiert werden. Mit diesen Informationen kann festgelegt werden, wie das Ergebnis (der Output) aussehen und was der Prozess dazu beitragen muss.

    Wenn klar ist, welches Ergebnis benötigt wird, kann im Prozess geklärt werden welche Arbeit im Prozess dazu beiträgt (d.h. wertschöpfend ist) und welche Tätigkeiten zwar notwendig, aber nicht wertschöpfend und welche Tätigkeiten gar unnütz sind. Grundsätzlich sollen die nicht wertschöpfenden Tätigkeiten auf das notwendige Mindestmaß reduziert werden.

    Die Organisation hinter einem Prozess weicht häufig vom offiziellen Organigramm der Universität ab. In der Prozessdokumentation kann bspw. eine tabellarische Übersicht über Prozesse und beteiligten Abteilungen in der jeweiligen Rolle helfen. In der unvollständigen Beispieltabelle steht „I“ für „Initiieren“, „M“ für „Mitwirken“ und „V“ für „Verantwortlich“.

    Zur Frage der Organisation sollte auch festgehalten werden welche Voraussetzungen die Bearbeiter/innen für die jeweilige Tätigkeit im Prozess benötigen. Wenn die Voraussetzungen nicht gegeben sind, sollte entschieden werden, inwiefern sie intern geschaffen werden können (z.B. Qualifizierung, Geräte/Software) oder ob diese ggf. nach außen verlagert werden sollten.

    Nicht zuletzt ist hier zu klären wie Schnittstellen und Übergaben zu gestalten sind. Eine Schnittstelle ist dort zu finden wo ein Prozess endet und sein Ergebnis einen neuen Prozess auslöst. Wenn innerhalb eines Prozesses die Handlungsverantwortung von einer Einheit zu einer anderen wechselt ist dies eine Übergabe.

    Der Informationsaspekt des Prozesses umfasst Informationen und Medien. Für die Prozessausführung benötigte Informationen sind Input und werden in internen (bereits zur Verfügung gestellten) Input und externen (selbst zu recherchierenden) Input unterschieden. Der Input und Output werden auf bestimmten Medien übergeben – z.B. Papier, fernmündlich, als Word-Datei oder SAP-Datensatz. Ein Wechsel zwischen den Medien heißt Medienbruch und steigert das Risiko von Informationsverlusten. Eine Reduzierung bzw. Optimierung der Medienbrüche ist daher ein Ziel von Prozessmanagement.

    Beim Kontrollaspekt des Prozesses geht es um die Überprüfung, ob gesteckte Ziele erreicht werden: z.B. eine bestimmte Dauer nicht überschritten wird, eine festgelegte Fehlerquote nicht überschritten wird. Bei der Einführung des Prozessmanagements steht zunächst die Aufgabe an die entsprechenden Kriterien und Messgrößen sinnvoll zu definieren.

    Klarheit darüber wer einen Prozess anstößt, sowie Entscheidungen trifft und (vertrauliche) Informationen erhält oder verändern darf, soll der Sicherheitsaspekt des Prozesses geben. Insbesondere für die Optimierung von IT-Systemen ist hier eine hohe Detailtiefe notwendig.

    Der Prozesssteckbrief gibt einen Überblick über die einzelnen Schritte und Rahmenbedingungen eines Prozesses, ohne diesen im Detail zu modellieren.

    In dem Prozesssteckbrief wird der Prozessverantwortliche aufgeführt. Legen Sie den Prozessanfang und das Prozessende genau fest. Wer ist alles am Prozess beteiligt? Benannt werden interne und externe Kunden die das Ergebnis erhalten, sowie der Auslöser dieses Prozesses (interne, externe Lieferanten). Gibt es einen Vorgänger und/oder einen Nachfolger in der Prozesskette, so sind diese zu benennen. Das Prozessziel ist zu definieren. Welche Prozessschritte werden durchlaufen? Zu ergänzen sind die Dokumente, die in diesem Prozess erstellt werden. Auch rechtliche Vorgaben sind aufzuführen. Der Prozess-Steckbrief kann auch als Basis für die grafische Darstellung des Prozesses genutzt werden.

    Zu jedem erarbeiteten Prozessdiagramm wird ein Prozesssteckbrief mit detaillierten Angaben zu diesem Prozess erstellt:

        Vorlage "Prozess-Steckbrief"

    Die wichtigsten Angaben im Überblick:

    • Angaben zum Geltungsbereich (z. B. Studium und Lehre)
    • Dokumentenlenkung(erstellt, geprüft, freigegeben von?)
    • Wer löst den Prozess aus?
    • Welchen Zweck hat dieser Prozess?
    • Im Prozessüberblick werden die Teilprozesse und Inhalte aufgeführt.
    • Welche vorgelagerten Prozesse gibt es?
    • Welche nachgelagerten Prozesse?
    • Wer ist an diesem Prozess beteiligt?
    • Alle mitgeltenden Dokumente (z. B. Rechtsvorschriften intern und extern)
    • Prozessrelevante Dokumente (intern)
     

    Werkzeuge zur Darstellung von Prozessen

    BPMN 2.0 ist die Modellierungssprache für die Darstellung von Geschäftsprozessen und enthält sowohl Konzepte als auch konkrete grafische Notationen zur Darstellung von Prozessen für Unternehmen und Organisationen. Die Prozessabbildungen sollen sowohl für Analysten und Führungskräfte als auch IT-Entwickler und Software (z.B: XML-basierte Ausführungssoftware) verständlich sein. Visio enthält eine Vorlage mit den von der BPNM-Spezifikation 2.0 beschriebenen grafischen Elementen, die der analytischen Konformitätsklasse entsprechen.

    Das Handbuch befindet sich im Aufbau und wird zeitnah zur Verfügung gestellt.

    Durch diesen umfassenden Anspruch ist BPMN sehr komplex und muss in seiner Anwendung weiter eingeschränkt werden, wenn sowohl technisch richtige als auch für IT-Laien informative Prozessabbildungen erstellt werden sollen. An der JMU verwenden wir „BPMN Methode und Stil“[1], die von Bruce Silver entwickelt und von Stephan Fischli für den deutschsprachigen Raum adaptiert wurde. Mit der fünfschrittigen Methode kann ein aussagefähiges Prozessdiagramm erstellt werden, das durch die Einhaltung der Stilregeln lesbar und verständlich wird.

    Methodische Vorgaben:

    1. Den Prozessumfang definieren.
    2. Die Hauptebene entwerfen.
    3. Das Hauptebenen-Prozessdiagramm in BPMN erstellen.
    4. Unterebenen-Prozessdiagramme ausarbeiten.
    5. Kontextinformationen einfügen.

    [1] Silver, Bruce, & Fischli, Stephan (2012). BPMN, Methode und Stil. Zweite und deutsche Auflage. Aptos, CA: Cody-Cassidy Press

    • Prüfen Sie, ob "Visio " auf Ihrem Arbeitsplatz installiert ist. Dieses Programm ist Voraussetzung, dass Sie Prozessdiagramme mit diesen Vorlagen erstellen können.
       
    • Visio-Mastervorlage "Prozessdarstellung"
      Wir haben uns für das Tool Visio 2010 von Microsoft entschieden, da es sich um ein einfaches Werkzeug für die Erstellung professionell gestalteter Geschäftsprozesse handelt.
       
    • JMU-Shape-Schablone
      Diese Schablone erweitert die in Visio standardmäßig vorgegebenen Shapes. Lesen Sie in der Anleitung, wie Sie die JMU-Shape-Schablone in die Master-Vorlage einbinden.
       
    •     Anleitung "Prozessdarstellung mit Visio"
      Lesen Sie zuerst die Anleitung zu der Prozessdarstellung mit Visio 2010. Beschrieben wird die Erstellung von einem Prozessdiagramm mit Typ "Flowchart" und enthält weitere nützliche Tipps zur Erstellung eines Visiocharts bis hin zur Speicherung als PDF-Formular.

    Das Flussdiagramm ist vor allem dafür geeignet, um eine andere Person in einen Vorgang einzuführen. Das hat sich im geschäftlichen Bereich als besonders wirkungsvoll herausgestellt. Durch das Diagramm kann jederzeit noch einmal überprüft werden, welcher Schritt als nächstes zu tun ist und welche Auswahlmöglichkeiten bestehen.[1]

    Für die Erstellung von Flussdiagrammen ist Microsoft Visio oder spezielle Programme sicherlich besser geeignet. Nachdem aber nicht allen Benutzern Visio zur Verfügung steht, möchten wir Alternativen vorstellen.

        Anleitung "Prozessdarstellung mit Microsoft Office"
    Lesen Sie zuerst die Anleitung zu der Prozessdarstellung mit Word, Excel und Powerpoint. Beschrieben wird die Erstellung von einem Prozessdiagramm mit Typ "Flowchart" und enthält weitere nützliche Tipps zur Erstellung bis hin zur Speicherung als PDF-Formular.

    Muster für Flussdiagrammdarstellung mit


    [1] Entnommen http://www.excelvorlage.de/entry/13/flussdiagramm