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    A.3 - Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung & Campusmanagement

    Prozessdokumentation

    Ein Prozess kann als Verfahrensbeschreibung in der Form eines Fließtextes beschrieben werden. Für sehr komplexe Prozesse kann dies allerdings ungenau oder unübersichtlich werden. Daher kann ein Prozess auch als Tabelle dargestellt werden, in der es z.B. Spalten für Prozessschritt, Verantwortliche/n, verwendete bzw. erstellte Dokumente gibt. Prozesse mit verschiedenen Alternativabläufen werden auch gerne grafisch dargestellt.

    Sollen die abzubildenden Prozesse über eine große Organisation hinweg einheitlich von verschiedenen Bearbeitern abgebildet werden, erfolgt eine grafische Darstellung nach einer vereinbarten Notation. Es gibt verschiedene Notationen mit unterschiedlichen Perspektiven auf die Prozesse. Die Wahl der Notation hängt z.B. vom angestrebten Detailgrad der Prozessdokumentation und dem Bezug zu unterstützenden IT-Systemen ab.

    Für viele Notationen gibt es Software zur Prozessdokumentation, sodass in großen Organisationen die softwaregestützte Darstellung mittlerweile Standard ist. U. a. erfolgt die Darstellung an der JMU bisher mit  Software von Microsoft (Excel, Word, PowerPoint und Visio) zur Darstellung von Flussdiagrammen bzw. als grafische Darstellung eines Prozesses mit BPMN (Business Process Model and Notation).

    • Prüfen Sie, ob "Visio " auf Ihrem Arbeitsplatz installiert ist. Dieses Programm ist Voraussetzung, dass Sie Prozessdiagramme mit diesen Vorlagen erstellen können.
       
    • Visio-Mastervorlage "Prozessdarstellung"
      Wir haben uns für das Tool Visio 2010 von Microsoft entschieden, da es sich um ein einfaches Werkzeug für die Erstellung professionell gestalteter Geschäftsprozesse handelt.
       
    • JMU-Shape-Schablone
      Diese Schablone erweitert die in Visio standardmäßig vorgegebenen Shapes. Lesen Sie in der Anleitung, wie Sie die JMU-Shape-Schablone in die Master-Vorlage einbinden.
       
    •     Anleitung "Prozessdarstellung mit Visio"
      Lesen Sie zuerst die Anleitung zu der Prozessdarstellung mit Visio 2010. Beschrieben wird die Erstellung von einem Prozessdiagramm mit Typ "Flowchart" und enthält weitere nützliche Tipps zur Erstellung eines Visiocharts bis hin zur Speicherung als PDF-Formular.

    Das Flussdiagramm ist vor allem dafür geeignet, um eine andere Person in einen Vorgang einzuführen. Das hat sich im geschäftlichen Bereich als besonders wirkungsvoll herausgestellt. Durch das Diagramm kann jederzeit noch einmal überprüft werden, welcher Schritt als nächstes zu tun ist und welche Auswahlmöglichkeiten bestehen.[1]

    Für die Erstellung von Flussdiagrammen ist Microsoft Visio oder spezielle Programme sicherlich besser geeignet. Nachdem aber nicht allen Benutzern Visio zur Verfügung steht, möchten wir Alternativen vorstellen.

        Anleitung "Prozessdarstellung mit Microsoft Office"
    Lesen Sie zuerst die Anleitung zu der Prozessdarstellung mit Word, Excel und Powerpoint. Beschrieben wird die Erstellung von einem Prozessdiagramm mit Typ "Flowchart" und enthält weitere nützliche Tipps zur Erstellung bis hin zur Speicherung als PDF-Formular.

    Muster für Flussdiagrammdarstellung mit


    [1] Entnommen http://www.excelvorlage.de/entry/13/flussdiagramm

      Der Prozess-Steckbrief gibt einen Überblick über die einzelnen Schritte und Rahmenbedingungen.

      In dem Prozess-Steckbrief wird der Prozessverantwortliche aufgeführt. Legen Sie den Prozessanfang und das Prozessende genau fest. Wer ist alles am Prozess beteiligt? Benannt werden interne und externe Kunden die das Ergebnis erhalten, sowie der Auslöser dieses Prozesses (interne, externe Lieferanten). Gibt es einen Vorgänger und/oder einen Nachfolger in der Prozesskette, so sind diese zu benennen. Das Prozessziel ist zu definieren. Welche Prozessschritte werden durchlaufen? Zu ergänzen sind die Dokumente, die in diesem Prozess erstellt werden. Auch rechtliche Vorgaben sind aufzuführen. Der Prozess-Steckbrief kann auch als Basis für die grafische Darstellung des Prozesses genutzt werden.

          Vorlage "Prozess-Steckbrief"