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    A.3 - Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung & Campusmanagement

    Werkzeuge & Vorlagen

    Daher stellen wir für die Prozessdokumentation viele Vorlagen zur Verfügung. Einige – wie der Prozesssteckbrief und die tabellarische Prozessabbildung – sind verbindlich zu benutzen. Andere sind optional oder als Anregung gedacht.

    Hier finden Sie alle Vorlagen des Prozessmanagements. Nach der Anmeldung mit Ihrem JMU-Account können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Vorlagen herunterladen. Bei Fragen zur Benutzung der einzelnen Vorlagen, schauen Sie bitte in die Handreichung Prozessdokumentation oder auf den Ausführungen dieser Webseite (z. B. zur Prozessdokumentation  und zur Prozessverbesserung) nach.

    Gulbins-Jackson, Annerose

    Erfahren Sie in unserer Handreichung "Prozessmanagement in der Zentralverwaltung"(für Mitarbeitende der Uni Würzburg) mehr über Prozesse, Prozessdokumentation und -analyse, Rollen und Verantwortung im Prozessmanagement. Nutzen Sie zusätzlich die Vorlagen, Checklisten und Tabellen.

    Jeder Prozess an der Uni Würzburg bekommt einen Prozesssteckbrief, auf dem einige wichtige Informationen in standardisierter und übersichtlicher Form enthalten sind. Der Prozesssteckbrief gibt einen Überblick über den Prozess und seine Rahmenbedingungen, ohne ihn bereits im Detail zu modellieren.

    Hier finden Sie die entsprechende Vorlage: Prozessteckbrief

    Vorgehen beim Ausfüllen:

    1. Im Prozesssteckbrief wird der Prozess zunächst benannt.
    2. Zudem wird der oder die Prozessverantwortliche namentlich sowie
    3. Die federführende Fachabteilung aufgeführt.
    4. Gibt es weitere Prozessbeteiligte (interne und externe Kunden, die das Ergebnis erhalten), so sind auch diese aufzuführen.
    5. Weiterhin sind der oder die Prozessauslöser (Prozessstart) zu definieren, ebenso wie
    6. Das angestrebte Prozessergebnis (Prozessende).
    7. Gibt es einen vorgelagerten und/ oder einen nachgelagerten Prozess in der Prozesskette, so sind auch diese zu benennen.
    8. Angaben zur Freigabe,
    9. Reifegrad und
    10. Überarbeitungen des Prozesses

    runden den Überblick ab.

    Sollten Ihnen hier genannte Begrifflichkeiten unklar sein, finden Sie im Reiter Einführung entsprechende Definitionen.

    Für die Dokumentation eines Prozesses – sei es als Beschreibung des aktuellen Ablaufs im Ist-Prozess oder als Entwurf des künftigen Soll-Prozesses – wird die Prozesstabelle genutzt. Durch ihre verbindliche Anwendung können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ZV die Prozessbeschreibungen gut lesen und vergleichen.

    Es gibt zwei Vorlagen, im Word-Format und im Excel-Format. Die Word-Vorlage reicht für meisten Prozesse. Wenn jedoch ein Prozess eine sehr große Anzahl an Zeilen oder zusätzlichen Spalten hat, ist die Prozesstabelle im Excel-Format ggf. besser geeignet.

    Vorlage Prozesstabelle word

    Eine Vorlage Prozesstabelle für excel wird derzeit noch erstellt.

    Das Flussdiagramm ist vor allem dafür geeignet, um andere Personen in einen Prozess einzuführen. Insbesondere bei sehr großen Prozessen kann eine grafische Darstellung jedoch schnell unübersichtlich werden. Für die Prozessdokumentation ist sie daher nicht zwingend notwendig.

    Für die Erstellung von Flussdiagrammen sind Microsoft Word, Excel oder Powerpoint sehr nützlich.

    Anleitung "Prozessdarstellung mit Microsoft Office"
    Lesen Sie zuerst die Anleitung zu der Prozessdarstellung mit Word, Excel und Powerpoint. Beschrieben wird die Erstellung von einem Prozessdiagramm mit Typ "Flowchart" und enthält weitere nützliche Tipps zur Erstellung bis hin zur Speicherung als PDF-Formular.

    Muster für Flussdiagrammdarstellung mit

    * Entnommen aus http://www.excelvorlage.de/entry/13/flussdiagramm

    Die Arbeitshilfe "Prozessanalyse systematisch" ist eine Arbeitshilfe, in der sie anhand von Leitfragen den betrachteten Prozess systematisch analysieren. Wenn Sie die Arbeitshilfe ausgefüllt haben, haben Sie alle wichtigen Informationen in einem Dokument zusammengetragen und können aus den Antworten diejenigen Aspekte heraussuchen, die Sie mit den Prozessbeteiligten im nächsten Schritt verbessern wollen.

    Arbeitshilfe Prozessanalyse systematisch

    In der Arbeitshilfe "Prozessziele festlegen" erhalten Sie hilfreiche Hinweise und Leitfragen, damit die Prozessziele klar und verbindlich festgelegt werden können.

    Arbeitshilfe "Prozessziele festlegen"

    In der Arbeitshilfe "Prozessziele festlegen" erhalten Sie hilfreiche Hinweise und Leitfragen, um sich – vom Prozessergebnis ausgehend –rückwärts vorzuarbeiten und den Prozess dadurch ergebnisorientiert zu gestalten.

    Arbeitshilfe "Rückwärts-Prozessdesign"

    Mit dieser Vorlage können Sie den Weg von Informationen in Ihrem Prozess genauer sichtbar machen. Sie finden diese Vorlage beispielsweise auch in Feldbrügge/Brecht-Hadrashek 2008.

    Vorlage Input-Aktivität-Output-Matrix

    Mit dieser Vorlage können Sie sich einen vollständigen und übersichtlichen Überblick über alle Formblätter und Formulare und ihren Weg durch den Prozess machen. Sie finden diese Vorlage auch in Feldbrügge/Brecht-Hadrashek 2008.

    Vorlage Formular-Lauf-Diagramm