Registraturordnung, Aktenplan

Aktenplan

Täglich wird in allen Bereichen der Universität Schriftgut produziert. Sämtliche Unterlagen
müssen nicht nur für den Moment, sondern auch für die Zukunft geordnet sein. Inzwischen
entstehen überwiegend digitale Unterlagen, die gemeinsam mit papierbasierten Ablagen und
Emailverläufen strukturiert abgelegt werden müssen.
Einen Teil dieser Aufgaben kann dabei das neu eingeführte WueDMS übernehmen. Allerdings
müssen alle Sachbearbeitenden sowohl digital als auch analog in der Lage sein, nicht nur aus
der aktuellen Bearbeitung heraus, sondern auch im Nachhinein auf Anfragen von intern und
extern jederzeit eine sachdienliche Antwort findenzu können. Die Ablage sollte so strukturiert
sein, dass eine Vertretung oder Nachfolge jederzeit die Arbeit fortführen kann, ohne dass
Widersprüche in der Aktenführung entstehen.
Um eine strukturierte Ablage und einen zweifelsfreien und unkomplizierten Zugriff auf die
einzelnen Unterlagen zu gewährleisten, muss daher für die Zentralverwaltung der Universität
ein Gesamtaktenplan Anwendung finden. Durch diesen Aktenplan ist ein direkter
sachthematischer Zugriff auf einzelne Vorgänge des Verwaltungshandelns möglich.

Registraturordnung

Die Registraturordnung befindet sich zur Zeit in Überarbeitung und wird aktuallisiert