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    VerwaltungsABC

    Einkaufsrichtlinien

    Einkaufsrichtlinien (Wueteams)

    1. Alle Beschaffungen sind unter Berücksichtigung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) bzw. der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) abzuwickeln, d.h. unter Anderem, dass sie im Wettbewerb (z.B. Angebotseinholung, förmliches Vergabeverfahren) zu vergeben sind. Die Bayerische Staatsregierung hat in ihrer Bekanntmachung vom 25.03.2020 festgelegt, dass Aufträge ab einer Wertgrenze von 100.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) durch eine öffentliche Ausschreibung vergeben werden.
    2. Jede Bestellung/ jeder Vertrag wird im Namen des Freistaates Bayern abgeschlossen. Deshalb ist in jede Bestellung eine entsprechende Formulierung aufzunehmen, z.B.:"Der Freistaat Bayern, vertreten durch die Universität Würzburg, diese wiederum vertreten durch Herrn Prof. Dr. ... bestellt hiermit ...". D. h. alle Bestellungen sind schriftlich vorzunehmen.
    3. Die Einkaufs- und Bestellbedingungen der  Universität Würzburg sind den entsprechenden Kaufverträgen bzw. Bestellungen zugrunde zu legen. Dies geschieht dadurch, dass in den jeweiligen Angebots- bzw. Annahmeschreiben der Universität auf die beizulegenden Einkaufsbedingungen hingewiesen wird und die Einkaufsbedingungen zum Inhalt des vorliegenden Vertrages gemacht werden.
    4. Hat die Universität Würzburg Rahmenverträge abgeschlossen, sind diese für alle Dienststellen bindend. Auch Beschaffungen aus Sonder- oder Drittmitteln sind hierüber abzuwickeln.
    5. Markterkundung: Vor Beginn eines Vergabeverfahrens kann eine Markterkundung zur Vorbereitung der Auftragsvergabe durchgeführt werden. Damit soll die konkrete Festlegung des Beschaffungsgegenstandes, die Vorgabe von Festpreisen oder eine Kostenschätzung nach dem voraussichtlichen Auftragswert ermöglicht werden.           
      Der voraussichtliche Auftragswert bemisst sich dabei nach Ihrem jetzt und in der Zukunft feststehenden Gesamtbedarf an einer Lieferung oder Leistung; eine Teilung zur Vermeidung eines Vergabeverfahrens ist nicht statthaft.  

                     Siehe auch: Schätzung des Auftragswertes

                 6. Des Weiteren gelten folgende Wertgrenzen bei Beschaffungen (außerhalb bestehender Rahmenverträge):

     

     

    - ab 250,01 Euro (ohne MwSt.) oder Garantie über 1 Jahr

    ab einem Einzelpreis von 250,01 Euro sind beschaffte Artikel zu inventarisieren. Auch Gegenstände mit geringerem Preis müssen ggf. inventarisiert werden, wenn sie eine Garantie von mehr als einem Jahr haben. Bitte beachten Sie dazu die folgende Internetseite mit weiteren Hinweisen. Ansprechpartner für Inventarisierungsfragen ist Frau Rieder vom Referat 3.2 (Tel. 31-82886).

    - ab 2.500,01 Euro (einschließlich MwSt.)

    zusätzlich muss der Erfassungsbogen zur Korruptionsbekämpfung ausgefüllt werden - außer bei Beschaffungen über die Rahmenverträge.

    siehe hier: Internetseite zur Erfassung

    - bis 5.000,00 Euro (ohne MwSt.) (bei allen Beschaffungen außerhalb der Rahmenverträge)

    Bis zu diesem voraussichtlichen Auftragswert ist weiterhin der Direktauftrag unter Berücksichtigung des Haushaltsgrundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit möglich. Es soll dabei zwischen den beauftragten Unternehmen gewechselt werden.  

    Der Aufwand bei der Beschaffung soll dabei im Verhältnis zum Wert der Lieferung oder Leistung stehen. Preisauskünfte und -vergleiche können hier beispielsweise per Telefon oder anhand von Onlineshops eingeholt werden.
    In jedem Fall sind die angebotenen Preise zu vergleichen, um die Haushaltsgrundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sicherzustellen.

    Sollten die Einkaufs- und Bestellbedingungen der Universität Würzburg durch den Auftragnehmer nicht akzeptiert werden oder können diese beispielsweise bei externen Webshops nicht zugrunde gelegt werden, ist unter der Voraussetzung, dass eine Zahlung ausschließlich nach Leistungserbringung und auf Rechnung erfolgt, eine Bestellung trotzdem möglich.

    Onlinebestellungen sollten nur bei vertrauenswürdigen Shops erfolgen, welche beispielsweise durch die folgenden Gütesiegel erkennbar sind: Trusted Shops, internet privacy standards, EHI Geprüfter Online-Shop oder S@fer Shopping (Grundlage: http://internet-guetesiegel.de/).

    - ab 5.000,01 Euro (ohne MwSt.) (bei allen Beschaffungen außerhalb der Rahmenverträge)

    ist eine Verhandlungsvergabe durchzuführen. Hierzu sind auf Basis einer Leistungsbeschreibung grundsätzlich mindestens drei Unternehmen zur Abgabe eines Angebots zu einem einheitlichen Termin oder zur Teilnahme an Verhandlungen aufzufordern. Diese Schritte sind in der Vergabedokumentation aufzuführen.

    Bis zur gleichzeitigen Öffnung der Angebote sind Manipulationsmöglichkeiten zu verhindern. Angebote sind daher durch nicht an der Vergabe beteiligte Mitarbeitende zu empfangen und sicher aufzubewahren. Dies kann beispielsweise durch Empfang der Angebote mit einer Funktions-Emailadresse oder postalisch durch Wahl eines nicht an der Vergabe beteiligten Empfängers erfolgen (siehe Anlage 2 Nr. III.1 KorruR).

    - ab 10.000,01 Euro (einschließlich MwSt.)

    zusätzlich ist von den Firmen eine Eigenerklärung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie zur Bekämpfung der Schwarzarbeit einzuholen.

    In gefährdeten Bereichen ist zudem die Erklärung zur Bekämpfung von Kinderarbeit, sowie die Scientology-Erklärung einzuholen

    siehe bitte: Bestellmuster mit Eigenerklärung

    - ab einer Wertgrenze von 25.000,01 Euro (ohne MwSt.)  

    Es ist zusätzlich zu den vorgenannten Ausführungen zu beachten, dass hier für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern der Daten im Verfahren zukünftig sog. elektronische Mittel einzusetzen sind. Dies erfolgt mittels der Software „eVergabe“, welche bereits erfolgreich eingeführt ist.

    Bitte nehmen Sie hier Kontakt mit dem Referat 3.3 – Einkauf auf, welches das elektronische Verfahren gemeinsam mit Ihnen durchführen wird.
    Übersenden Sie hierzu frühzeitig die Checkliste zur Wahl des Vergabeverfahrens ausgefüllt an den Einkauf. Der Leitfaden zur Checkliste bietet eine Hilfestellung für das Ausfüllen.

    - ab einer Wertgrenze von 100.000,01 Euro (ohne MwSt.)

    Falls keine Ausnahmetatbestände zutreffen, ist ein förmliches nationales Vergabeverfahren (öffentliche Ausschreibung) durchzuführen.

    - ab 200.000 Euro (einschließlich MwSt.)

    sind Beschaffungen zwingend als Großgeräteverfahren über Herrn Feser (Tel.: 31-82226) abzuwickeln.

    - bis zu einem Schwellenwert von 214.000 Euro (ohne MwSt.)

    Für spezielle Lieferungen und Dienstleistungen im wissenschaftlichen Bereich (gem. §8 Abs. 4 Nr. 6 UVgO), wie etwa Messgeräte, Simulatoren und Instrumententräger sowie Fachgutachten und Programmierleistungen für Forschungsrechner gilt, dass Aufträge bis zu einem Schwellenwert von 214.000 Euro (ohne MwSt.) ohne förmliche Ausschreibung im Wege der Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb an den wirtschaftlichsten Bieter vergeben werden können.

    Dies ist ausgeschlossen bei Beschaffungen die zur Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebes oder der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen. Die Pflicht zur Einholung von Vergleichsangeboten entfällt dadurch nicht!

    Ab 200.000 Euro inkl. MwSt.: Bitte beachten Sie das Verfahren über Großgeräte (Vordruck:  Antrag vereinfachtes Vergaberecht für die Wissenschaft)

    - ab einem Schwellenwert von 214.000 Euro (ohne MwSt.)

    Falls keine Ausnahmetatbestände zutreffen, ist ein förmliches internationales Vergabeverfahren (offenes Verfahren) gemäß VgV und GWB durchzuführen. Hier ist ebenfalls frühzeitig die Checkliste zur Wahl des Vergabeverfahrens auszufüllen und an den Einkauf zu übersenden.

     

    ACHTUNG:

    Bei der Ausschreibung oder Angebotseinholung von konzeptionellen Lösungen (z.B. Erstellung von Exponaten, Projektberatung, etc.) ist von einer längeren Verfahrensdauer im Vergleich zu den Standardvergabeverfahren auszugehen.

    Dies beinhaltet die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses, die Angebotsphase und die Durchführung (ggf. mehrerer) Verhandlungsrunden. Noch nicht berücksichtigt sind Lieferzeiten und andere Fristen seitens der Lieferanten/Hersteller.

    In diesen Fällen sollte spätestens 6 Monate (bei EU-weiten Verfahren spätestens 8 Monate) vor Projektbeginn mit dem Referat 3.3 Einkauf Kontakt aufgenommen werden.

    Gegebenenfalls müssen auch Mittel für die Konzepterstellung zur Verfügung gestellt werden.

     

     

    Bitte beachten Sie auch die Regelungen zu freiberuflichen Tätigkeiten.