50 Arbeitstreffen, 12 Archive

Vor 25 Jahren offiziell eröffnet, gehört das Universitätsarchiv Würzburg neben Vertreterinnen aus Erlangen, München und Augsburg zu den Gründungsmitgliedern des Arbeitskreises der Bayerischen Universitätsarchive. War der Sprecher zunächst in Augsburg ansässig, wechselte dieses Amt später in das Universitätsarchiv Würzburg. Heute ist Mareile Mansky Sprecherin des Arbeitskreises und Mitarbeiterin im Würzburger Universitätsarchiv.

Seit dem ersten Arbeitstreffen im Jahr 2002 in Augsburg kommen die Mitglieder in der Regel in halbjährlichem Abstand zusammen. Aus ihren Treffen diskutieren sie aktuelle Themen des Archivwesens und der Hochschulpolitik, entwickeln gemeinsame Strategien, erarbeiten Handreichungen, entwerfen Maßnahmenkataloge und unterstützen sich bei der Weiterentwicklung der Archive.

„Nicht zuletzt diesem Arbeitskreis ist es zu verdanken, dass inzwischen alle bayerischen Universitäten ein eigenes Archiv unterhalten und sich auf fachliche Unterstützung vor Ort in allen Belangen der Archivierung, des Records Managements und der universitären Geschichtsschreibung verlassen können“, sagt Dr. Marcus Holtz, Leiter des Würzburger Uniarchivs. Von Anfang an sei es den Mitgliedern ein besonderes Anliegen gewesen, bei den Universitäten für die Einrichtung von Archiven und die Bereitstellung der nötigen Ressourcen zu werben und zugleich auch beratend und unterstützend zur Seite zu stehen.

Gegenüber den Hochschulleitungen, den Ministerien und anderen Dritten versteht sich der Arbeitskreis heute als Interessensvertretung der bayerischen Universitätsarchive, um so gemeinsame Anliegen bündeln und optimal gewichten zu können.

Von der Urkunde zur E-Akte

Und worum geht’s, wenn sich die Mitglieder von Universitätsarchiven untereinander austauschen? „Die Vielfalt der diskutierten Themen spiegelt die Heterogenität der universitären Landschaft wider“, sagt Mareile Mansky. So standen am Anfang archivische Grundlagen im Mittelpunkt – also beispielsweise Aussonderungsfristen, Benutzungsordnungen und Rechtsfragen rund um die Aufbewahrung und Vorlage von Archivgut. Recht schnell folgten speziellere Themen, wie etwa die Verarbeitung von Personen- und Patientendaten und die Erschließung von Akten aus Studierendenkanzleien und Prüfungsämtern.

Auch der Wandel zur digitalen Aktenführung beschäftigte die Archivare und Archivarinnen. 2006 standen die notwendigen archivischen Vorarbeiten bei der Einführung eines Dokumenten-Managementsystems (auch E-Akte, kurz DMS genannt) an den Universitäten erstmals auf der Tagesordnung. Neben einem Musteraktenplan für Universitätsverwaltungen wurde in der Folge auch ein Bewertungskatalog für digitales Schriftgut erarbeitet.

„Die erfolgreiche Beteiligung der Universitätsarchive bei der DMS-Einführung in den Universitäten ist auch auf diese intensiven Diskussionen zurückzuführen“, sagt Mareile Mansky. Schlussendlich gipfelten die Bemühungen in der digitalen Archivierung im Aufbau eines bayernweit von den Universitätsarchiven gemeinsam genutzten Digitalen Magazins (DIMAG), womit auch die „heiß diskutierte und zunächst vehement abgelehnte Vereinheitlichung“ der jeweils genutzten Archivfachinformationssysteme einherging. „Nicht zuletzt dieser Meilenstein mit der Errichtung einer eigenen Koordinierungsstelle für die digitale Archivierung in Regensburg sorgte für eine noch engere Vernetzung der bayerischen Universitätsarchive, welche deutschlandweit Vorbildfunktion hat“, so Marcus Holtz.

Alltagshilfe und Bewältigungsstrategien

Weitere Themen der regelmäßigen Treffen liegen im Bereich der historischen Vermittlung. Es geht um Fragen des Ausstellungsmanagements, der Pflege von Gedenkorten und um die vielen Möglichkeiten der Kooperation mit regionalen Vereinen und Verbänden.

Und natürlich unterstützen sich die Archive gegenseitig, beispielsweise indem Arbeitsgruppen arbeitsreduzierende Handreichungen und Hilfestellungen für den Alltag erstellen. Beispiele dafür sind eine Anleitung zur Archivierung von Webseiten sowie eine umfassende und alltagstaugliche Beschreibung verschiedener Instrumente der digitalen Archivierung.

Heute können alle Mitglieder des Arbeitskreises über eine gemeinsame Plattform auf Schulungsunterlagen, Satzungen, Ordnungen, Kennzahlen, Aktenpläne und andere Hilfsmittel zugreifen, eigene Materialien daraus erstellen oder Sitzungsprotokolle und Informationsschreiben nachvollziehen. Bei kurzfristigen, etwa vom Ministerium eingeforderten Stellungnahmen oder anderen Herausforderungen werden über die zentrale Koordination des Arbeitskreises außerplanmäßige Online-Sitzungen einberufen; in einem rege genutzten Mailverteiler werden Fragen diskutiert.

Gemeinsam tragfähige Lösungen finden

Auch in Zukunft will der Arbeitskreis Lösungen für die Herausforderungen archivischer Arbeit, insbesondere innerhalb des heterogenen Universitätskosmos erarbeiten und sowohl bayernweit als auch darüber hinaus verfügbar machen. Die passende Plattform dafür liefert der Verband deutscher Archivarinnen und Archivare sowie dessen Fachgruppe 8 der Archive der Hochschulen und wissenschaftlichen Institutionen.

An Herausforderungen mangelt es jedenfalls nicht: „Aktuell arbeiten die Mitglieder des Arbeitskreises daran, für Universitätsarchive neue Standards zu entwickeln“, erklärt Marcus Holtz. Dabei geht es unter anderem um die Verzeichnung spezieller, universitätsspezifischer Bestände – konkret: um Metadaten, die erforderlich sind für die Langzeitarchivierung und die deutschlandweite Vernetzung über entsprechende Archivportale.

Weitere Projekte sind:

• Die weitgehende Standardisierung der Kennzahlen für Universitätsarchive in Bayern,
• die Entwicklung einer gemeinsamen Strategie bei der Bewertung und Verarbeitung digitaler Daten wie beispielsweise Studierenden- und Forschungsdaten sowie Vorlesungsverzeichnisse,
• der engmaschige Ideenaustausch über Formate historischer Vermittlung online, innerhalb der Universitäten und in der Region.

Kontakt

Mareile Mansky M.A., Sprecherin des Arbeitskreises der bayerischen Universitätsarchive, mareile.mansky@uni-wuerzburg.de