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    Gut beraten ist halb gewusst

    01.10.2019

    Beratung und Prüfungswesen sind ihre Schwerpunktaufgaben. In Teil 7 unserer Serie über die Zentralverwaltung gibt es noch einmal Einblicke in die Arbeit des „Servicezentrums Studierende“.

    Ein Studieninfotag an der Uni Würzburg. Organisiert wird dieses Informationsangebot von der Zentralen Studienberatung.
    Ein Studieninfotag an der Uni Würzburg. Organisiert wird dieses Informationsangebot von der Zentralen Studienberatung. (Bild: Robert Emmerich / Universität Würzburg)

    In der vergangenen Woche haben wir bereits über die Arbeit im „Servicezentrum Studierende“ der JMU berichtet. Dabei ging es vor allem um Bewerbung und Immatrikulation. In diesem Artikel stehen weitere Arbeitsbereiche im Mittelpunkt, denn:

    Ein weiterer Schwerpunkt des „Servicezentrums Studierende“ liegt in der Beratung. Zuständig dafür ist das Referat 2.4, die „Zentrale Studienberatung“ der JMU. „Bei unserem breiten Angebot an Studiengängen bleiben Fragen natürlich nicht aus“, weiß Hendrik Beierstettel, der dieses Referat leitet. „Daher geben wir schon auf unserer Webseite viele Hinweise und Informationen rund um das Studium und dessen Organisation. Uns ist sehr wichtig, dass die Studierenden auf mehreren Wegen mit uns in Kontakt treten können. Per Mail helfen wir denjenigen, die nicht vor Ort sind, und daher nicht persönlich zu uns in die Studienberatung kommen können. Unser zentraler Telefonsupport kann viele Fragen schnell und kompetent beantworten – oder auch den richtigen Ansprechpartner vermitteln, wenn ein Problem nicht direkt am Telefon geklärt werden kann.“

    Aber nicht nur bei Fragen und Problemen steht die Studienberatung zur Verfügung. „Wir bieten Studierenden, und solchen, die es werden wollen, eine Vielzahl an Angeboten, sich vorab über das Studium an der Uni Würzburg zu informieren“, führt Hendrik Beierstettel weiter aus. „Dazu besuchen unsere Teams 80- bis 90-mal im Jahr Schulen in ganz Unterfranken, um dort unsere Studienangebote vorzustellen und Fragen der Schülerinnen und Schüler, aber auch des Lehrpersonals, zu beantworten.“

    Sehr stolz ist man auch auf die Studienbotschafter, die eine Brücke zwischen Schule und Studium schlagen. Im Projekt uni@school schildern Studierende der JMU interessierten Schülerinnen und Schülern ihre ganz persönlichen „Studiengeschichten“ – zum Beispiel, wie sie zu ihrem Studium, zu ihrem Fach und zur Universität Würzburg gefunden haben. Sie informieren realistisch über Anforderungen und Inhalte der jeweiligen Studiengänge und beantworten Fragen rund ums Studium – wobei auch das Leben abseits des Campus nicht zu kurz kommt.

    Im Tandem an die Uni

    Zusätzlich werden an „Tandem-Tagen“ Schülerinnen und Schüler während der Schulferien einige Tage lang von studentischen Mentorinnen und Mentoren an die Universität mitgenommen. Sie erleben dort das Studierendendasein hautnah: von der Vorlesung bis zum Mensabesuch.

    „Unser Angebot uni@school wird insgesamt sehr gut angenommen und wir bekommen hervorragendes Feedback“, freut sich Hendrik Beierstettel. „Gerade diese etwas lockereren Informationsangebote bieten den interessierten Schülerinnen und Schülern frühzeitig viele subjektive Einblicke in das Studium, die eine Studienberatung in der Regel sonst nicht leisten kann.“

    In der Studienberatung drückt sich das breite Angebot der JMU in vielen differenzierten Informationsangeboten aus: „Rund 400 Studiengänge mit ihren unterschiedlichen, oft gleichzeitig wirksamen Prüfungsordnungen wollen übersichtlich dargestellt sein – und das stets auf aktuellem Stand“, berichtet Hendrik Beierstettel von einer der vielen weiteren Aufgaben der Studierendenberatung. Dabei sind sich die Macher bewusst, dass ein Übermaß an Informationen auch kontraproduktiv sein kann: „Wir sind stets darauf bedacht, unsere Informationsangebote auszubalancieren: So viel wie nötig, aber auch so fokussiert wie möglich. Damit sich niemand von einer ‚Info-Lawine‘ überrollt fühlt.“

    Prüfungen – ganz persönliche Meilensteine

    Prüfungen sind für alle Studierenden zweischneidige Angelegenheiten: Einerseits ist ihre Bewältigung mühsam und verlangt viel Vorbereitung. Andererseits stellen absolvierte Prüfungen auch Meilensteine dar, die das erfolgreiche Voranschreiten im Studium dokumentieren.

    „Nie waren in der über 600-jährigen Hochschulgeschichte in Würzburg das Studium und seine Anforderungen so vielfältig und ausdifferenziert wie heute“, erläutert Stefan Vorderobermeier. „Noch vor wenigen Jahren waren die Anforderungen an Studierende und Verwaltung im Bereich der Prüfungen viel überschaubarer: Die Studierenden haben beispielsweise für Magisterabschlüsse ihre Seminarscheine gesammelt und vor dem Abschluss mit ihrem Prüfungsantrag eingereicht. Die Umstellung auf das modulare Studiensystem hat viel mehr Verantwortlichkeiten auf die Verwaltung übertragen“, erläutert der Leiter des Servicezentrum Studierende. „Mit dem Master ist beispielsweise ein komplett neues Zulassungsverfahren eingeführt worden. Auch der Studiengangwechsel – früher ein eher unkompliziertes Verfahren, ist heute nicht mehr so trivial.“

    Stete Änderungen im Prüfungswesen betreffen neben der Verwaltung und den Studierenden auch das Lehrpersonal. „Die Zentralisierung von Prüfungsleistungen, die elektronische Abwicklung und die zunehmend komplexen Verwebungen verschiedener Module zu einzelnen Studiengängen verlangen auch von den Dozentinnen und Dozenten mehr Aufmerksamkeit“, betont Stefan Vorderobermeier. „Sie müssen zum Beispiel im Blick haben, dass Studierende bestimmte Notenverbuchungen benötigen, um andernorts zu weiteren Prüfungsverfahren zugelassen zu werden. Vor allem Lehrbeauftragte, die in der Regel von außerhalb der Universität kommen, können hier Probleme haben.“ Daher muss die Prüfungsverwaltung stets die Perspektive und Belange der Dozierenden einbeziehen und berücksichtigen.

    Auch die Dokumentation des Studiums ist im Laufe der letzten Jahre aufwendiger geworden: Der „Studien-Record“, zu Magisterzeiten oft nur wenige übersichtliche Seiten lang, hat sich teilweise zu stattlichen Dokumentsammlungen ausgeweitet. „Hier müssen wir natürlich stets den Überblick behalten“, betont der Leiter des Servicezentrums, „was bei Studiengängen, in denen beispielsweise die Vorgaben eines Staatsexamens mit dem Bologna-Verfahren kombiniert sind, sehr aufwendig sein kann.“

    Von kleinen Tipps und großen Problemen

    In allen Aufgabenbereichen versucht das Servicezentrum Studierende, auf die berechtigten Anliegen der Studierenden einzugehen – und stößt dabei selbst manches Mal an die Grenzen der Systeme: „Ein Student bewirbt sich beispielsweise im Mai um eine Zulassung zu einem Masterstudiengang im Wintersemester“, beschreibt Stefan Vorderobermeier einen dieser Fälle. Aber zu diesem Zeitpunkt kann er verständlicherweise noch nicht den erforderlichen  Bachelor-Abschluss vorweisen. Damit er keine Fristen versäumt, können wir beispielsweise mit temporären Zulassungen weiterhelfen. Die Studierenden stehen in solchen Fällen bei uns im Mittelpunkt.“ 

    Dass das Verwaltungshandeln unmittelbaren Einfluss auf das Schicksal von Menschen nimmt, ist den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bewusst: „Wo die Studienrealität an die Grenzen der Rahmenbedingungen stößt, können wir in der Verwaltung helfen“.  Die gute Vernetzung der Referate führt oft zu schneller und unbürokratischer Unterstützung. Und manchmal können bereits kleinere Tipps große Hürden aus dem Weg räumen. „Unsere schönsten Momente sind, wenn wir gemeinsam mit Studierenden Lösungen für scheinbar ausweglose Probleme finden – und dann sehen, wie sich der weitere Weg daraus bis zu einem erfolgreichen Abschluss entwickelt“, betont Stefan Vorderobermeier. „Denn wir behalten auch dann den Überblick, wenn sich Studierende scheinbar in ihrem Studium verheddert haben.“

    Nichts bleibt so beständig wie der Wandel

    Neben den Einblicken in die vielfältigen Aufgabenbereiche einer Verwaltung hat der Besuch im Servicezentrum Studierende auf dem Campus Hubland Nord deutlich gezeigt: Studium und Arbeit an einer Universität befinden sich in stetem Wandel – auf den sich nicht nur jede Studierendengeneration einstellen muss. Gerade die Verwaltung reagiert in besonderem Maße darauf – um neue Entwicklungen zu identifizieren und ihre eignen Angebote entsprechend auszurichten. „Aufgrund ihrer differenzierten Ausprägung und ihrer wechselnden Anforderungen stellt die deutsche Forschungs- und Bildungslandschaft Verwaltungen im Bildungswesen vor besondere Herausforderungen“, so Stefan Vorderobermeier.

    „Wir wissen heute noch nicht, wie das Studium und die darauf bezogenen Anforderungen der Berufswelt in einigen Jahren aussehen werden“, betont er weiter. „Aber eines ist sicher: Die Verwaltung wird sich dem Wandel stellen, die passenden Antworten darauf finden – und stets die Brücke zwischen den Wünschen der Studierenden und der Mitarbeiter sowie der Wirklichkeit der existierenden Rahmenbedingungen bauen“.

    Jörg Fuchs
     

    Die Verwaltungsserie

    Man kennt, grüßt und unterhält sich. Doch was die Kollegen in der anderen Abteilung den ganzen Tag machen, weiß man oft nicht voneinander. Das ändert sich nun: In unregelmäßigen Abständen stellen wir hier die Arbeit einer Abteilung der Zentralverwaltung vor.

    Teil 1:  Technischer Betrieb

    Teil 2:  Universitätsarchiv

    Teil 3:  Justiziariat und Wahlamt

    Teil 4: Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung & Campusmanagement

    Teil 5: Alumni

    Teil 6: Servicezentrum Studierende (Teil 1)

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