Ideenmanagement für die Verwaltung
Das Ideenmanagement wird von der Überzeugung, getragen dass alle Beschäftigten der Universität wertvolle Ideen haben können, die die Verwaltung verbessern und weiterentwickeln. Mit dem Ideenmanagement gibt es eine Struktur, um diese Ideen zu sammeln, auszuwerten und umzusetzen. Es ist dabei hauptsächlich auf die Verwaltung und Leistungen, die sie erbringt oder erbringen sollte, ausgerichtet.
Jede Idee zählt!
Ob groß, ob klein - die Ideen aller JMU-Beschäftigten sind willkommen. Für die Vorschläge ist lediglich wichtig, dass sie eine Lösung oder Verbesserung aufzeigen, die bisher noch nicht geplant oder umgesetzt wurde.
Für die Einreichung der Idee gibt es ein kleines Web-Formular, damit bei der Einreichung die wichtigsten Fakten bereits dabei sind. Als Ideengeberin oder Ideengeber beschreiben Sie bitte kurz das Problem und die mögliche Verbesserung.
Sie erhalten eine Eingangsbestätigung und möglicherweise Nachfragen. Das Referat A.3 führt eine Vorprüfung aus und bereitet die Vorschläge für das Ideenboard auf.
Je nach Umfang der Veränderung oder dem notwendigen Aufwand, gibt es anschließend zwei mögliche Wege:
- Kleinere oder schnell umsetzbare Ideen werden ca. monatlich mit der kleinen Runde des Ideenboards (ohne Kanzler) besprochen und entschieden.
- Größere Ideen, die mehr Aufwand erfordern oder deren Aufwand schwer abschätzbar sind, werden für die halbjährliche Sitzung des Ideenboards unter Vorsitz des Kanzlers aufbereitet und dort entschieden.
Die Ideengeberinnen und -geber erhalten in jedem Fall Rückmeldung über die getroffene Entscheidung. Ggf. werden Sie auch weiter einbezogen bei der Umsetzung der Idee. Es kann allerdings auch vorkommen, dass Ideen, die noch nicht umsetzbar sind, in eine Ideen-Bank zur Wiedervorlage kommen. Auch eine Ablehnung, z. B. wenn der Aufwand den Nutzen übersteigt, ist möglich. Außerdem können Ideen an die Innovationszentrale Moderne Verwaltung Bayern weitergeleitet werden, wenn sie sich nicht auf unseren Wirkungskreis in der JMU Würzburg beschränken.
Beispiele für Ideen
"Kleine" Ideen könnten sein:
- Einführung einer Benachrichtigung bei bestimmten Prozessen oder Verzögerungen für mehr Transparenz in Richtung der Prozessbetroffenen oder "Kunden",
- Vorschlag einer konkreten Maßnahme zur Ergonomieverbesserung (bei hohen erwartbaren Kosten würde sie wahrscheinlich zu den "größeren Ideen" wandern)
- Erhöhung der (Arbeits-)Sicherheit durch zusätzliche oder bessere Markierung oder Beseitigung von Risikoquellen
- Verbesserung der Attraktivität des Campus durch konkrete Aufräum-, Gestaltungs- oder Verschönerungsaktionen
"Größere" Ideen könnten sein:
- Einführung elektronischer oder digitaler Systeme für bestimmte Abläufe oder Themengebiete
- Änderung von Prozessen bzw. Abläufen (je nach Umfang vielleicht auch eine kleinere Idee)
- Anschaffung von Maschinen oder Hilfsmitteln für eine effizientere oder sicherere Erledigung der Aufgaben
