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Intern
Forschung

Workflow Verbundanträge

Mit dem Ziel einer Optimierung der hausinternen Prozesse und der besseren Abstimmung mit den Sprecherinnen und Sprechern von Antragsinitiativen haben das  Research Advancement Centre (RAC), das Servicezentrum Forschung und Technologietransfer (SFT)  und die  Abt. 3.4 - Internes und externes Forschungsfördermittelmanagement (FoMM) einen Workflow und Leitlinien für die Beantragung von Verbundvorhaben entwickelt.

Der Workflow für Verbundanträge in der Skizzenphase, der Vollantragsphase und bei einer Wiedereinreichung dient primär der Orientierung bei der Vorbereitung von Anträgen mit offizieller Antragstellung / Unterstützung durch die JMU bzw. das UKW, im Besonderen in koordinierten Programmen der DFG (SFG bzw. TRR, GRK). Die angegebenen Zeiten dienen der Orientierung bzgl. der üblichen ungefähren Dauer der Prozesse.

Bitte berücksichtigen Sie bei der konkreten Planung die Vorgaben und Leitlinien des Fördergebers und stimmen Sie den konkreten Zeitplan für Ihre Initiative rechtzeitig mit ihren Ansprechpartnern in RAC, SFT bzw. FoMM ab.

Skizzenphase

In der Phase der Konzeptentwicklung wird zunächst mit den Verbundpartnern eine Ideenskizze erarbeitet.Folgende Meilensteine sind dabei vorgesehen:

  • Strategiegespräche des/der SprecherIn bzw. SprecherInnengruppe mit RAC/SFT (Uni) bzw. FoMM (UKW) & ggf. Präsident
  • Bei Beteilung der medizinischen Fakultät: Vorstellung der Projektidee im Fakultätsrat
  • Texterstellung durchdie  Principal Investigators unter Berücksichtigung der Ausschreibung und Leitlinien des Fördergebers
  • Koordination von Textentwürfen zu Querschnittsthemen durch RAC/SFT bzw. FoMM mit dem Büro der Universitätsfrauenbeauftragten, Graduiertenschulen, JMU Research Academy, Ref. A. 1 u.a.

Mindestens 6 Wochen vor Abgabe ist ein Antragscheck mit folgenden Inhalten einzuplanen:

  • Gegenlesen des Gesamttextes durch Ihre jeweiligen RAC, SFT bzw. FoMM Ansprechpartner und ggf. dem Präsidenten
  • Einbezug der Drittmittelabteilung (Ref. 3.4) durch RAC, SFT bzw. UKW (über FoMM) bzgl. Finanzen und Grundausstattung
  • ggf. Einbezug von friendly reviewer(s)
  • ggf. anschließende Überarbeitung durch PIs

Mindestens zwei Wochen vor Abgabe wird mit den letzten Überarbeitungen am Antrag auch der interne Verfahrensweg der Skizzeneinreichung eingeleitet:

  • ggf. letzte Korrekturen durch PIs und RAC/SFT bzw. FoMM
  • Erstellung Begleitschreiben (sofern erforderlich) durch SprecherIn in Abstimmung mit RAC/SFT und FoMM
  • Vorlage an den Unterschriftsberechtigten durch Ref. 3.4 bzw. FoMM bei vorheriger Einholung der Mitzeichnung durch RAC bzw. SFT
     

Vollantrag

Der Aufforderung zur Vollantragstellung bzw. bei Planung eines Fortsetzungsantrages folgt

  • ein Planungsgespräch mit RAC/SFT bzw. FoMM und ggf. dem Präsidenten auf Basis der Skizzenbegutachtung und
  • die Texterstellung durch PIs unter Berücksichtigung der Ausschreibung & Leitlinien des Fördergebers.

Etwa 2 Monate vor Abgabe sollten mit der ersten Arbeitsfassung des Vollantrages folgende Punkte geklärt werden:

  • Abstimmung Finanzierungskonzept mit RAC/SFT (sowie ggf. Ref. 3.4) bzw. FoMM durch SprecherIn
  • Klärung von Personalfragen (z.B. Vertragslaufzeiten) durch SprecherIn in Absprache mit Abt. 4 bzw. FoMM
  • Koordination von Texten zu Querschnittsthemen durch RAC/SFT bzw. FoMM
  • ggf. Einbezug friendly reviewer

Mindestens 4 Wochen vor Druck des Vollantrages werden folgende Schritte nötig:

  • ein Antragscheck des Gesamttextes durch RAC/SFT bzw. FoMM und ggf. Präsident
  • Einbezug Ref. 3.4 (durch RAC/SFT) bzw. UKW (durch FoMM) bzgl. Finanzen/ Grundausstattung und Personalplanung (Abt. 4 bzw. FoMM)
  • ggf. anschließende Überarbeitung durch PIs

Mindestens zwei Wochen vor Druck steht eine finale Textfassung, zu der 

  • ggf. letzte Korrekturen durch PIs und RAC/SFT bzw. FoMM vorgenommen werden
  • für die eine Erklärung zur Grundausstattung der SprecherIn an Ref. 3.4 (JMU) bzw. eine finale Freigabe des Finanzkonzeptes durch JMU/ UKW vorliegt
  • das Begleitschreiben (sofern erforderlich) durch die SprecherIn in Abstimmung mit RAC/SFT bzw. FoMM erstellt wird
  • und die schließlich dem Unterschriftsberechtigen durch Ref. 3.4 bzw. FoMM bei vorheriger Einholung der Mitzeichnung durch RAC/SFT vorgelegt wird.

Probebegehung vor Begutachtung

Wiedereinreichung

Der Workflow für die Wiedereinreichung bezieht sich im Regelfall auf die Skizzen-/Vorantragsphase; bei Verfahren, die eine direkte Wiedereinreichung eines Vollantrages erlauben, berücksichtigen Sie bitte in Ergänzung zu den jeweiligen Leitlinien des Fördergebers auch den Workflow für Vollanträge.

Mit einem negativen Begutachtungsergebnis kann bereits die Planung für die Wiedereinreichung einsetzen. Das heißt:

  • Strategiegespräch des/der SprecherIn bzw. SprecherInnengruppe mit RAC/SFT bzw. FoMM und ggf. Präsidenten zur Konzeption eines neuen Antrages auf Basis des Bescheids des Fördergebers und der Gutachten
  • bei Beteiligung der med. Fakultät: Vorstellung im Fakultätsrat

Im Anschluss:

  • Überarbeitung durch PIs unter Berücksichtigung aller in den Gutachten enthaltenen Monita
  • Entwurf Letter of Response durch SprecherIn

 

Für den überarbeiteten Antrag ist mindestens 6 Wochen vor Abgabe ein Antragscheck vorgesehen:

  • Gesamttext durch RAC/ SFT bzw. FoMM und Präsident auf Basis der Gutachten zum Erstantrag
  • Einbezug Ref. 3.4 (durch RAC/SFT) bzw. UKW (durch FoMM) bzgl. Finanzen und Grundausstattung
  • Einbezug friendly reviewer in Rücksprache mit RAC/SFT bzw. FoMM empfehlenswert
  • ggf. Überarbeitung durch PIs

Die finale Fassung des überarbeiteten Antrags steht mindestens 2 Wochen vor Abgabe zur Verfügung für:

  • letzte Korrekturen durch PIs und RAC/SFT bzw. FoMM,
  • falls erforderlich, für eine Aktualisierung des Begleitschreibens durch SprecherIn in Abstimmung mit RAC/SFT bzw. FoMM, und
  • für die Vorlage an den Unterschriftsberechtigten durch Ref. 3.4 bzw. FoMM bei vorheriger Einholung der Mitzeichnung durch RAC/SFT.