Intern
WueDMS

Projektziele

Einführung eines ZV-weiten Dokumentenmanagementsystems mit E-Akten-Komponente und Vorgangsbearbeitung bis Ende 2026.

Feinziele

Prozesse

  • Identifikation und Weiterentwicklung ausgewählter Kernprozesse aus den jeweiligen Organisationseinheiten
  • Digitalisierung ausgewählter Kernprozesse, Workflows und Formulare in WueDMS
  • Unterstützung der Beschäftigten zur weiteren kontinuierlichen Verbesserung ihrer Prozesse und Arbeitsweisen in WueDMS
  • Reduzierung von Medienbrüchen
  • Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit in der Zentralverwaltung

Dokumente

  • Einführung einer digitalen, nachvollziehbaren und standardisierten Ablagestruktur auf Basis des Aktenplans
  • Reduzierung redundanter Dokumenten- und Aktenführung
  • Implementierung eines Scankonzepts
  • Einführung der Möglichkeit zur elektronischen Signatur
  • Reduzierung des Papier- und Tonerverbrauchs
  • Reduzierung der Archivflächen in der Zentralverwaltung

Das WueDMS-Projekt gliedert sich in unterschiedliche Projektphasen: Pilotprojekte, Einführungsprojekte sowie Erweiterungsprojekte.
 

Derzeit laufende Projekte

Die Einführungsprojektphase wurde zum 30.06.2023 abgeschlossen. Bis 2026 ist die Umsetzung individueller WueDMS-Erweiterungsprojekte vorgesehen und eine Implementierung zentraler Standardprozesse der Universität im DMS geplant.

Einführungsprojekte

  • SZ Finanzen (inkl. Pilot Postein- und -ausgang)

Erweiterungsprojekte

  • Einführung von WueDiSA (Digitale Studierendenakte) und Konfiguration der Schnittstelle zu WueStudy
  • Schnittstelle zu SAP
  • genereller Posteingang und -ausgang (Standardprozess)
  • Pilotprojekt Digitale Signatur mit d.velop sign

Abgeschlossene Einführungsprojekte, inkl. Pilotprojekte

  • Informationstechnologie der Zentralverwaltung
  • Referat A.3 Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung und Campusmanagement
  • Universitätsarchiv
  • Registratur
  • Personalrat
  • Präsidialbüro, Research Advancement Center
  • Kanzlerbüro
  • Interne Revision
  • SZ Studierende
  • ZiLS
  • Stabsstelle Arbeits-, Gesundheits-, Tier- und Umweltschutz
  • SZ Bau, Liegenschaften, Körperschaftsvermögen
  • SZ InternationalTransfer
  • Presse und Öffentlichkeitsarbeit
  • Justiziariat
  • Alumnibüro
  • SZ Technischer Betrieb
  • Referat A.1 Planung und Berichtswesen
  • SZ Personal

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