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Universitäts-Archiv

Schriftgutverwaltung

Das Rückrad einer funktionierenden Verwaltung

Schriftgutverwaltung (records management) ist die als Führungsaufgabe wahrzunehmende, effiziente und systematische Kontrolle der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten.

Ziel ist es, aus den Dokumenten und Akten jederzeit den Stand der Bearbeitung ersehen zu können und damit das Verwaltungshandeln der einzelnen Stellen nachvollziehbar zu halten.

Um dies zu gewährleisten, muss die Ablage der jeweiligen Sachbearbeitenden so gestaltet sein, dass durch Vertreter oder Nachfolger die Arbeit jederzeit fortgeführt werden kann, ohne Widersprüche in der Aktenführung zu verursachen. Für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Geschäftsabläufe müssen nicht nur Daten und Informationen unveränderbar und revisionssicher gespeichert, sondern auch Papierakten entsprechend abgelegt werden.

Damit ein eindeutiger und unkomplizierter Zugriff auf die einzelnen Unterlagen möglich wird, ist die Verwendung eines Aktenplans in der Zentralverwaltung notwendig. Auch für die anstehende Umstellung auf die elektronische Vorgangsbearbeitung ist die Nutzung eines einheitlichen Ablagesystems zwingend erforderlich.

Beide Projekte, sowohl die Einführung des neuen Aktenplans für die Zentralverwaltung, als auch die Umstellung auf die elektronische Vorgangsbearbeitung (E-Akte) werden durch das Projektteam in Zusammenarbeit mit dem Universitätsarchiv engmaschig betreut. An dieser Stelle sollen in Zukunft Handreichungen, Leitlinien und Hilfestellungen zur Verfügung stehen, die den Zugang zu beiden Themenblöcken erleichtern.

Ebenfalls Teil des Projekts sind umfassende Schulungen der gesamten Zentralverwaltung, über deren Ablauf Sie auf dieser Seite in Zukunft Informationen finden werden.