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Universitätsarchiv

Schriftgutverwaltung

Records Management - Das Rückgrat einer funktionierenden Verwaltung

Records Management (Schriftgutverwaltung) ist eine „als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten“ 

- (DIN ISO 15489)

Ziel ist es, aus den Dokumenten und Akten jederzeit den Stand der Bearbeitung ersehen zu können und damit das Verwaltungshandeln der einzelnen Stellen nachvollziehbar zu halten.

Um dies zu gewährleisten, muss die Ablage der jeweiligen Sachbearbeitenden so gestaltet sein, dass durch Vertreter oder Nachfolger die Arbeit jederzeit fortgeführt werden kann, ohne Widersprüche in der Aktenführung zu verursachen. Für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Geschäftsabläufe müssen nicht nur Daten und Informationen unveränderbar und revisionssicher gespeichert, sondern auch Papierakten entsprechend abgelegt werden.

Damit ein eindeutiger und unkomplizierter Zugriff auf die einzelnen Unterlagen möglich wird, ist die Verwendung eines Aktenplans in der Zentralverwaltung notwendig. Auch für die anstehende Umstellung auf die elektronische Vorgangsbearbeitung ist die Nutzung eines einheitlichen Ablagesystems zwingend erforderlich.

Beide Projekte, sowohl die Einführung des neuen Aktenplans für die Zentralverwaltung, als auch die Umstellung auf die elektronische Vorgangsbearbeitung (E-Akte) werden durch das Projektteam in Zusammenarbeit mit dem Universitätsarchiv engmaschig betreut.

An dieser Stelle sollen in Zukunft Handreichungen, Leitlinien und Hilfestellungen zur Verfügung stehen, die den Zugang zu beiden Themenblöcken erleichtern.

Ebenfalls Teil des Projekts sind umfassende Schulungen der gesamten Zentralverwaltung, über deren Ablauf Sie auf dieser Seite in Zukunft Informationen finden werden.

Was ist was - häufige Fragen im Kontext des Records Managements

Je tiefer sich Mitarbeitende in den Verwaltungsdschungel begeben, desto häufiger werden sie mit unterschiedlichsten Fachtermini konfrontiert, hinter denen sich mitunter andere Inhalte verbergen als erwartet. Nachfolgend wurde daher ein kleiner FAQ-Bereich mit den wichtigesten Begriffen des Records Managements angelegt. Dieser Bereich wird ständig fortgeschrieben. Weiterführende Fragen immer und jederzeit gerne an das Universitätsarchiv senden!

Was genau ist ein Dokument?

- Grundlage der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen sind Dokumente. Sie sind der wichtigste Träger des Inhalts (Primärinformation). Folglich bilden Dokumente auch bei der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung die Grundeinheit zur Speicherung von Primärinformationen.

- Dokumente umfassen alle Schriftstücke, die der Nachvollziehbarkeit dienen und den Geschäftsprozess belegen.

- Das Dokument stellt die kleinste logische Einheit eines Vorgangs dar und kann aus einem oder mehreren Einzelobjekten (Schriftstücke, z.B. PDF- oder Office-Dateien, Bilder) bestehen. Das Dokument ist die logische „Hülle“ der Einzelobjekte und beschreibt diese mit Metadaten, z. B. Dokumentennummer, Absender, Betreff, Aktenzeichen, Laufzeit usw.

Was genau ist ein Vorgang?

- Dokumente werden in Vorgängen bearbeitet. Vorgänge fassen die Unterlagen zu einem Geschäftsvorfall zusammen, der aus Sicht der Aufgabenerledigung die elementare Handlungseinheit bildet.

- Ein Vorgang kann aus einem einzelnen Schriftstück oder aus mehreren Ordnern bestehen, je nach Bearbeitungsdauer und Umfang.

- Meist beginnt er mit einem Eingang, wird durch Folgeschriftstücke ergänzt und durch eine Büroverfügung beendet, die den Geschäftsvorfall abschließt.

- Es können sowohl interne als auch externe Schreiben dem Vorgang hinzugefügt werden.

- Ein einzelner Vorgang kann auch mehrere Abteilungen beschäftigen.

- Dem Vorgang müssen alle Dokumente und Schriftstücke in chronologischer Reihenfolge beigefügt werden, die der Nachvollziehbarkeit dienen und den Geschäftsprozess belegen.

Was genau ist eine Akte?

Zu einzelnen Sachthemen werden Akten gebildet

- Akten sind „aufgezeichnete Informationen, die zu Beginn, während oder bei Beendigung einer Tätigkeit erzeugt, erfasst oder empfangen wurden und deren Inhalt, Kontext und Struktur zum Beweis oder Nachweis dieser Tätigkeit ausreichen.“ (INSAR-Leitlinien)

- Akten bilden den übergeordneten sach- und organisationsbezogenen Rahmen für die Bearbeitung des Schriftguts. Deshalb gilt auch bei der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung, dass sämtliche Dokumente und Vorgänge die zum Nachweis des Verwaltungshandeln benötigt werden, im Verlauf der Bearbeitung Bestandteil der Akte werden.

- Akten sind auch bei elektronischer Speicherung und Verwaltung von Schriftgut das primäre, benutzerunabhängige, sachsystematische Ordnungskriterium.

Welche Aktentypen gibt es?

Man unterscheidet zwischen verschiedenen Aktentypen

- Hauptakte / Nebenakte / Handakte

- Sachakte = eine Akte, die nach sachlichen oder inhaltlichen Kriterien aufgebaut ist und im Unterschied zur Fallakte alle Vorgänge sowie Dokumente nach einem sachlichen Merkmal gliedert, beispielsweise Akte zum Bau eines Flughafens, zur Überarbeitung des Aktenplans. Die Sachakte ist typisch für teilstrukturierte Prozesse, beispielsweise in Ministerialverwaltungen

- Fallakten sind im Unterschied zur Sachakte verfahrensgleiche, einheitlich aufgebaute Akten, die sich häufig nur an einem formalen Merkmal unterscheiden, beispielsweise Anfangsbuchstaben des Familiennamens der Antragsteller. Sie sind typisch für strukturierte Massenverfahren z.B. Immatrikulationen.

Wie geht man mit einer Akte um?

- Akten werden nach Aktenplan verwaltet und aufbewahrt

- Auf der Akte steht der Aktentitel und die entsprechende Aktenplannummer

- Außerdem kann die Laufzeit angegeben werden

- In der klassischen papiergebundenen Ablage sollten Bandnummern angegeben werden (dies entfällt in der elektronischen Aktenführung)

- Alle Akten können in einem Aktenverzeichnis aufgelistet werden

- Alle Sachbearbeitenden entscheiden über die Aktenwürdigkeit der einzelnen Vorgänge und Dokumente

Was genau ist Aktenbildung?

Die Aktenbildung beschreibt die Art und Weise der Zusammenfassung von Dokumenten zu Akten und Vorgängen. Die Aktenbildung erfolgt entweder nach inhaltlichen (sachlichen) oder formalen Kriterien.

Wer legt die Akte an?

Die Geschäftsführende Stelle legt die Akte unter der entsprechenden Betreffseinheit im Aktenplan an

Wer legt den Vorgang an?

Alle Sachbearbeitende sind grundsätzlich berechtigt Vorgänge anzulegen, wenn sie als federführende Stelle eine neue Anfrage bearbeiten, ein neues (Teil)Projekt starten oder einen neuen Arbeitsauftrag erhalten und diesen bearbeiten. Ob es sich um einen neuen Vorgang oder eine Ergänzung zu einem alten Vorgang handelt, ist zumeist aus dem inhaltlichen Zusammenhang ersichtlich (eine Rückfragen würde z.B. zu einem alten Vorgang gehören).

Auch bei großen zeitlichen Abständen zwischen einzelnen Anfragen derselben Person kann es sinnvoll sein, einen neuen Vorgang anzulegen, wenn beispielsweise die jährliche Abfolge eingehender Anfragen eine Rolle spielt.

Was genau ist Aktenmäßigkeit?

Das Prinzip der Aktenmäßigkeit besagt u.a., dass alle entscheidungsrelevanten Unterlagen und Bearbeitungsschritte eines Geschäftsvorfalls in der Akte zu führen und für Dritte nachvollziehbar zu dokumentieren sind. Daraus folgt, dass nicht sämtliches anfallendes Schriftgut zu verakten ist, sondern in jedem Einzelfall über die Aktenrelevanz des Schriftguts zu entscheiden ist.

Was genau ist Aktenrelevanz?

- Aktenrelevanz bezeichnet die Eigenschaft von Dokumenten sowie der zugehörigen Bearbeitungsschritte, dem späteren Nachweis der Vollständigkeit sowie der Dokumentation behördlicher Entscheidungsprozesse und der Transparenz des Verwaltungshandelns zu dienen und aus diesen Gründen einer Akte bzw. einem Vorgang zugeordnet und darin aufbewahrt zu werden.

- Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten können sich aus Rechtsvorschriften ergeben (z.B. §§ 99 VwGO, 623 BGB, 33 HGrG)

Wie kann ich über die Aktenrelevanz entscheiden?

- Erfolgen mit dem Inhalt des Schriftstücks Eingriffe in die Rechte Dritter?

- Besteht das Risiko, dass das Schriftstück als Beweisstück in einem Gerichtsverfahren benötigt wird oder aus dem bearbeiteten Geschäftsvorfall sich potentiell ein Gerichtsverfahren ergeben kann?

- Handelt es sich bei dem betreffenden Geschäftsvorfall um finanziell wirksame Maßnahmen?

- Ist der Nachweis des Verwaltungshandelns / der Geschäftstätigkeit notwendig?

- Ist der Nachweis für eine Entscheidung notwendig?

- Besteht eine Pflicht zur Dokumentation und Rechtfertigung des Handelns / der Geschäftstätigkeit gegenüber Vorgesetzten und Dritten?

Was ist nicht aktenrelevant?

Als nicht aktenrelevant gelten zum Beispiel:

- Unaufgefordert eingesandte Angebote

- Bücher

- Werbesendungen

- Amtsblätter und Ähnliches

- Zeitungsausschnitte und

- Statistische Berichte allgemeiner Art

Wie verhalten sich Vorgang und Akte zueinander?

- Sachlich zusammengehörige Dokumente werden innerhalb des Vorgangs in zeitlicher Reihenfolge abgelegt

- Einzelne Vorgänge werden in Akten zusammengefasst

- Akten werden nach Aktenplan verwaltet und aufbewahrt

- Vorgänge und Akten sind nach Abschluss der Bearbeitung bis zu ihrer Aussonderung so aufzubewahren, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen gewahrt werden, sie nicht verändert werden können, sie jederzeit wiederherstellbar sind und Berechtigte stets darauf zugreifen können

- Nach Ablauf der entsprechenden Aufbewahrungsfristen sind die Akten in die Registratur abzugeben und/oder dem Archiv anzubieten

Was ist der Aktenplan und wofür wird er benötigt?

- Der Aktenplan stellt das zentrale Ordnungsmittel für die Schriftgutverwaltung einer Behörde dar und bildet die Grundlage für die Vorgangsbildung

- Der Einsatz eines Vorgangsbearbeitungssystems macht den Aktenplan nicht obsolet

- Das anfallende Schriftgut wird einfach und nachvollziehbar zu Vorgängen zusammengefasst und einer Betreffseinheit zugeordnet

- Die Bearbeitenden können von einem Aktenzeichen auf die Inhalte einer Akte schließen (die Aktenzeichen sind „sprechend“)

- Der Aktenplan ist oftmals auf die Papieraktenführung ausgelegt, Indikator hierfür sind beispielsweise die häufige Verwendung von Ableitungen, welche in der elektronischen Aktenführung durch Metadatenfelder ersetzt werden können.

Die Aufbewahrungsfristen basieren zumeist auf gesetzlichen Grundlagen, die sich von Abteilung zu Abteilung unterscheiden.

Das Universitätsarchiv erstellt derzeit einen Fristenkatalog, welcher an dieser Stelle einsehbar sein wird.