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Universitätsarchiv

Informationen zur fachgerechten Verwahrung von Aktenmaterial

Akte - Vorgang - Dokument

Wohin mit Daten und Papier?

Das Prinzip der Aktenmäßigkeit besagt u.a., dass alle entscheidungsrelevanten Unterlagen und Bearbeitungsschritte eines Geschäftsvorfalls in der Akte zu führen und für Dritte nachvollziehbar zu dokumentieren sind. Daraus folgt, dass nicht sämtliches anfallendes Schriftgut zu verakten ist, sondern in jedem Einzelfall über die Aktenrelevanz des Schriftguts zu entscheiden ist.

Ist diese Entscheidung gefallen und sämtliche einem Geschäftsvorfall zugehörigen Schriftstücke und Dokumente (Anschreiben, Emails, Tabellen, Planungen, Aktennotizen, Anträge, Genehmigungen etc.) in einem Vorgang zusammengefasst, so wird dieser Vorgang veraktet, d.h. in der sachthematisch passenden Akte abgelegt. Diese Akte erhält einen sprechenden, von den Sachbearbeitenden frei wählbaren Aktentitel.

Diese Akte wird der inhaltlich kohärenten Betreffseinheit im Aktenplan zugeordnet und mit dem zugehörigen Aktenzeichen versehen (ggf. mit Laufzeit und Bandnummer).

Wird eine Akte geschlossen, so ist diese gemäß der jeweiligen Aufbewahrungsfristen zu verwahren. Nach Ablauf der Fristen (üblicherweise zwischen 5 und 30 Jahren, je nach gesetzlicher oder interner Regelung), ist jede Abteilung verpflichtet, die Akten dem Universitätsarchiv anzubieten.
Das Archiv fällt im Benehmen mit der abgebenden Stelle nach einer Bewertung die Entscheidung, ob die Akten vernichtet ("kassiert") werden können, oder in das Archiv überführt werden müssen.

Diese Regelungen gelten sowohl für papiergebundene, als auch digitale Akten. Hybridakten müssen entsprechend gekennzeichnet werden, damit keine Überlieferungslücken entstehen.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das Universitätsarchiv.