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    A.3 - Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung

    Glossar Prozessmanagement

    Prozessanalyse

    Bei der Prozessanalyse werden u. a. folgende Themen behandelt:

    • Welche Prozesse gibt es?

    Diese Prozessübersicht gibt einen Überblick über die zentralen Prozesse. Was diese Prozesse auslöst und die angestrebten Ergebnisse. Aufgeführt werden die Prozessverantwortlichen und –beteiligten ergänzt durch eine Kurzbeschreibung dieser Prozesse.

    • Welche Verantwortlichkeiten und Schnittstellen gibt es?

    In den Visio-Diagrammen wird die Abfolge der Arbeitsschritte mit den Akteuren und deren Rolle dargestellt. Dargestellt werden die einzelnen Prozessschritte, aber nicht die einzelnen Tätigkeiten.

    • Erstellung des Prozesssteckbriefes

    • Visuelle Darstellung der Abläufe.
    Prozessdarstellung

    Dargestellt werden die Prozesse mit Visio (2010) von Microsoft mit dem Diagrammtyp "Standardflussdiagramm". Die verwendeten Symbole sind in den Prozessdarstellungen beschrieben. Die Beschreibungen enthalten alle Verfahrensbeteilte im Prozess, eine Prozessübersicht und die Teilprozesse.

    Auf dem Arbeitsplatz muss Visio 2010 installiert sein. Dieses Programm ist Voraussetzung, dass Sie mit der Visio-Mastervorlage und der JMU-Shape-Vorlage arbeiten können.

    Prozessportal an der JMU

    Im Prozessportal werden die aufgenommenen Geschäftsprozesse veröffentlicht und enthalten eine visuelle Darstellung, sowie eine Dokumentation.

    Prozessorganisation

    Die Prozesse werden nach Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse ausgerichtet. Die Geschäftsprozesse werden identifiziert, strukturiert und modelliert. Es werden die Rollen und Verantwortlichkeiten sichtbar. Die Geschäftsprozesse werden in die Aufbauorganisation übernommen.

    Prozesscontrolling

    Erreicht wird die ständige Verbesserung der Prozesse durch die Festlegung der Prozessziele und Messgrößen. Regelmäßig erfolgt eine Messung damit verbundene Kontrolle der Prozessleistung statt. Die Ergebnisse werden schriftlich fixiert. Die Durchführung von Prozessaudits prüft die Übereinstimmung des Prozesses mit den internen und externen Anforderungen.

    Prozessverantwortliche

    Der Prozessverantwortliche ist für die Umsetzung und Erreichung der Ziele im Prozess verantwortlich, sowie für die kontinuierliche Verbesserung des Prozesses auf Grund definierter Kennzahlen. Zu seinen Aufgaben gehört die Führung der im Prozess beteiligten Mitarbeiter. Er ist für die Einführung des Prozesses verantwortlich, ebenso wie für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Dokumentationen. Er übernimmt auch die Koordination mit anderen Prozessen (Schnittstellen).

    Prozess

    Ein Prozess ist die Abbildung eines strukturierten Verfahrensablaufes. Darin werden Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Aktionen aller Beteiligten geregelt, um aufzuzeigen was wann von wem zu tun ist. Der Prozess wird von einem Ereignis (Input) ausgelöst und liefert immer ein Ergebnis (Output).

    Prozessteam

    Das Prozessteam ist für die Durchführung eines Prozesses zuständig und für die erfolgreiche Umsetzung verantwortlich.

    Prozesslandkarte

    In der Prozesslandkarte werden alle Prozesse aus dem Bereich Studium und Lehre aufgeführt, wie diese zusammenhängen und welche Schnittstellen beachtet werden müssen. Diese Prozesslandkarte bietet eine übergeordnete Sicht auf die identifizierten Prozesse. Unterteilt werden die Prozesse in Steuerungs-, Kern- und Serviceprozesse.

    Prozessbeschreibung

    In der Prozessbeschreibung wird der Prozessablauf dokumentiert. Aufgeführt werden die Prozessverantwortlichen und die benötigten Werkzeuge. Gelistet werden alle relevanten Dokumente, welche im Prozess erforderlich sind. Zu einer allgemeinen Beschreibung des Prozesses gibt es eine visuelle Darstellung des Prozesses (z. B. in Visio).

    Prozesssteckbrief

    Zu jedem erarbeiteten Prozessdiagramm wird ein Prozess-Steckbrief mit detaillierten Angaben zu diesem Prozess erstellt. Die wichtigsten Angaben im Überblick:

    • Angaben zum Geltungsbereich (z. B. Studium und Lehre)
    • Dokumentenlenkung(erstellt, geprüft, freigegeben von?)
    • Wer löst den Prozess aus?
    • Welchen Zweck hat dieser Prozess?
    • Im Prozessüberblick werden die Teilprozesse und Inhalte aufgeführt.
    • Welche vorgelagerten Prozesse gibt es?
    • Welche nachgelagerten Prozesse?
    • Wer ist an diesem Prozess beteiligt?
    • Alle mitgeltenden Dokumente (z. B. Rechtsvorschriften intern und extern)
    • Prozessrelevante Dokumente (intern)
    Prozessmanagement

    Prozessmanagement, auch als Geschäftsprozessmanagement (GPM) oder Geschäftsprozessverwaltung bezeichnet, beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. „Wer macht was, wann, wie und womit?“ ist eine zentrale Fragestellung. Zur Verbesserung und Steuerung werden entsprechende Kennzahlen verwendet.

    Kontakt

    Referat A.3: Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung
    Zwinger 34
    97070 Würzburg

    Tel.: +49 931 31-85451
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