Intern
    A.3 - Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung

    Projektbeteiligte

    Bei Projektbeteiligte handelt es sich um einzelne Personen, Personengruppen oder Organisationseinheiten, die am Projekt teilnehmen.

    Auftraggeber

    Der Auftraggeber gibt das Projekt in Auftrag, definiert das Projektziel und stellt die zur Durchführung notwendigen Ressourcen zur Verfügung. Dafür nimmt der Auftraggeber die relevanten Planungsdokumente ab (Projektsteckbrief, Projektplan) und erteilt somit den Auftrag zur Durchführung des Projekts. Im Verlauf des Projekts berichtet die Projektleitung regelmäßig dem Auftraggeber über die Statusberichte und stimmt alle richtungsweisenden Entscheidungen und Änderungen mit dem Auftraggeber ab.

    Je nach Umfang, Komplexität und beteiligten Abteilungen oder Stabsstellen ist der Auftraggeber entweder eine Abteilungsleitung/Stabsstellenleitung oder bei abteilungs-/stabsstellenübergreifenden Projekten der Kanzler.

    Koordinationsgruppe

    Die Koordinationsgruppe ist für die strategische Abstimmung aller Großprojekte der JMU zuständig und ermöglicht eine leichtere abteilungsübergreifende Koordination unterschiedlicher Projekte an der Universität. Außerdem unterstützt die Koordinationsgruppe das Projekt strategisch, wenn z. B. der Projektfortschritt ins Stocken gerät.

    Die Koordinationsgruppe trifft sich regelmäßig und berät über den Projektfortschritt u. a. auf Basis der Statusberichte.

    Projektleitung

    Die Projektleitung ist für die operative Projektumsetzung zuständig und leitet dazu das Projektteam und ggf. die Teilprojektleitungen. Das Projektteam besteht aus den Mitarbeitenden der beteiligten Abteilungen/Stabsstellen/Einheiten, die mit einem definierten Teil ihrer Arbeitszeit oder auch ganz dem Projekt zugeteilt werden.

    Die Projektleitung ist federführend für die Projektplanung und das Berichtswesen sowie für die Kommunikation und die Moderation der Projektsitzungen zuständig.

    Bei größeren Projekten, die sich in unterschiedliche Teilaufgaben gliedern für die unterschiedliche Kenntnisse notwendig sind, kann es sinnvoll sein, Teilprojekte mit eigenen Teilprojektleitungen einzusetzen. Die Teilprojektleitungen sind für die Erbringung der Teilergebnisse und die Koordination mit dem Gesamtprojekt zuständig.

    Projektteam

    Die Projektmitarbeitenden bilden das Projektteam, das die eigentliche Arbeit im Projekt durchführt. Die Mitarbeitenden rekrutieren sich in der Regel aus unterschiedlichen Abteilungen oder Stabsstellen bzw. ggf. Fakultäten. So können unterschiedliche für das Projekt benötigte Kompetenzen im Projektteam zusammengeführt werden. Die Projektmitarbeitenden werden von den jeweiligen Abteilungsleitungen oder Stabsstellenleitungen für die Durchführung des Projektes anteilig freigestellt. Über die Zusammensetzung entscheiden der Auftraggeber zusammen mit der Projektleitung sowie der/die Fachvorgesetzte der Mitarbeitenden.

    Wichtig ist zudem, die Rollen und Aufgaben aller Beteiligten klar zu definieren, zu dokumentieren und zu kommunizieren. Eine genaue Abgrenzung der Verantwortlichkeiten hilft den Beteiligten, ihren Platz im Projekt auszufüllen und zu erkennen, mit wem zusammengearbeitet werden muss.

    Das Projektteam kann sich auch in ein Kernteam und ein erweitertes Projektteam aufteilen.

    Projektbüro

    Das Projektbüro unterstützt die Projekte, die von der Koordinationsgruppe begleitet werden und erhält die Statusberichte sowie Planungsunterlagen zum Projekt von der Projektleitung. Das Projektbüro ist eine Serviceeinrichtung für alle, die sich mit Projektmanagement befassen oder Projektleitung übernommen haben.

    Das Projektbüro ist die Geschäftsstelle der Koordinationsgruppe und mit der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen befasst. Darüber hinaus bietet das Projektbüro den Projektleitungen und Mitarbeitenden Unterstützung und Informationen in Bezug auf Projektmanagement und die damit verbundenen Planungsinstrumente und Projektmanagementmethoden. Das Projektbüro ist auch Ansprechpartner bei allen Problemen und Herausforderungen rund um das Projektmanagement.

    Kontakt

    Referat A.3: Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung
    Zwinger 34
    97070 Würzburg

    Tel.: +49 931 31-85451
    E-Mail

    Suche Ansprechpartner

    Zwinger 34