Wie kann ich zusätzliche Projektarbeit in meinen Arbeitsalltag integrieren?

Zunächst möchten wir anmerken, dass Sie die hier genannten Vorschläge bitte nicht als Aufforderung verstehen, mehr Arbeit leisten zu müssen. Allerdings kommt es manchmal zu Situationen, in denen wir alle gemeinsam Dinge anpacken und zusätzliche Arbeit in eine Sache investieren müssen. Diese Situationen mögen auf den ersten Blick wie eine große Herausforderung erscheinen, lassen sich jedoch mit gezielten Maßnahmen und einer gut durchdachten Strategie sicher in den Griff kriegen. Nehmen Sie sie sich die Zeit und feilen Sie also zunächst an Ihrer Herangehensweise!

Einen solchen Fall sehen wir beispielswiese auch in unserem WueDMS-Projekt: Die Einführung von WueDMS in den einzelnen Abteilungen und Stabsstellen macht es erforderlich, dass wir – die Beschäftigten der Zentralverwaltung – zusätzlichen Arbeitsaufwand in dieses Projekt stecken. Aber: Auch hier sind individuelle Planung und eine Strategie das A und O, um das Projekt mit vorhandenen Ressourcen erfolgreich durchzuführen!

Welche Maßnahmen können helfen, um den Arbeitsalltag besser organisieren zu können?

Maßnahme 1: Rücksprache mit Ihrem Vorgesetzten

Welche Erwartungen hat der Vorgesetzte an Sie? Gibt es andere Projekte, die in geraumer Zeit anstehen und ebenso viel von Ihnen abverlangen werden? Gibt es Aufgaben, die Sie nun vielleicht auch anderweitig abgeben oder delegieren könnten?

Eine detaillierte Analyse Ihrer aktuellen und zukünftigen Aufgaben schafft Überblick und Klarheit.

Maßnahme 2: Effizientes Organisieren in der Praxis

Outlook-Kalender und Outlook-Aufgabenliste sind hierfür die richtigen Tools, damit Sie Ihre Projekt-Aufgaben und Fristen gut im Blick haben – für (Projekt-)Gruppen bieten sich darüber hinaus auch der Aufgabenbereich in Microsoft Teams an.

Eine ordentliche Organisation des Outlook-Kalenders hilft damit nicht nur Ihnen, sondern auch Ihr (Projekt-)Team kann einsehen, wann Sie für Gespräche u.a. verfügbar sind. Arbeiten Sie hier gezielt mit dem jeweiligen Status „Frei“, „Gebucht“, „Mit Vorbehalt“, „Abwesend“ und „An einem anderen Ort tätig“.

Zusätzlich stellt die „Aufgaben“-Sektion in Outlook einen geeigneten Ort dar, um Aufgaben zu erfassen, kategorisieren und abzuarbeiten. Hier müssen Sie sich keine Gedanken machen, dass die letzte wichtige Notiz zur Aufgabe aus Versehen im Papierkorb landet :-).

Allerdings, wie planen Sie die Aufgaben richtig?

Maßnahme 3: Einsatz der A-L-P-E-N-Methode

Die ALPEN-Methode kann Ihnen einen ersten Ansatz liefern, um Ihren persönlichen Arbeits- und Projektalltag besser zu planen. Eine To-Do-Liste stellt dabei eine erste Struktur für den Arbeitsalltag (A) dar, von welcher Sie gezielt Aufgaben ableiten. Schätzen Sie die Länge (L) der Aufgaben ein und denken Sie an mögliche Pufferzeiten (P). Entscheidungen (E) sollten Sie durchdacht treffen und ihnen am Ende des Arbeitsalltags/der Bearbeitung einer Nachkontrolle (N) unterziehen – hier rekapitulieren Sie, was Sie an diesem Tag geschafft haben und wo es noch Zeit bedarf.

Planen Sie Ihre langfristigen Projekt-Termine und -Aufgaben ebenso großzügig und lieber mit zu viel Zeit als zu wenig, denn häufig unterschätzt man diesen Teilaspekt. Zudem sollten Sie hier auch an Ihre alltäglichen Aufgaben denken, sodass diese nicht vernachlässigt werden.

Aufgaben können Sie sodann Kategorien zuordnen, sodass nun besser eingeschätzt werden kann, womit zu beginnen ist. Ein kleiner Vorschlag zur Deklarierung von Kategorien: „wichtig und dringend“, „wichtig und nicht dringend“, „nicht wichtig und dringend“ sowie „nicht wichtig und nicht dringend“ – diese Kategorien können Sie sich individuell in Microsoft Outlook anlegen.

Möchte Ihre Abteilung später umfassend mit WueDMS arbeiten, so ist auch dort die Erfassung von abteilungsbezogenen Aufgaben möglich, sodass Sie sich im Team auch dort zielführend organisieren können.

Maßnahme 4: Vorausschauendes Organisieren für regelmäßige Termine

Da wir nun bereits wissen, wie die technische Organisation der Termine durchgeführt werden kann, geht es an das vorausschauende Planen.

Haben Sie regelmäßige (Projekt-)Termine, die immer zur gleichen Zeit am gleichen Ort stattfinden?  Gibt es darüber hinaus Termine, die nicht unbedingt in einem engen Turnus stattfinden müssen? Denken Sie dabei vielleicht nicht nur an die Projekt-Meetings, sondern auch an den Jour Fixe oder Abteilungsbesprechungen – stellen Sie sich dabei die Frage, ob diese Termine ggf. 14-tägig oder gar monatlich stattfinden können.

Oder gibt es gar Termine, die durch ein schriftliches „Update“ in Form einer kurzen E-Mail schon geklärt wären und es dazu gar kein Treffen benötigt? Noch besser bietet sich hierfür ein kurzes Telefonat an, sodass auch Zeit für das Verfassen der Mails eingespart werden kann.

Maßnahme 5: Planung terminfreier Zeiträume/Tage

Jeder kennt es: die halbe Stunde, die wir manchmal zwischen zwei Terminen haben, ist oftmals schwer zum Abarbeiten nutzbar. Ist man halbwegs in eine Aufgabe vertieft, muss man sie wieder weglegen und zum nächsten Termin.

Vielleicht lässt es Ihre Planung zu, in einem „Block“ Meetings und Telefonate abzuarbeiten, sodass es zu einer anderen Zeit für mehrere Stunden möglich ist, Konzentration auf die Vor-/Nachbereitung von Projektaufgaben sowie auf das Alltagsgeschäft zu lenken. Eventuell bietet sich auch ein Tag in der Woche an (vielleicht Montag oder Freitag), wo sie Ihre Wochenziele festlegen – und denken Sie natürlich auch an Pausen!

Maßnahme 6: Vermeidung von Arbeitsunterbrechungen

Wo wir gerade schon bei der gebündelten Planung von Meetings und Telefonaten waren, sollte gleichzeitig daran gearbeitet werden, dass Sie einen oder mehrere feste wöchentliche Termine setzen, an welchen Sie keine Mails prüfen, Telefonate annehmen oder Meetings einplanen. Hier nutzen Sie die Zeit vollumfänglich für sich und Ihre (Projekt-)Aufgaben.

Der gezielte Einsatz der zuvor erwähnten Maßnahmen trägt damit auf langer Sicht nicht nur zu einer effektiven und erfolgreichen Organisation Ihrer Projekte bei, sondern unterstützt Sie hoffentlich auch persönlich und Ihren Arbeitsalltag.

Ergänzen könnte man diese Thematik abschließend noch mit einem passenden Zitat von Mark Twain: „Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.”