Was können wir von der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) erwarten – und was eher nicht?

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems weckt Hoffnungen bei den Beschäftigten. Wir sehnen uns nach Ordnung und Struktur und freuen uns darauf, dass unliebsame, komplizierte Prozesse, deren Sinn wir sowieso nie richtig nachvollziehen konnten, vereinfacht werden. Wir freuen uns auf ein digitales System, das all unsere Anforderungen erfüllt, haben Zugriff zu allen benötigten Informationen, es gibt keine Berge von Papierakten mehr und der Informationsfluss plätschert fröhlich und geordnet vor sich hin.

Kann ein Dokumentenmanagementsystem wie WueDMS das leisten? Die Antwort ist wie so oft: es kommt darauf an! Die Einführung eines DMS ist ein komplexes Vorhaben, denn den meisten Anwendern und Anwenderinnen ist die Software erst mal relativ unbekannt. Oft kennen wir auch die konkreten Anforderungen an Software und Prozesse nicht im Detail. Bei einem Vorhaben wie diesem reicht es nicht aus, einfach nur die Software auf den Rechnern zu installieren oder – wie im Fall von WueDMS – Zugangsdaten zum System zu erhalten.

Um die Funktionen von WueDMS in vollem Umfang nutzen zu können, müssen wir individuell in den jeweiligen Abteilungen sehen, welche Gegebenheiten und Anforderungen bei der Nutzung im Raum stehen.

Prozessverbesserungen

Eine zentrale Anforderung ist die Verbesserung und Vereinfachung von Abläufen und Prozessen. Aber: ist ein Prozess automatisch besser, wenn er digitalisiert wurde? Möglich, aber dennoch unwahrscheinlich! Komplizierte Vorgänge mit unnötigen Schleifen, Unterschriften oder Freigaben werden per se nicht besser, wenn die Abfolge digital erfolgt. Dies führt eher dazu, dass Frust über die Software entsteht – sie sollte doch alles besser machen und jetzt ist alles im Zweifel noch komplizierter.

Was ist hier die Lösung? Eine Möglichkeit wäre, jeden Prozess zu überprüfen, zu bewerten und im Rahmen dieser Bewertung neu zu gestalten, bevor er digitalisiert wird. Man startet also zunächst ein Prozessoptimierungsprojekt. Im Rahmen des WueDMS Projekts ergäbe sich hier dann eine Schachtelung vom Projekt im Projekt. Nachteile sind hier eindeutig die Zunahme an Komplexität und der zusätzliche Zeitaufwand in einem ohnehin schon komplexen Projekt.

Im WueDMS Projekt werden wir deshalb einen Mittelweg gehen. Prozesse werden aufgenommen (sogenannter Ist-Prozess) und an Stellen, an denen es einfach und ohne großen Aufwand möglich ist, verbessert (sogenannter Soll-Prozess). In der Softwareentwicklung spricht man in diesem Zusammenhang gerne von low hangig fruits, d.h. alles was leicht erreichbar ist, kann umgesetzt werden. Große Prozessoptimierungen werden unabhängig vom WueDMS Projekt innerhalb des Prozessmanagements vorgenommen.

Zugriff zu allen benötigen Informationen

Grundsätzlich erleichtert uns die Digitalisierung von Dokumenten den Zugriff zu Informationen. Jedoch sind hierzu auch wieder bestimmte Voraussetzungen zu schaffen, um den Zugriff zu Informationen im WueDMS optimal zu gestalten.

Bevor Dokumente in WueDMS übertragen werden, sollten die Abteilungen klären, welche Dokumente ins DMS überführt werden und welche Dokumente ggf. aus bestimmten Gründen noch auf anderen Ablageorten verbleiben müssen. Ebenfalls sollte eine konkrete Ablagestruktur auf Grundlage des Aktenplans entworfen werden. Diese kann dann ins WueDMS übernommen werden. Die Volltextsuche in WueDMS kann zwar auch Begriffe aus den Inhalten Ihrer Dokumente finden, dennoch lohnt es sich, die Dokumente im DMS mit eindeutigen Titeln zu versehen. Hierdurch kann das gesuchte Dokument einfacher in der Trefferliste identifiziert werden.

Verbesserter Informationsfluss

Um den Informationsfluss zu verbessern, ist es notwendig im Rahmen der gemeinsamen Einführung von digitalen Workflows (d.h. softwaregestützten Arbeitsabläufen) miteinander zu sprechen. Wie schon beim Thema Prozesse erwähnt, kann es problematisch werden vorhandene Workflows in ihrer Ursprungsform zu digitalisieren. Gerade bei abteilungsübergreifenden Workflows ist es daher wichtig, diese gemeinsam mit den Beteiligten durchzusprechen und eine digitalisierbare Version des Workflows zu entwerfen. Dann sind die Mitarbeitenden gewappnet und wissen was zu tun ist, wenn plötzlich eine neue Aufgabe auf ihrer WueDMS-Startseite erscheint.

Fazit: WueDMS bietet uns viele Möglichkeiten in Zukunft besser arbeiten zu können. Um die Funktionen von WueDMS optimal nutzen zu können, müssen wir in den einzelnen Abteilungen und Organisationseinheiten jedoch auch einige Arbeit in die aktuelle Dokumentenhaltung, Prozesse und die Kommunikation untereinander investieren.

Haben Sie Fragen zur Einführung von WueDMS? Stellen Sie uns diese gerne über wuedms@uni-wuerzburg.de