Was ist ein DMS?

Ein Dokumentmanagementsystem (kurz: DMS) verwahrt elektronische Dokumente mit Untersützung einer Datenbank. Da es sich um die Verwaltung von Dokumenten handelt, wird zum Teil auch der Begriff "Schriftgutverwahrung" genutzt. Das Dokumentenmanagement dient zur gemeinsamen Bearbeitung von Akten: Überarbeitungsstände werden mithilfe von Versionen abgebildet, Arbeitsabläufe können über Fristen und automatische Wiedervorlagen unterstützt werden.

Ab Ende 2026 arbeiten wir, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralverwaltung der Universität Würzburg, mit WueDMS.

WueDMS - was ist damit möglich?

Digitale Informationen können mit der Einführung von WueDMS flexibel von überall - egal, ob unterwegs, im Büro oder im Homeoffice - abgerufen und bearbeitet werden. Informationen und Dokumente sind nun leichter auffindbar und Verfahrensstände transparent abrufbar; zielführende Strukturen für ein dauerhaftes Prozessmanagement sind damit geschaffen. Durch kontinuierliche Analyse und Optimierung gestalten wir unsere Prozesse und Arbeitsweisen fortlaufend effizienter: Gemeinsam bringen wir die Universität Würzburg so Schritt für Schritt in die digitale Zukunft.

Wie funktioniert WueDMS?

In WueDMS greifen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralverwaltung durch Recherche auf einen digitalen Aktenplan und ein digitales Archiv zu, wo von nun an E-Mails, Scans und Fachverfahren zugänglich sind. Die jeweiligen Vorgänge können im System sodann bearbeitet werden, geprüft, freigegeben und an andere Personen verteilt werden.