Was sind Funktionalitäten des DMS?

WueDMS bietet zukünftig viele umfangreiche Funktionalitäten, um den Arbeitsalltag zu erleichtern und effizienter zu gestalten:

WueDMS kann mit folgenden Basis-Funktionalitäten in einem Einführungsprojekt angeboten werden:

• Aktenplan-Navigation
• Anlage von Akten im Aktenplan
• Anlage von Vorgängen im Aktenplan
• Ablage von Dokumenten (allgemeines Schriftgut) in Vorgängen
• Bearbeiten der Eigenschaften eines abgelegten Dokuments
• Volltextsuche nach Dokumenten
• Eigenschaftensuche nach Akten, Vorgängen und Dokumenten
• Erstellen eines PDF-Dokumentes zur Ansicht
• Extraktion des Volltextes aus jedem Dokument
• Vererbung der Eigenschaft "Aktenkennzeichen" auf Vorgänge
• Vererbung der Eigenschaft "Vorgangskennzeichen" auf Dokumente
• Änderung des Freigabestatus eines Dokuments
• Versionierung eines Dokuments
• Lokales Bearbeiten eines Office-Dokumentes über d3.one
• Erstellen eines Word-Dokuments in einem Vorgang aus einer bereitgesetellten Vorlage
• Nutzung des standardisierten Basis-Workflows

Die Annahme der Projektgruppe ist dabei, dass viele (Standard-)Aufgaben bereits mit diesen Basisfunktionalitäten erledigt werden können. Weitere Funktionalitäten können unter Abstimmung mit dem Projektteam (wuedms@uni-wuerzburg.de) zu einem späteren Zeitpunkt ausgearbeitet werden.

Finale Dokumente befinden sich in einem revisionssicheren digitalen Archiv. Eine Bearbeitung ist dann anhand einer Versionierung möglich. Die Dokumente werden je nach gesetzlichen Auflagen für einen zuvor definierten Zeitraum gespeichert und danach automatisch gelöscht. Zur Recherche von Dokumenten können Dokumenteneigenschaften, der enthaltene Text oder die direkte Auswahl im Aktenplan genutzt werden.

Zentrale Geschäftsprozesse werden im WueDMS als elektronische Workflows abgebildet. Dadurch können die wichtigsten Abläufe automatisiert und der Arbeitsfortschritt transparent dargestellt werden. Die Arbeitsabläufe sind nach einer festzulegenden Reihenfolge von Arbeitsschritten und Zuständigkeit durch Prozessbeteiligte im DMS definiert - von der Erstellung des Dokuments, über die Prüfung und Freigabe bis hin zur revisionssicheren Archivierung.

WueDMS ermöglicht das Arbeiten mit sich verändernden Dokumenten. Neben der Abbildung von Versionsständen, ist auch der Dokumenten-Status (Bearbeitung/Freigabe/Gelöscht/Archiviert) ersichtlich. Fristen und Wiedervorlagen unterstützen dabei auch die Arbeitsabläufe.

Nun ist es möglich, eine optimierte, themenspezifische Suche durchzuführen. Die Suche zielt dabei nicht nur auf die Dokumenten-Titel ab, sondern berücksichtigt dabei auch den Textinhalt des jeweiligen Dokuments.

Die Universität Würzburg nutzt bereits umfangreich die Systeme von SAP, HISinOne und Microsoft. Mit der Einführung von WueDMS ist es möglich, direkt aus den jeweiligen Systemen heraus eine Dokumentenablage durchzuführen, ohne dass die Dokumente an anderen Orten zwischengespeichert werden müssen.

In den Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, Outlook, etc.) wird es zukünftig durch ein Add-In möglich sein, Dokumente direkt in WueDMS abzulegen - alternativ ist es auch möglich, direkt im DMS ein Dokument zu bearbeiten, insofern der passende Dokumenttyp (Word-Dokument, PowerPoint-Präsentation, Excel-Tabelle) gegeben ist.