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WueDMS

Was ist WueDMS?

Ein Dokumentmanagementsystem (kurz: DMS) verwahrt elektronische Dokumente mit Untersützung einer Datenbank. Da es sich um die Verwaltung von Dokumenten handelt, wird zum Teil auch der Begriff "Schriftgutverwaltung" genutzt. Das Dokumentenmanagement dient zur gemeinsamen Bearbeitung von Akten: Überarbeitungsstände werden mithilfe von Versionen abgebildet, Arbeitsabläufe können über Fristen und Workflows unterstützt werden.

Seit Mitte 2023 arbeiten wir, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralverwaltung der Universität Würzburg, mit WueDMS.

WueDMS - Was ist damit möglich?

Digitale Informationen können mit der Einführung von WueDMS flexibel von überall - egal, ob unterwegs, im Büro oder im Homeoffice - abgerufen und bearbeitet werden. Informationen und Dokumente sind nun leichter auffindbar und Verfahrensstände transparent abrufbar; zielführende Strukturen für ein dauerhaftes Prozessmanagement sind damit geschaffen. Durch kontinuierliche Analyse und Optimierung gestalten wir unsere Prozesse und Arbeitsweisen fortlaufend effizienter: Gemeinsam bringen wir die Universität Würzburg so Schritt für Schritt in die digitale Zukunft. Das DMS bietet für die JMU folgende Vorteile:

Wie funktioniert WueDMS?

In WueDMS greifen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralverwaltung auf einen zentralen Ablageort für Sachakten im Aktenplan und individuelle Fallakten zu. Die Ablage in Sachakten und Vorgängen ermöglicht die Ablage von Schriftgut in unterschiedlichen Formaten. So können E-Mails, Scans und Fachverfahren zentral und revisionssicher gesichert werden. Die angelegten Akten und Vorgänge können im System bearbeitet werden, geändert oder auch abteilungsübergreifend freigegeben werden. So können Standardprozesse und abteilungsübergreifende Angelegenheiten in WueDMS digital bearbeitet werden. Papierdokumente und Papierpost lassen sich durch Aufgaben und Workflows im System einfach ersetzen.

 

WueDMS Funktionalitäten im Überblick

WueDMS kann mit folgenden Basis-Funktionalitäten in einem Einführungsprojekt angeboten werden:

  • Aktenplan-Navigation
  • Anlage von Akten im Aktenplan
  • Anlage von Vorgängen im Aktenplan
  • Ablage von Dokumenten (allgemeines Schriftgut) in Vorgängen
  • Bearbeiten der Eigenschaften eines abgelegten Dokuments
  • Volltextsuche nach Dokumenten
  • Eigenschaftensuche nach Akten, Vorgängen und Dokumenten
  • Erstellen eines PDF-Dokumentes zur Ansicht
  • Extraktion des Volltextes aus jedem Dokument
  • Vererbung der Eigenschaft "Aktenkennzeichen" auf Vorgänge
  • Vererbung der Eigenschaft "Vorgangskennzeichen" auf Dokumente
  • Änderung des Freigabestatus eines Dokuments
  • Versionierung eines Dokuments
  • Lokales Bearbeiten eines Office-Dokumentes über d3.one
  • Erstellen eines Word-Dokuments in einem Vorgang aus einer bereitgesetellten Vorlage
  • Nutzung des standardisierten Basis-Workflows

Die Annahme der Projektgruppe ist dabei, dass viele (Standard-)Aufgaben bereits mit diesen Basisfunktionalitäten erledigt werden können. Weitere Funktionalitäten können unter Abstimmung mit dem Projektteam (wuedms@uni-wuerzburg.de) zu einem späteren Zeitpunkt ausgearbeitet werden.

Finale Dokumente befinden sich in einem revisionssicheren digitalen Archiv. Eine Bearbeitung ist anhand einer Versionierung möglich. Die Dokumente werden je nach gesetzlichen Auflagen für einen zuvor definierten Zeitraum gespeichert und danach automatisch ans Archiv zur Aufbewahrung oder Löschung übergeben. Zur Recherche von Dokumenten können Dokumenteneigenschaften, der enthaltene Volltext oder die direkte Auswahl im Aktenplan genutzt werden.

Zentrale Geschäftsprozesse werden im WueDMS als elektronische Workflows abgebildet. Dadurch können die wichtigsten Abläufe automatisiert und der Arbeitsfortschritt transparent dargestellt werden. Die Arbeitsabläufe sind nach einer festzulegenden Reihenfolge von Arbeitsschritten und Zuständigkeit durch Prozessbeteiligte im DMS definiert - von der Erstellung des Dokuments, über die Prüfung und Freigabe bis hin zur revisionssicheren Archivierung.

WueDMS ermöglicht das Arbeiten mit sich verändernden Dokumenten. Neben der Abbildung von Versionsständen, ist auch der Dokumenten-Status (Bearbeitung/Freigabe/Archiviert) ersichtlich. Fristen und Erinnerungen unterstützen dabei auch die Arbeitsabläufe.

Nun ist es möglich, eine optimierte, themenspezifische Suche durchzuführen. Die Suche zielt dabei nicht nur auf die Dokumenten-Titel ab, sondern berücksichtigt dabei auch den Textinhalt des jeweiligen Dokuments. Sie kann mit sämtlichen verfügbaren Metadaten verfeinert werden.

Die Universität Würzburg nutzt bereits umfangreich die Systeme von SAP, HISinOne und Microsoft. Mit der Einrichtung der vorhandenen Schnittstellen in WueDMS ist es möglich, direkt aus den jeweiligen Systemen heraus eine Dokumentenablage durchzuführen, ohne dass die Dokumente an anderen Orten zwischengespeichert werden müssen.

In den Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, Outlook, etc.) wird es zukünftig durch ein Add-In möglich sein, Dokumente direkt in WueDMS abzulegen - alternativ ist es auch möglich, direkt im DMS ein Dokument zu bearbeiten, insofern der passende Dokumenttyp (Word-Dokument, PowerPoint-Präsentation, Excel-Tabelle) gegeben ist.

Nachfolgend finden Sie Informationen zu den aktuellen Gesetzesgrundlagen im Zusammenhang mit elektronischer Verwaltung, eAkten und Dokumentenmanagementsystemen.

Gesetzliche Grundlage für das WueDMS

Im Jahr 2014 hat das Bundeskabinett das vom Bundesministerium des Innern vorgelegte Programm "Digitale Verwaltung 2020" beschlossen. Wichtiger Bestandteil ist der Aufbau einer „effizienten elektronischen Verwaltungsarbeit“. Danach werden alle Behörden mit Bundesaufgaben verpflichtet, elektronische Akten bis zum Jahr 2020 einzuführen.

"Das E-Government-Gesetz des Bundes legt fest, dass die digitale Akte den Standards der Papierakte (mindestens) entsprechen muss. Dort heißt es in § 6 Elektronische Aktenführung:

,Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. (...) Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden.'

Gebot der Aktenmäßigkeit

,Der nicht gesetzlich normierte Grundsatz ordnungsgemäßer Aktenführung umfasst die Pflicht der Behörde zur objektiven Dokumentation des bisherigen wesentlichen sachbezogenen Geschehensablaufs und folgt aus dem Rechtsstaatsprinzip, da nur eine geordnete Aktenführung einen rechtsstaatlichen Verwaltungsvollzug mit der Möglichkeit einer Rechtskontrolle durch Gerichte und Aufsichtsbehörden ermöglicht.

Hieraus ergibt sich die Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung, Akten zu führen (Gebot der Aktenmäßigkeit)…‘

Gebot der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit

Die (Vorgangs-)Akte muss alle Dokumente enthalten. Eine hybride Aktenführung (elektronische und Papierdokumente parallel) ist in der Regel nicht zulässig.

,Eine elektronische Akte ist eine logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Vorgänge und/oder Dokumente, die alle bearbeitungs- und aktenrelevanten E-Mails, sonstigen elektronisch erstellten Unterlagen sowie gescannten Papierdokumente umfasst und so eine vollständige Information über die Geschäftsvorfälle eines Sachverhalts ermöglicht. Die elektronische Akte ersetzt auf diese Weise die Aktenführung auf Papierbasis.

[Somit besteht die] (…) Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung, (…) alle wesentlichen Verfahrenshandlungen vollständig und nachvollziehbar abzubilden.‘

Gebot wahrheitsgetreuer Aktenführung

,[Beinhaltet die] (…) Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung, (…) diese [Vorgänge und Informationen] wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen. Umgekehrt folgt aus dieser Pflicht das grundsätzliche Verbot der nachträglichen Entfernung und Verfälschung von rechtmäßig erlangten Erkenntnissen und Unterlagen aus den Akten (Sicherung von Authentizität und Integrität).‘

Gebot langfristiger Sicherung

,[Beschreibt die] (…) Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung, (…) den Aktenbestand langfristig zu sichern. Diese Grundsätze gelten auch für die auf IT gestützte elektronische Aktenführung. Die elektronische Akte ist daher auf Datenträgern zu führen, die ermöglichen, dass ihr Inhalt wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand unbefugt geändert oder gelöscht werden kann. Die Daten müssen zudem bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist gespeichert werden können. Daneben ist unter Datenschutzaspekten die Vertraulichkeit (und gegebenenfalls Löschbarkeit) der Daten zu gewährleisten. Nicht zuletzt ist die Verkehrsfähigkeit sicherzustellen und dass die Inhalte in vertretbarer Zeit verfügbar sind und lesbar gemacht werden können. Dies kann die sichere Portierung und Konvertierung aufgrund der begrenzten Haltbarkeit der Trägermedien oder Datenformate auf aktuelle Datenträger oder Datenformate beinhalten.‘"

(Steinbrecher, Wolf (2020): Agile Einführung der E-Akte mit Scrum, Springer Berlin/Heidelberg)

E-Government-Gesetz § 6 E-GovG

Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften (E-Government-Gesetz – EGovG) vom 25.07.2013, BGBl 43/2013 vom 31.07.2013

Art. 20 Digitale Verfahren als Regelfall

„(1) 1Staatliche Behörden sollen geeignete Verwaltungsverfahren oder abtrennbare Teile davon in der Regel digital durchführen. 2Digital durchgeführte Verfahren sind von den staatlichen Behörden nutzerfreundlich im Sinne des Art. 10 zu gestalten. 3Art. 12 bleibt unberührt.

Art. 33 Digitale Akten

(1) 1Die staatlichen Behörden sollen, Landratsämter und sonstige Behörden können, ihre Akten digital führen. 2Die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sind zu wahren. 3Die verarbeiteten Daten sind vor Informationsverlust sowie unberechtigten Zugriffen und Veränderungen zu schützen.

(2) Nutzt eine Behörde die digitale Aktenführung, soll sie Akten, Vorgänge und Dokumente gegenüber anderen Behörden unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen digital übermitteln.

(3) 1Papierdokumente sollen in ein digitales Format übertragen und gespeichert werden. 2Sie können anschließend vernichtet werden, soweit keine entgegenstehenden Pflichten zur Rückgabe oder Aufbewahrung bestehen. 3Bei der Übertragung ist nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die digitale Fassung mit dem Papierdokument übereinstimmt.“

(Gesetz über die Digitalisierung im Freistaat Bayern (Bayerisches Digitalgesetz – BayDiG) vom 22. Juli 2022 (GVBl. S. 374) BayRS 206-1-D

Art. 2 Anwendung der Verordnung (EU) 2016/679

1Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch öffentliche Stellen gelten vorbehaltlich anderweitiger Regelungen die Vorschriften der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) auch außerhalb des sachlichen Anwendungsbereichs des Art. 2 Abs. 1 und 2 DSGVO. 2Die Art. 30, 35 und 36 DSGVO gelten nur, soweit die Verarbeitung automatisiert erfolgt oder die Daten in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen.“

(Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) vom 15. Mai 2018 (GVBl. S. 230) BayRS 204-1-I)

Art. 7 Besondere automatisierte Verfahren (zu Art. 6 Abs. 3, Art. 26 DSGVO)

„(1) [...] 1. [D]er Abruf aus Datenbeständen erfolgt, die jedermann ohne oder nach besonderer Zulassung zur Benutzung offen stehen, oder
2. das Verfahren die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen und die Aufgaben der beteiligten Stellen angemessen berücksichtigt.

2Für Abrufe nach Satz 1 Nr. 2
1. trägt der Empfänger die Verantwortung für die Zulässigkeit des einzelnen Abrufs,
2. hat die einrichtende Stelle zu gewährleisten, dass die Übermittlung personenbezogener Daten zumindest durch geeignete Stichprobenverfahren festgestellt und überprüft werden kann; sie prüft die Zulässigkeit der Abrufe nur, wenn dazu Anlass besteht.

(2) 1Die Einrichtung automatisierter Verfahren, die mehreren öffentlichen Stellen die Verarbeitung personenbezogener Daten in einem Datenbestand ermöglichen sollen oder bei denen die beteiligten öffentlichen Stellen sich wechselseitig Zugriffe auf die gespeicherten personenbezogenen Daten ermöglichen sollen, ist zulässig, soweit dies unter Berücksichtigung der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen und der Aufgaben der beteiligten Stellen angemessen ist und durch technische und organisatorische Maßnahmen Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen vermieden werden können. 2Verfahren nach Satz 1, die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen beinhalten können, sind nur zulässig, wenn sie durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes eingerichtet werden.“

(Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) vom 15. Mai 2018 (GVBl. S. 230) BayRS 204-1-I)

Siehe u.a. § 19 DSGVO

„Der Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden zum Zwecke der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung, einschließlich des Schutzes vor und der Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit, sowie der freie Verkehr dieser Daten sind in einem eigenen Unionsrechtsakt geregelt. Deshalb sollte diese Verordnung auf Verarbeitungstätigkeiten dieser Art keine Anwendung finden. Personenbezogene Daten, die von Behörden nach dieser Verordnung verarbeitet werden, sollten jedoch, wenn sie zu den vorstehenden Zwecken verwendet werden, einem spezifischeren Unionsrechtsakt, nämlich der Richtlinie (EU) 2016/680 des Europäischen Parlaments und des Rates (1) unterliegen. Die Mitgliedstaaten können die zuständigen Behörden im Sinne der Richtlinie (EU) 2016/680 mit Aufgaben betrauen, die nicht zwangsläufig für die Zwecke der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung, einschließlich des Schutzes vor und der Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit, ausgeführt werden, so dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für diese anderen Zwecke insoweit in den Anwendungsbereich dieser Verordnung fällt, als sie in den Anwendungsbereich des Unionsrechts fällt. In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch diese Behörden für Zwecke, die in den Anwendungsbereich dieser Verordnung fallen, sollten die Mitgliedstaaten spezifischere Bestimmungen beibehalten oder einführen können, um die Anwendung der Vorschriften dieser Verordnung anzupassen. In den betreffenden Bestimmungen können die Auflagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch diese zuständigen Behörden für jene anderen Zwecke präziser festgelegt werden, wobei der verfassungsmäßigen, organisatorischen und administrativen Struktur des betreffenden Mitgliedstaats Rechnung zu tragen ist. (…)“

(VERORDNUNG (EU) 2016/679 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung)

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