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Intern
    WueDMS

    Projektgremien

    Projektgruppe

    Die Projektgruppe entspricht der Arbeitsgruppe des Projekts und setzt sich aus Projektleitung, Projektmanagement, Systembetreuung des WueDMS-Systems und Vertretern der Organisationseinheit, die das DMS einführt, zusammen.

    Deren Aufgaben sind unter anderem:

    • Einführung und Schulung des WueDMS
    • Analyse der Ist-Prozesse
    • Entwerfen der Soll-Prozesse
    • Begleitung und Testing der modellierten Workflows

    Die Projektgruppe wird hier durch das Projektbüro im Referat A.3 unterstützt.

    WueDMS-Forum

    Im Turnus von vier Wochen findet das WueDMS-Forum, angehängt an die Runde der Abteilungs- und Stabsstellenleitungen, statt.

    Teilnehmer:innen sind die Abteilungs- und Stabsstellenleitungen, die Mitglieder der Projektgruppe sowie weitere Personen nach Bedarf und Interesse. Aufgaben sind unter anderem:

    • Information bzw. Austausch über den Stand des Projekts
    • Diskussion Ausgewählter Aspekte
      • Aufnahme von Hinweisen und Vorschlägen an die Steuerungs-/Projektgruppe
      • Darstellung von Praxisbeispielen
      • Teilnahme externer Gäste, z.B. aus Projekten an anderen Hochschulen

    WueDMS-Café

    Das WueDMS-Café findet in Form eines Treffens, angelehnt an die Lean Coffee-Methode, statt.

    In einer zwanglosen Umgebung sollen Diskussion auf Augenhöhe, ohne Berücksichtigung von Hierarchien, gefördert werden. Darüber hinaus gestaltet sich das Format relativ simpel und ohne große Vorbereitung. Ebenso ist keine feste Dauer des Meetings angesetzt, es geht prinzipiell um den regelmäßigen Austausch zu Fragen und Anregungen bezüglich des WueDMS-Projekts.

    Das Lean-Coffee-Format läuft hierbei in drei Phasen ab:

    1. Themen/Fragen aufschreiben: Welche Themen beschäftigen Sie im Rahmen des WueDMS-Projekts, gibt es konkrete Anliegen Ihrer Abteilung, die Sie in der Gruppe diskutieren möchten?
    2. Stimmabgabe (Voting): Welches Thema ist für Sie am relevantesten? Hier dürfen Sie drei Punkte vergeben für Themen, die Ihnen wichtig sind.
    3. Thema/Frage auswählen: Das Thema/die Frage mit den meisten Stimmen wird zuerst diskutiert - Ziel ist es, gemeinsam einen Lösungsansatz zu finden.

    Die vergangenen und aktuellen Präsentationen aus den WueDMS-Foren sowie den WueDMS-Cafés finden Sie unter Projektpräsentationen.