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    Im Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit finden Sie ein umfangreiches Glossar des Bundesministeriums des Inneren, für Bau und Heimat.

    Glossar elektronische Verwaltung

    WueDMS Glossar

    In unserem Glossar finden Sie Begriffserklärungen rund um das Projekt WueDMS. Fehlt Ihnen etwas? Melden Sie sich gerne beim WueDMS Support.

    Eine Einheit aus Elementen und beschreibenden Eigenschaften. Elemente einer Akte können Dokumente und/oder Akten sein.

    Akten können weiterhin unterschieden werden nach ihrer Aktenart (z.B. Sachakte, Kundenakte, Personalakte).

    Sachakten: Eine Sachakte ist eine Akte, die nach sachlichen oder inhaltlichen Kriterien aufgebaut ist und im Unterschied zur Fallakte alle Vorgänge sowie Dokumente nach einem sachlichen Merkmal gliedert, beispielsweise Akte zum Bau eines Flughafens. Die Sachakte ist typisch für teilstrukturierte Prozesse.

    Fallakten: Fallakten sind im Unterschied zur Sachakte verfahrensgleiche, einheitlich aufgebaute Akten, die sich häufig nur an einem formalen Merkmal unterscheiden, beispielsweise Anfangsbuchstaben des Familiennamens der Antragsteller. Sie sind typisch für strukturierte Massenverfahren z.B. Bußgeld, Sozialhilfe. 

    Das Aktenzeichen wird zur eindeutigen Kennzeichnung einer Akte verwendet.

    „Ein Aktenplan regelt die systematische Ordnung des gesamten Schriftguts einer Behörde. Er dient dazu, das Schriftgut übersichtlich, nachvollziehbar und wirtschaftlich zu ordnen. Er ist damit wesentlicher Bestandteil einer ordnungsgemäßen Schriftgutverwaltung. Die Qualität des Aktenplans bestimmt wesentlich die Leistungsfähigkeit der Schriftgutverwaltung und ist damit Voraussetzung für effizientes Verwaltungshandeln.

    Der Aktenplan bildet einen Ordnungsrahmen für das gesamte Informationsmanagement, der auf die behördlichen Geschäftsprozesse ausgerichtet ist, bewahrt im Gegensatz zu anderen Recherchesystemen den Kontext der einzelnen Dokumente und Vorgänge im Aktenzusammenhang, ermöglicht einen zielgerichteten und schnellen Zugriff auf Informationen, ermöglicht eine bearbeiter*innenunabhängige Bildung und Registrierung von Akten, unterstützt den Prozess der Aussonderung und Archivierung.“ (Landesarchiv NRW 2012 – Version 1.0, S. 1–2)

    mehr Informationen zum Aktenplan der Universität Würzburg

    Ein Status für Elemente in WueDMS. In diesem Status gilt das Element als archiviert. Der Anwender kann keine Änderung an den Inhalten des Elements vornehmen.

    Das Dokument stellt die kleinste logische Einheit eines Vorgangs dar und kann aus einem oder mehreren Einzelobjekten (Schriftstücke, z.B. PDF- oder Office-Dateien, Bilder) bestehen.                                    

    Dokumentart: Beschreibt den Typus eines Dokuments (z.B. Rechnung, Lieferschein) und definiert damit die zur Verfügung stehenden Eigenschaften (z.B. Rechnungsnummer, Lieferscheinnummer).

    Der Begriff Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet ein IT-Verfahren zum Speichern, Verwalten und Verfolgen von elektronischen Dokumenten und elektronischen Bildern von papierbasierten Informationen, die durch die Verwendung eines Dokumentenscanners erfasst werden.

    E-Government ist der Einsatz elektronischer Informationstechnologien, um die Services der Behörden für Bevölkerung und Unternehmen einfach und schnell zugänglich zu machen. E-Government dient dem Informationsaustausch zwischen Behörden und der Bevölkerung sowie Unternehmen, aber auch zwischen und innerhalb von Behörden. Das kann der Austausch von Formularen, Informationen oder Akten sein, das Stellen oder Bearbeiten eines Antrags oder einfach nur der Blick auf die Internetseite einer Behörde, um sich über Öffnungszeiten oder benötigte Formulare zu informieren.

    Ein Merkmal, das ein Allgemeines Schriftgut oder eine Akte kompakt beschreibt.

    Allgemeine Eigenschaften: Eigenschaften, die jedes Dokument oder Akte besitzt, unabhängig von der Dokumentart oder Aktenart.

    Erweiterte Eigenschaft: Frei zu definierende, zusätzliche Eigenschaft, mit der ein Allgemeines Schriftgut oder eine Akte beschrieben werden kann.

    In Einführungsprojekten

    1. werden die Beschäftigten einer OE in den Basisfunktionalitäten geschult und setzen WueDMS in ihrer täglichen Arbeit ein oder
    2. identifizieren die an einem Vorgang beteiligten Beschäftigten einen Anwendungsfall und setzen diesen in WueDMS mit den Basisfunktionalitäten um.
    3. werden die Varianten 1. und 2. miteinander kombiniert.

    Einführungsprojekte beziehen sich ausschließlich auf Dokumente, die im Aktenplan verortet werden können, da nur so ein schneller Einstieg möglich ist. In Einführungsprojekten wird mit den Standard-Funktionalitäten des Aktenplanmoduls gearbeitet. Es werden Sachakten, ggf. mit dem Basis-Workflow, im System gepflegt. Im Rahmen der Einführungsprojekte erhalten alle Beschäftigten einer OE Zugang zum System und lernen die Standard-Funktionalitäten für ihre Bereiche anzuwenden. Mit der Produktivnahme werden Einführungsprojekte abgeschlossen. 

    Die Einführungsprojektgruppe einer OE besteht aus der Leitung der OE, den Testanwenderinnen sowie jeweils einem Mitglied der Systembetreuung und des Projektmanagements. Die Einführungsprojektgruppe entwickelt gemeinsam das Vorgehen und die Umsetzung des Einführungsprojekts. 

    In der elektronischen Akte werden sachlich zusammengehörige oder verfahrensgleiche Vorgänge elektronisch zusammengefasst. Die elektronische Akte enthält alle Unterlagen, die eine vollständige Information über einen Sachverhalt ermöglichen, in elektronischer Form. Dazu können z. B. elektronisch erstellte Unterlagen, E-Mails aber auch gescannte Papierdokumente gehören. Mit der elektronischen Akte können Medienbrüche reduziert werden. Ziel ist, einen Vorgang von der Entstehung bis zur Archivierung durchgehend elektronisch zu dokumentieren. Informationen zum Thema elektronische Akten können Sie dem Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit entnehmen.

    Erweiterungsprojekte umfassen komplexere Vorhaben, die über die Basisfunktionalitäten hinausreichen, wie z. B. die Bearbeitung von Fallakten, die Anbindung von Drittsystemen, die Implementierung komplexer JMU-spezifischen digitalen Workflows oder die Integration mit SAP- und HISinOne.

    Ein Status für Elemente. In diesem Status kann der Anwender keine Änderungen an den Inhalten vornehmen.

    Informationen werden über verschiedene Medien übertragen, z. B. Telefon, Fax, E-Mail, auf Papier oder als elektronische Datei. Wenn bei der Übertragung einer Information das Medium gewechselt wird, spricht man von einem Medienbruch. Das ist z. B. der Fall, wenn eine Einzelperson ein Formular aus dem Internet herunterlädt, ausdruckt, von Hand ausfüllt (oder zwar elektronisch ausfüllt, aber dann doch ausdruckt, um es zu unterschreiben), per Post an eine Behörde verschickt, der Mitarbeitende vor Ort die in dem Formular enthaltenen Daten manuell in ein elektronisches System eingibt, der Bescheid maschinell erstellt wird, dann ausgedruckt und per Post an die Einzelperson verschickt wird. Medienbrüche verlangsamen den Informationsfluss und die -verarbeitung. Sie sind eine potenzielle Fehlerquelle und verursachen zusätzliche Kosten.

    Pilotprojekte sind die Projekte der Stabsstelle ZV-IT und des Referats A.3. In diesen wird das Vorgehen zur Einführung technisch und organisatorisch getestet.

    Testanwenderinnen oder Testanwender, die mindestens für die Dauer eines Einführungsprojekts benannt werden, erhalten eine Schulung in den WueDMS-Basisfunktionalitäten und Zugang zu einem WueDMS-Testsystem. Sie erschließen die Potenziale und Herausforderungen von WueDMS für ihre OE, identifizieren Anwendungsfälle und entwickeln Vorschläge für die Umsetzung.

    Der Zustand eines allgemeinen Schriftguts oder einer Akte inklusive der Eigenschaften zu einem bestimmten Zeitpunkt.

    Der Vorgang ist die kleinste Sammlung von zusammengehörenden Dokumenten aus der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls. Er ist eine Teileinheit einer Akte und gibt den formalen, inhaltlichen Rahmen der enthaltenen Dokumente hierarchisch vor.

    Die Schlussverfügung "Wiedervorlage" gibt den Zeitpunkt an, zu dem Dokumente der bearbeitenden Person für die weitere Bearbeitung wieder vorzulegen sind. Bei elektronischer Vorgangsbearbeitung erfolgt die Wiedervorlage automatisch.

    Die ZdA-Verfügung ist eine Schlussverfügung. Die Dokumente sind zu der entsprechenden Akte bzw. zu dem entsprechenden Vorgang in der Akte zu nehmen. Durch die ZdA-Verfügung wird der Vorgang abgeschlossen.

    Mit der ZdA-Verfügung beginnt die Aufbewahrungsfrist. Dies beschreibt den Zeitraum, in dem Schriftgut noch für einen Bearbeitungsrückgriff bereitzuhalten ist. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgt die Aussonderung. Unter Aussonderung wird das Anbieten, Bewerten und Abgeben oder Vernichten von Schriftgut verstanden, das die Verwaltung für ihre laufende Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt.