Unsere Projektstandards
Standards für das Projektmanagement der JMU
Um den Erfolg der Projekte sicherzustellen, müssen einige Grundregeln beachtet werden, die in den JMU-Standards für erfolgreiches Projektmanagement zusammengefasst sind.
Wenn Sie ein Projekt leiten oder eine leitende Funktion innerhalb eines größeren Projekts innehaben, müssen Sie die notwendige Erfahrung im Projektmanagement mitbringen oder vorher Projektmanagementkenntnisse erwerben. Das Projektbüro kann Ihnen dazu geeignete Weiterbildungskurse empfehlen.
Als Projektleiter erstellen Sie zusammen mit dem Auftraggeber den Projektauftrag. Dieser ist die Basis für die Projektdurchführung. Aufgeführt werden die Rahmenbedingungen und die Gründe warum dieses Projekt durchgeführt wird. Welche Ergebnisse mit der Umsetzung erreicht werden, sind ebenso beschrieben wie die Dauer des Projekts. Es ist ersichtlich welche Personen an diesem Projekt mit den zu erledigenden Aufgaben arbeiten. Aufgeführt werden außerdem die wichtigsten Risiken in diesem Projekt.
Im Verlauf des Projektes verliert man sich leicht in den Details der zu bearbeitenden Sachfragen. Nutzen Sie daher die verschiedenen Planungsinstrumente (z. B. Grob- und Feinplanung mit Meilensteinen, Umfeldanalyse, Ressourcenplanung, Risikomanagement) zur fortlaufenden Überprüfung Ihres Projektfortschritts. Hierdurch sichern Sie nicht nur fortlaufend die Qualität Ihres Projekts, sondern können auch rechtzeitig Anpassungen an Ihrem Projekt vornehmen. In den Reflexionssitzungen sollten Sie gemeinsam mit dem Projektteam jenseits der alltäglichen Arbeit die Zusammenarbeit und Organisation im Projekt reflektieren.
Nutzen Sie zur Durchführung und Organisation von Projekten Instrumente wie die Rollierende Planung, Projektteamsitzungen und Statusberichte.
Je komplexer ein Projekt aufgebaut ist, desto wichtiger ist es, dass Sie die Rollen und Aufgaben aller Beteiligten klar definieren, dokumentieren und kommunizieren. Eine genaue Abgrenzung der Verantwortlichkeiten hilft den Beteiligten, ihren Platz im Projekt auszufüllen und zu erkennen, mit wem zusammengearbeitet werden muss. Zwischen den Projektbeteiligten bestehen inhaltliche und zeitliche Abhängigkeiten, die Sie im Projektverlauf berücksichtigen müssen.
Die Erfahrungen aus den diversen Projekten können Sie jederzeit wieder für andere Projekte nutzen. Alle Projektphasen und Ergebnisse werden schriftlich dokumentiert. Dokumentieren sollten Sie neben dem Projektauftrag und dem Projektstrukturplan die daraus resultierenden Arbeitspakete, sowie einen Projektablaufplan (z.B. Gantt-Chart oder Balkendiagramm). Die erstellten Berichte und Protokolle aus den Gesprächsrunden geben Einblick in den Verlauf des Projekts und machen Sie auf kritische Situationen, sowie deren Lösungsansätze aufmerksam.
Als Projektleiter sind Sie für das Projektcontrolling während der Projektdurchführung verantwortlich. So können Sie mögliche Abweichungen frühzeitig erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen in die Wege leiten. Die Arbeitspakete und der Projektablaufplan dienen als Grundlage für das Controlling. Für die Umsetzung der Arbeitspakete sind die Arbeitspaketverantwortlichen zuständig. Als Projektleiter informieren Sie den Auftraggeber regelmäßig über den aktuellen Stand.
