Kommunikation
Ein wesentlicher Faktor für ein gelungenes Projekt ist neben der Planung und eigentlichen Projektarbeit auch die interne und externe Kommunikation. Die Organisation des Austauschs kommt im Wesentlichen der Projektleitung zu.
Um den Überblick über die Kommunikationsstrukturen im Projekt zu behalten hilft ein Kommunikationsplan, in dem festgehalten wird, wer wie häufig in welcher Weise über die Projektfortschritte und ‑ereignisse informiert wird.
Da die Projektmitarbeitenden in der Regel aus verschiedenen Abteilungen oder Stabsstellen kommen und somit räumlich meist getrennt sind, kommt der Projektkommunikation eine bedeutende Rolle für eine effektive Arbeit im Projekt zu. Um einen guten Informationsfluss zwischen den Projektmitarbeitenden zu gewährleisten, empfehlen sich klare Regeln, wie der Informationsaustausch stattfinden soll, damit die Projektmitarbeitenden zu allen Zeiten hinreichend informiert sind.
Die Kommunikation im Projekt ist aber nicht nur für die Erfüllung der Aufgaben relevant. Auch die Projektkultur und die Zusammenarbeit der Projektmitarbeitenden werden stark von der internen Kommunikation geprägt. Die Projektleitung hat hierbei die Aufgabe, für eine zuträgliche Arbeitsatmosphäre zu sorgen, mögliche Konflikte frühzeitig zu identifizieren und zu lösen und die Mitarbeitenden zu motivieren. Insbesondere da die Mitarbeitenden in der Regel zusätzlich ihre regulären Linienaufgaben bewältigen müssen, ist es notwendig, dass die Projektleitung das Projektteam zusammenhält und auf die Bearbeitung des Projektes fokussiert.
Kommunikation Projektleitung – Abteilungsleitung
Das Projektteam setzt sich in der Regel aus Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen oder Stabsstellen zusammen, die ihre Projektarbeit parallel zu ihren regulären Arbeiten verrichten. Die Projektmitarbeitenden befinden sich also in einer Matrixstruktur, bei der sie auf der einen Seite Teil der Linienorganisation sind und ihrer Abteilungsleitung/Stabsstellenleitung unterstellt sind und andererseits als Projektmitglied Aufgaben im Projekt übernehmen. Zusätzlich können die Ergebnisse des Projektes Einfluss auf die zukünftigen Aufgaben der Abteilungen/Stabsstellen haben. Darum ist eine regelmäßige Kommunikation mit den Abteilungsleitungen/Stabsstellenleitungen – die nicht Mitglied im Projektteam sind – unbedingt relevant um z.B.
- die reibungslose Bereitstellung von Personalressourcen zu gewährleisten,
- etwaige Arbeitsspitzen im Projekt bzw. in der Abteilung/Stabsstelle zu koordinieren und
- die Auswirkungen der Projektergebnisse zu kommunizieren.
Kommunikation mit Stakeholdern
Stakeholder sind Personen, die nicht direkt am Projekt beteiligt sind, auf die die Projektergebnisse jedoch Auswirkungen haben. Darum ist eine gute Kommunikation mit den Stakeholdern wichtig, um etwaigen Widerständen gegen das Projekt vorzubeugen. Relevant ist bei der Kommunikationsstrategie, inwieweit die Stakeholder vom Projekt betroffen sind, welche Interessen und welchen Einfluss sie haben. Diese Aspekte können sich im Laufe des Projektes ändern. Darum ist eine regelmäßige Analyse der Stakeholderinteressen sinnvoll.
Es empfiehlt sich eine proaktive Kommunikation mit den Stakeholdern, so dass nicht erst dann gehandelt wird, wenn Widerstand der Stakeholder sichtbar wird.
