Vermeintlich technische Fragen, die organisatorische sind

Seit September 2021 haben aus allen Abteilungen und Stabsstellen der Zentralverwaltung die Leitungen und Testanwenderinnen bzw. Testanwender Zugriff auf eine Testversion von WueDMS. Sie sind dort aktiv, erschließen sich die Oberfläche und Funktionsweisen und bereiten auf diese Weise das WueDMS-Einführungsprojekt für ihre Organisationseinheit vor.

Immer wieder erreichen uns aus diesem Kreis Fragen, die sich technisch anhören, aber nicht technisch zu beantworten sind. Wenn wir die Antwort geben, dass dieses Thema im Rahmen des Einführungsprojekts erörtert wird, ist dies für manche sicherlich frustrierend. Daher möchte ich ein kleines Beispiel skizzieren.

Digitale Unterschrift bzw. Signatur - eine vermeintlich technische Frage

Wenn der Posteingang und die Sachakte digital werden, was passiert dann mit Dokumenten, die bisher vom Sachbearbeiter oder der Referatsleiterin unterschrieben und als Papier in die Hauspost gingen? In der Tat erreichen uns viele Fragen, die für eine solche Situation anfragen, ob und wann ein Signaturmodul mit WueDMS einsatzfähig wäre, denn "Ausdrucken-Unterschreiben-Einscannen-Verschicken" wäre ja ein zusätzlicher Aufwand und ohnehin nicht mehr zeitgemäß.

Grundsätzlich bietet das Portfolio unseres Softwareanbieters eine Vielfalt an Lösungen, auch zum Thema Signaturen.  Alle über den Basisstandard hinausgehenden Anforderungen werden jedoch erst im Rahmen der Erweiterungsprojekte behandelt – noch nicht in den Einführungsprojekten. Mit dieser Antwort seitens der Projektgruppe wäre Ihnen aber wenig geholfen. Stattdessen sollte vor der technischen Lösungsfindung zunächst innegehalten und konkret überlegt werden, was eigentlich für den Prozess benötigt wird.

Viele organisatorische Fragen

Aus welchem Grund wurde bisher unterschrieben? Ging es darum, den oder die Absender/in zweifelsfrei identifizieren zu können? Steht eigentlich ein Freigabeprozess dahinter, der durch die Unterschrift des Freigebenden "dokumentiert" wurde? Oder ist eine Unterschrifterfordernis durch Gesetze oder Verordnungen gegeben?

Muss auf einem Antrag zur Dienstbefreiung wirklich die Unterschrift der Antragsteller/in und Vorgesetzten sein? Urlaubsanträge gehen doch auch mittlerweile digital. Wie sieht es mit Buchungsanordnungen aus? Diese Fragen sind nicht technisch, sondern organisatorischer Natur und können im Regelfall nur durch die Fachabteilung beantwortet werden.

Verschiedene Lösungsoptionen

Je nach Beantwortung dieser organisatorischen Fragen, könnte das Ausgangsproblem unterschiedlich gelöst werden. Einige der Lösungen sind bereits in den WueDMS-Basisfunktionalitäten enthalten und könnten im Einführungsprojekt problemlos eingeführt werden.

In WueDMS ist bereits ein Basis-Workflow enthalten, der für Genehmigungen, Kenntnisnahme, Durchsicht und Bearbeitung einsetzbar ist. Er kann direkt an einem Dokument gestartet werden und bis zu 20 Prozessschritte umfassen. Jeder Prozessschritt wird dabei unlöschbar und revisionssicher am Dokument mitprotokolliert. Über die Benutzerkennung ist eindeutig zuzuordnen, wer welchen Schritt getätigt hat. Empfänger eines Workflows können mit Ja, Nein, Rückfrage oder Weiterleitung reagieren.

Dies wäre die einfachste technische Lösung in WueDMS, die bereits im Einführungsprojekt umsetzbar ist. Ob der Basis-Workflow einsetzbar ist, muss allerdings organisatorisch entschieden werden.

An diesem Beispiel wurde gezeigt, wie sich hinter vermeintlich technischen Fragen oft zu einem großen Teil organisatorische Fragen verstecken. Diese nimmt die Projektgruppe auf und unterstützt Sie bei der Klärung im Rahmen des Einführungsprojekts