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    WueDMS

    Glossar

    Im Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit finden Sie ein umfangreiches Glossar des Bundesministeriums des Inneren, für Bau und Heimat.

    Glossar elektronische Verwaltung

    WueDMS Glossar

    In unserem Glossar finden Sie Begriffserklärungen rund um das Projekt WueDMS. Fehlt Ihnen etwas? Melden Sie sich gerne beim WueDMS Support.

    „Ein Aktenplan regelt die systematische Ordnung des gesamten Schriftguts einer Behörde. Er dient dazu, das Schriftgut übersichtlich, nachvollziehbar und wirtschaftlich zu ordnen. Er ist damit wesentlicher Bestandteil einer ordnungsgemäßen Schriftgutverwaltung. Die Qualität des Aktenplans bestimmt wesentlich die Leistungsfähigkeit der Schriftgutverwaltung und ist damit Voraussetzung für effizientes Verwaltungshandeln.

    Der Aktenplan bildet einen Ordnungsrahmen für das gesamte Informationsmanagement, der auf die behördlichen Geschäftsprozesse ausgerichtet ist, bewahrt im Gegensatz zu anderen Recherchesystemen den Kontext der einzelnen Dokumente und Vorgänge im Aktenzusammenhang, ermöglicht einen zielgerichteten und schnellen Zugriff auf Informationen, ermöglicht eine bearbeiter*innenunabhängige Bildung und Registrierung von Akten, unterstützt den Prozess der Aussonderung und Archivierung.“ (Landesarchiv NRW 2012 – Version 1.0, S. 1–2)

    mehr Informationen zum Aktenplan der Universität Würzburg

    Der Begriff Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet ein IT-Verfahren zum Speichern, Verwalten und Verfolgen von elektronischen Dokumenten und elektronischen Bildern von papierbasierten Informationen, die durch die Verwendung eines Dokumentenscanners erfasst werden.

    E-Government ist der Einsatz elektronischer Informationstechnologien, um die Services der Behörden für Bevölkerung und Unternehmen einfach und schnell zugänglich zu machen. E-Government dient dem Informationsaustausch zwischen Behörden und der Bevölkerung sowie Unternehmen, aber auch zwischen und innerhalb von Behörden. Das kann der Austausch von Formularen, Informationen oder Akten sein, das Stellen oder Bearbeiten eines Antrags oder einfach nur der Blick auf die Internetseite einer Behörde, um sich über Öffnungszeiten oder benötigte Formulare zu informieren.

    In Einführungsprojekten

    1. werden die Beschäftigten einer OE in den Basisfunktionalitäten geschult und setzen WueDMS in ihrer täglichen Arbeit ein oder
    2. identifizieren die an einem Vorgang beteiligten Beschäftigten einen Anwendungsfall und setzen diesen in WueDMS mit den Basisfunktionalitäten um.
    3. werden die Varianten 1. und 2. miteinander kombiniert.

    Einführungsprojekte beziehen sich ausschließlich auf Dokumente, die im Aktenplan verortet werden können, da nur so ein schneller Einstieg möglich ist. In Einführungsprojekten wird mit den Standard-Funktionalitäten des Aktenplanmoduls gearbeitet. Es werden Sachakten, ggf. mit dem Basis-Workflow, im System gepflegt. Im Rahmen der Einführungsprojekte erhalten alle Beschäftigten einer OE Zugang zum System und lernen die Standard-Funktionalitäten für ihre Bereiche anzuwenden. Mit der Produktivnahme werden Einführungsprojekte abgeschlossen. 

    Die Einführungsprojektgruppe einer OE besteht aus der Leitung der OE, den Testanwenderinnen sowie jeweils einem Mitglied der Systembetreuung und des Projektmanagements. Die Einführungsprojektgruppe entwickelt gemeinsam das Vorgehen und die Umsetzung des Einführungsprojekts. 

    Erweiterungsprojekte umfassen komplexere Vorhaben, die über die Basisfunktionalitäten hinausreichen, wie z. B. die Bearbeitung von Fallakten, die Anbindung von Drittsystemen, die Implementierung komplexer JMU-spezifischen digitalen Workflows oder die Integration mit SAP- und HISinOne.

    In der elektronischen Akte werden sachlich zusammengehörige oder verfahrensgleiche Vorgänge elektronisch zusammengefasst. Die elektronische Akte enthält alle Unterlagen, die eine vollständige Information über einen Sachverhalt ermöglichen, in elektronischer Form. Dazu können z. B. elektronisch erstellte Unterlagen, E-Mails aber auch gescannte Papierdokumente gehören. Mit der elektronischen Akte können Medienbrüche reduziert werden. Ziel ist, einen Vorgang von der Entstehung bis zur Archivierung durchgehend elektronisch zu dokumentieren. Informationen zum Thema elektronische Akten können Sie dem Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit entnehmen.

    Informationen werden über verschiedene Medien übertragen, z. B. Telefon, Fax, E-Mail, auf Papier oder als elektronische Datei. Wenn bei der Übertragung einer Information das Medium gewechselt wird, spricht man von einem Medienbruch. Das ist z. B. der Fall, wenn eine Einzelperson ein Formular aus dem Internet herunterlädt, ausdruckt, von Hand ausfüllt (oder zwar elektronisch ausfüllt, aber dann doch ausdruckt, um es zu unterschreiben), per Post an eine Behörde verschickt, der Mitarbeitende vor Ort die in dem Formular enthaltenen Daten manuell in ein elektronisches System eingibt, der Bescheid maschinell erstellt wird, dann ausgedruckt und per Post an die Einzelperson verschickt wird. Medienbrüche verlangsamen den Informationsfluss und die -verarbeitung. Sie sind eine potenzielle Fehlerquelle und verursachen zusätzliche Kosten.

    Pilotprojekte sind die Projekte der Stabsstelle ZV-IT und des Referats A.3. In diesen wird das Vorgehen zur Einführung technisch und organisatorisch getestet.

    Testanwenderinnen oder Testanwender, die mindestens für die Dauer eines Einführungsprojekts benannt werden, erhalten eine Schulung in den WueDMS-Basisfunktionalitäten und Zugang zu einem WueDMS-Testsystem. Sie erschließen die Potenziale und Herausforderungen von WueDMS für ihre OE, identifizieren Anwendungsfälle und entwickeln Vorschläge für die Umsetzung.