Projektorganisation
Projektabschnitte
Pilotprojekte
Zwischen Mitte 2020 und Ende 2021 wurde WueDMS als Pilotprojekt in der Stabsstelle IT-ZV und des Referats A.3 eingeführt. In diesen wird das Vorgehen zur Einfürhung technisch und organisatorisch getestet, sodass eine reibungslose Einführung in den weiteren Abteilungen und Referaten der Zentralverwaltung gewährleistet ist.
Einführungsprojekte
In Einführungsprojekten wurden die Beschäftigten einer OE zunächst in den Basisfunktionalitäten geschult und setzten Anwendungsfälle in WueDMS, mit den Basisfunktionalitäten, um. Seither setzen die geschulten Personen WueDMS bei ihrer Arbeit ein und bringen selbstständig weitere Anwendungsfälle in das System ein.
Einführungsprojekte bezogen sich ausschließlich auf Dokumente, die im Aktenplan verortet werden können, da nur so ein schneller Einstieg möglich war. In Einführungsprojekten wurde mit den Standard-Funktionalitäten des Aktenplanmoduls gearbeitet. Es wurden Sachakten, ggf. mit dem Basis-Workflow, im System gepflegt. Im Rahmen der Einführungsprojekte erhielten alle Beschäftigten einen OE-Zugang zum System und erlernten die Anwendung von Standard-Funktionalitäten, die für ihren Bereich relevant sind. Mit der Produktivnahme wurden Einführungsprojekte abgeschlossen.
Für die Einführungsprojekte von WueDMS wurde aktuell folgender Zeitplan verfolgt und umgesetzt:
Rolle der Testanwender:innen
Zu Einführung benötigt es Testanwender:innen, die mindestens für die Dauer eines Einführungsprojekts benannt werden:
Sie erhalten eine Schulung in den WueDMS-Basisfunktionalitäten und Zugang zu einem WueDMS-Testsystem. Sodann erschließen sie die Potenziale und Herausforderungen von WueDMS für ihre OE, identifizieren Anwendungsfälle und entwickeln Vorschläge für die Umsetzung. Testanwenderinnen und Testanwender sollten im Rahmen des Einführungsprojekts ca. eine Stunde pro Tag sowie eine Stunde pro Woche für den Testanwender:innen-Jour-Fixe einplanen.
Mittelfristig sollten die OE feste Key User benennen, die jedoch nicht unbedingt dieselben Personen wie die Testanwender:innen sein müssen.
Rolle der Einführungsprojektgruppe
Die Einführungsprojektgruppe einer OE besteht aus der Leitung der OE, den Testanwenderinnen sowie jeweils einem Mitglied der Systembetreuung und des Projektmanagements. Die Einführungsprojektgruppe entwickelt gemeinsam das Vorgehen und die Umsetzung des Einführungsprojekts.
Wie arbeiten diese Gruppen zusammen?
Alle OE benennen ein bis zwei Testanwender:innen aus den OE der AL-Runde sowie dem Kanzlerbüro, Archiv und Registratur. Die Testanwender:innen sowie die Leitungen der OE erhalten in fünf bis sechs Schulungsgruppen eine Einführung in die WueDMS-Basisfunktionalitäten, der Zugang der Testanwender:innen und der OE-Leitung erfolgt gestaffelt und voraussichtlich binnen zwei Monaten.
Die Einführungsprojekte beginnen ebenfalls gestaffelt in Absprache mit der WueDMS-Projektgruppe.
Innerhalb von zwei Jahren, ab dem Beginn des hier vorgeschlagenen Vorgehens, sollen alle OE der ZV ihre Einführungsprojekte abgeschlossen haben. Die Ermittlung der OE-Anforderungen durch Rückmeldungen und kleine Workshops führt zu einer für die OE passenden Planung und Umsetzung des Einführungsprojekts.
Nach zwei Jahren findet eine Evaluation der Einführungsphase statt, um Verbesserungsvorschläge für die Erweiterungsprojekte zu berücksichtigen. Die Einführungs- und Erweiterungsprojekte werden durch die Mitglieder der WueDMS-Projektgruppe begleitet. Fragen nach der Digitalisierung des analogen Schriftguts werden im Rahmen der Einführungsprojekte mit den betroffenen OE geklärt.
Erweiterungsprojekte
Erweiterungsprojekte umfassen komplexere Vorhaben, die über die Basisfunktionalitäten hinausreichen, wie z.B. die Bearbeitung von Fallakten, die Anbindung von Drittsystemen, die Implementierung komplexer JMU-spezifischen digitalen Workflows oder die Integration mit SAP und HISinOne.
Mit Abschluss aller Einführungsprojekte erfolgt ein Übergang in die Erweiterungsprojekte.
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