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    A.3 - Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung & Campusmanagement

    Prozessverbesserung

    Die JMU hat ein Prozessmanagement eingeführt, um die Kernprozesse zu erkennen und vorgegebene Ziele zu erreichen. Bei der Umsetzung sind viele organisatorische Aspekte zu berücksichtigen. Das Ergebnis daraus ist aber eine anschauliche und transparente Abbildung der Prozesse, welche auch die Prozessverantwortlichkeiten und Schnittstellen aufgezeigt. Die integrierte Kommunikation und Koordination im Verfahren erfolgt bereichsübergreifend. Es ist allen Beteiligten am Prozess bekannt welche Notwendigkeit eine Prozessanalyse hat und damit verbundene Aufgaben.

    Im ersten Schritt findet eine IST-Analyse statt. Es werden bestehende Arbeitsabläufe/Prozesse aufgenommen und nach Abschluss der Datenerhebung eine Dokumentation darüber erstellt. Unser Ziel ist es vorhandene sowie notwendige Prozesse zu identifizieren.

    Im nächsten Schritt erfolgt die Prozessmodellierung. Vom Prozessstart bis zum Prozessende erfolgt eine Darstellung der einzelnen Arbeitsschritte, sowie einer Definition der gewünschten Ziele. Einzubinden sind bei der Identifikation und Umsetzung die zuständigen Mitarbeiter. Ein Ergebnis ist u. a. eine Prozesslandkarte.

    Es erfolgt die Analyse der beschriebenen IST-Prozesse aus der Datenerhebung mit abschließender Erstellung eines SOLL- Prozesses. Eine systematische Prozessdokumentation beschreibt die Prozessschritte, ebenso die Zuständigkeiten und Schnittstellen. Zusätzlich werden die Prozesse graphisch dargestellt.

    Die benannten Prozessverantwortlichen sind für die organisatorische Umsetzung der Prozesse verantwortlich. Die Mitarbeiter müssen bei der Entstehung des SOLL-Prozesses mitwirken. Durch die dadurch erworbene Kompetenz bei der Entstehung können die Mitarbeiter die Prozesseinführung effektiver unterstützen, sowie lernen mit und in disesem Prozessen zu arbeiten.

    Um die Nachhaltigkeit der Verbesserungsmaßnahmen sicherzustellen finden regelmäßige Treffen zwischen den Beteiligten im Prozess statt. Diese bereichsübergreifende Kommunikation dient zum Austausch der Erfahrungen der Prozessbeteiligten. Der Grad der Zielerreichung orientiert sich an den Vorgaben im Soll-Prozess. Daher ist es wichtig frühzeitig zu erkennen, ob die Zielvorgaben erreicht wurden oder um das vorgegebene Ziel zu erreichen Nachsteuerungsmaßnahmen zu ergreifen sind. Dafür müssen eventuell Ziele angepaßt werden.

    Idealerweise laufen die Prozesse nach der Freigabe so ab, wie diese beschrieben sind. Um dies sicherzustellen erfolgen im Rahmen der etablierten Prozessverbesserung regelmäßige Prüfungen und Prozessevaluationen statt. Für die Umsetzung sind Meilensteine und Maßnahme zur Kontrolle des Erfolgs festgelegt. Auf Grund dieser Vorgaben sind Abweichungen mit zuvor definierten Soll-Prozessen erkennbar und es ist ersichtlich, ob dieser Prozess greift oder ob erneut Anpassungen vorzunehmen sind. Jeder Prozess soll in regelmäßigen Abständen betrachtet werden, um zeitnah bei Abweichungen von den Zielvorgaben eingreifen zu können.

    Eine umfangreiche Auswahl an möglichen Methoden stehen zur Verfügung. U. a. der PDCA-Zyklus:  "Plan - Do - Check - Act". Der PDCA-Kreislauf verdeutlicht das Ziel eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Der KVP ist vergleichbar mit der japanischen Qualitätsphilosophie Kaizen. Der Begriff Kaizen setzt sich aus "kai" - Veränderungen und "zen" = Veränderung zum Besseren zusammen. Der amerikanische Physiker William Edwards Deming hat bereits in den 50er Jahren den PDCA-Zyklus genutzt (auch Deming-Kreis genannt), um eine verbesserungsorientierte Organisation sichtbar zu machen.