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    A.3 - Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung & Campusmanagement

    Vorlagen und Formulare

    Der Projektsteckbrief enthält alle relevanten Informationen zu dem Projekt, wie Projektname, Projektziele, Projektbeteiligte, Projekttermine, etc. und sollte kurz und knapp verfasst werden.

    Vorlage

    Der Meilensteinplan ist ein wichtiger Bestandteil für die Projektdurchführung und das Berichtswesen. Meilensteine strukturieren das Projekt inhaltlich über die zu erreichenden Zwischenschritte und zeitlich über die festgelegten Termine und dienen somit auch zur internen Projektplanung für die Projektleitung und das Projektteam.

    Vorlage

    Das Arbeitspaket enthält Angaben zu welchem Projekt das Arbeitspaket gehört, wer der AP-Verantwortliche ist, sowie die Beschreibung der erforderlichen Teilschritte, um das Ergebnis bis zu einem definierten Termin zu erreichen. Aufgeführt werden die Randbedingungen und Voraussetzungen, ebenso wie mögliche Risiken.

    Vorlage

    Im Kosten- und Ressourcenplan werden alle notwendigen Ressourcen gelistet, die für ein Projekt benötigt werden. Durch diese Auflistung erhält man eine Übersicht über alle finanziellen und personellen Ressourcen, die notwendig sind um das Projektziel zu erreichen.

    Vorlage

    Der Zeit- und Ablaufplan stellt die fachliche Abhängigkeit der einzelnen Teilprojekte  und Arbeitspakete dar.

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    Das Balkendiagramm bzw. Gantt-Diagramm visualisiert die Ablaufstruktur der Projektvorgänge (=Arbeitspakete). Diese werden über einer Zeitlinie als horizontale Balken oder Linien gezeichnet und können durch Beziehungen verknüpft werden. Das Balkendiagramm ist somit die zeitlich normierte, der Netzplan die logisch strukturierte Darstellung des Projektablaufs.

    Vorlage

    Richtige und zeitnahe Kommunikation ist in einem Projekt wichtig. Der Kommunikationsplan bietet allen Projektbeteiligten eine Übersicht wann, wer und wie über das laufende Projekt zu informieren ist.

    Vorlage

    Nach der Freigabe des Projektauftrags findet das Kick-Off-Meeting statt. Die Projektbeteiligten werden über das Projektziel und den Nutzen informiert. Gemeinsam werden die Inhalte des Projektauftrags abgestimmt und weiter ausgearbeitet. Diese Vorlage kann gerne auch als Agenda für weitere Projektsitzungen benutzt werden.

    Vorlage

    Es empfiehlt während jeder Projektsitzung ein Protokoll anzufertigen. In diesem Protokoll sollen die Ergebnisse und die  getroffenen Entscheidungen der Sitzung festgehalten werden sowie die anstehenden Aufgaben.  

    Vorlage

    Der Statusbericht enthält alle wesentlichen Informationen zu dem aktuellen Projektstand.

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    Als Statusbericht hat sich die "Ampel-Methode" bewährt. Die Ampelphasen Rot, Gelb und Grün zeigen den aktuellen Status z. B. eines Teilprojekts A oder Arbeitspakets X. Grün zeigt an, dass alles nach Plan verläuft, während die gelbe Ampel Abweichungen vom Plan signalisiert. Ist der Projektfortschritt gefährdet erfolgt die Darstellung in rot.

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