Beschaffung von Büromöbeln

Wie schon in den vergangenen Jahren wurde auch für die Jahre 2008 bis 2011 ein Rahmenvertrag über die Beschaffung von Büroeinrichtungen (Möbel) abgeschlossen. Da sich die Universität Würzburg hiermit vertraglich bindet, ist der Ankauf von Büroeinrichtung grundsätzlich nur bei der nachfolgend aufgeführten Firma vorzunehmen. Hierdurch erzielt jede Betriebseinheit dieselben günstigen Konditionen. Zusätzlich wird durch den Wegfall der sonst notwendigen drei Vergleichsangebote Zeit für Forschung und Lehre gewonnen, bzw. Personalaufwand gespart. Außerdem entfällt die Inventarisierung und die Buchung der Rechnung, da dies vom Einkauf übernommen wird.

Vertragspartner:

Vom 01.01.2008 bis 31.12.2011 ist der Vertragspartner die Firma büroforum GmbH aus Würzburg. Es wurde wieder ein fester Rabattsatz auf die Produktlinie Basic 4 der Firma König + Neurath ausgeschrieben, deshalb dürfen auch weiterhin bei Neubeschaffungen ausschließlich Möbel aus dieser Produktlinie bestellt werden.

Der Vertrag wurde bis 30.06.2012 verlängert.

Bitte beachten Sie, dass für Bürodreh- und Besucherstühle ein eigener Vertrag abgeschlossen wurde. Weitere Infos dazu finden Sie unter Bürodrehstühle bzw. Besucherstühle.

 
Verfahren zur Beschaffung von Büromöbeln

  • Die Anforderer/Lehrstühle setzen sich mit der Firma büroforum (Stadtgebiet: Hr. Boldt, Tel. 0931/46798-19; Hubland: Hr. Baumann, Tel. 0931/46798-23) in Verbindung, damit diese ein unverbindliches Angebot erstellt. Bei Erst- bzw. Neueinrichtung kompletter Räume kommt die Firma büroforum auch gerne vorbei, misst die Räume aus und bringt Prospekte bzw. Muster mit. Das Angebot der Fa. büroforum darf nur Möbel der Fa. König + Neurath, Produktlinie Basic 4 enthalten.

  • Die Firma büroforum schickt das erstellte Angebot an die Einkaufsorganisation (Referat 3.3) zur Überprüfung. Für Einrichtungen aus Berufungen wurde ein Standard-Mobiliar vereinbart, nach dem auch die Berufungsmittel berechnet wurden.

  • Nachdem die Einkaufsorganisation das Angebot überprüft und ggf. korrigiert hat, wird es an den jeweiligen Anforderer/Lehrstuhl zur inhaltlichen Überprüfung (Anzahl, Größen, usw.) weitergeleitet.

  • Zur Bestellung muss das unten stehende Bestellformular ausgefüllt werden.

  • Nach der Bestellung bei der Fa. büroforum erhält der Anforderer/Lehrstuhl eine Auftragsbestätigung von der Fa. büroforum und, sobald der vorläufige Liefertermin feststeht, einen Zwischenbescheid. Zusätzlich wird sich die Firma kurz vor der Auslieferung mit dem Anforderer/Lehrstuhl in Verbindung setzen und die genauen Lieferdetails abklären.

  • Die Rechnung wird vom Lieferanten mit dem unterschriebenen Lieferschein an die Zentralverwaltung geschickt, wo sie nach Überprüfung des Referates 3.3 vom Referat 3.2 (ZAUM) beglichen wird. Deshalb muss bei der Bestellung schon die jeweilige SAP-Kontierung angegeben werden.

Neu ab 01.01.2008 - Inventarisierung der Möbel durch die ZV

Möbel aus dem Rahmenvertrag werden ab dem 01.01.2008 von der Zentralverwaltung inventarisiert. Bei der Bestellung werden vom Referat 3.3 die Anlagen im SAP angelegt und die Rechnung darauf verbucht. Mit der gebuchten Rechnung werden dem Besteller die Anlagennummern (= Inventarnummern) mitgeteilt. Er muss nur noch die Inventaretiketten auf den Möbeln anbringen.

Dazu ist es aber notwendig, dass bereits bei der Bestellung der genaue Standort der Möbel in Form von Raum, Stockwerk usw. angegeben wird. Werden Möbel für verschiedene Standorte/Räume bestellt, muss im Bestellformular deutlich angegeben werden, wie die Positionen des Angebots auf die Standorte/Räume verteilt werden sollen.

Die Standortnummer ist aus der Standortliste zu wählen. Standortliste

Bestellformular für Büromöbel

Angaben zum Besteller


Angaben zur Lieferung


Angaben zur Finanzierung


Angaben für die Inventarisierung

weitere Angaben zur Bestellung


Mittel für den Kauf müssen auf o.g. Kontierung zur Verfügung stehen. Diese wird nach bestätigter Lieferung durch das Referat 3.2 mit dem Rechnungsbetrag belastet. Die Bestellung darf daher nur vom Anordnungsbefugten aufgegeben werden - bei Finanzierungen aus Studienbeiträgen ist das der/die StudiendekanIn.