1. Alle Beschaffungen sind nach der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) abzuwickeln, d.h. unter anderem, dass sie im Wettbewerb (d.h. Angebotseinholung bei mehreren Firmen bzw. förmliches Vergabeverfahren) zu vergeben sind. Die Bayerische Staatsregierung hat in ihrer Bekanntmachung vom 16.06.2010 festgelegt, dass Aufträge bis 29.750 Euro (einschl. MwSt) ohne eine öffentliche Ausschreibung vergeben werden dürfen. 

  2. Jede Bestellung/jeder Vertrag wird im Namen des Freistaates Bayern abgeschlossen. Deshalb ist in jede Bestellung eine entsprechende Formulierung aufzunehmen, z.B.:
    "Der Freistaat Bayern, vertreten durch die Universität Würzburg, diese wiederum vertreten durch Herrn Prof. Dr. ... bestellt hiermit ...". D. h. alle Bestellungen sind schriftlich vorzunehmen!!

  3. Die Einkaufs- und Bestellbedingungen der  Universität sind den entsprechenden Kaufverträgen bzw. Bestellungen zugrunde zu legen. Dies geschieht dadurch, dass in den jeweiligen Angebots- bzw. Annahmeschreiben der Universität auf die beizulegenden Einkaufsbedingungen hingewiesen wird und die Einkaufsbedingungen zum Inhalt des vorliegenden Vertrages gemacht werden.

  4. Hat die Universität Würzburg Rahmenverträge abgeschlossen, sind diese für alle Dienststellen bindend. Auch Beschaffungen aus Sonder- oder Drittmitteln sind hierüber abzuwickeln.
    Aufstellung aller Rahmenverträge

  5. Bei allen Beschaffungen, für die keine Rahmenverträge existieren, ist ein angemessener Preisvergleich durchzuführen und zu dokumentieren, um die wirtschaftliche Verwendung von Mitteln sicherzustellen.

  6. Des weiteren gelten folgende Wertgrenzen bei Beschaffungen:
  • ab 150,01 Euro (ohne MwSt.) oder Garantie über 1 Jahr
    Ab einem Einzelpreis von 150,01 Euro sind beschaffte Artikel zu inventarisieren. Auch Gegenstände mit geringerem Preis müssen ggf. inventarisiert werden, wenn sie eine Garantie von mehr als einem Jahr haben. Bitte beachten Sie dazu die folgende Internetseite mit weiteren Hinweisen. Ansprechpartner für Inventarisierungsfragen ist Frau Rieder vom Referat 3.2 (Tel. 31-82886).

  • bis 500 Euro (ohne MwSt.) (also bei allen Beschaffungen außerhalb der Rahmenverträge)
    Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 500 Euro (ohne MwSt) können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beschafft werden.
    Ein angemessener Preisvergleich ist durchzuführen und zu dokumentieren. Dieser kann je nach Artikel und Auftragswert aus telefonischen Anfragen bei Lieferanten, Katalog- bzw. Internetrecherche oder schriftlichen Angeboten bestehen. Es muss aber in jedem Fall die wirtschaftliche Verwendung der Mittel geprüft und sichergestellt werden.

  • ab 2.500 Euro (einschließlich MwSt.)
    Es muss der Erfassungsbogen zur Korruptionsbekämpfung ausgefüllt werden - außer bei Beschaffungen über die Rahmenverträge.
    Internetseite zur Erfassung

  • ab 5.000 Euro (einschließlich MwSt.)
    Es sind mindestens 3 schriftliche Angebote einzuholen und mit der Bestellung/Rechnung als zahlungsbegründende Unterlagen aufzubewahren. Können aus besonderen Gründen (z.B. nur ein Unternehmen kommt für die Lieferung in Betracht oder Direktvertrieb des Herstellers) keine 3 Angebote eingeholt werden, ist dies ebenfalls zu dokumentieren.

  • ab 10.000 Euro (einschließlich MwSt.)
    Von den Firmen ist eine Eigenerklärung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie zur Bekämpfung der Schwarzarbeit einzuholen.
    Bestellmuster mit Eigenerklärung

  • ab 29.750 Euro (einschließlich MwSt.)
    Falls keine Ausnahmetatbestände zutreffen, ist ein förmliches nationales Vergabeverfahren (öffentliche Ausschreibung) durchzuführen. Um dies festzustellen, ist frühzeitig die Checkliste zur Festlegung des Vergabeverfahrens auszufüllen und an den Einkauf zu übersenden.

  • ab 125.000 Euro (einschließlich MwSt.)
    Das Großgeräteverfahren für Anträge an die DFG ist über Herrn Feser (Tel.: 31-82226) abzuwickeln.

  • bis 200.000 Euro (ohne MwSt.)
    Für spezielle Lieferungen und Dienstleistungen im wissenschaftlichen Bereich (gem. §3 Abs. 5 Buchst. c VOL/A), wie etwa Messgeräte, Simulatoren und Instrumententräger sowie Fachgutachten und Programmierleistungen für Forschungsrechner gilt, dass Aufträge bis in Höhe von 200.000 Euro (ohne MwSt.) ohne förmliche Ausschreibung freihändig im Wettbewerb an den wirtschaftlichsten Bieter vergeben werden können. Dies ist ausgeschlossen bei Beschaffungen die zur Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebes oder der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen. Die Pflicht zur Einholung von Vergleichsangeboten entfällt dadurch nicht!
    Ab 125.000 Euro: Bitte beachten Sie das Verfahren über Großgeräte!
    Vordruck: Antrag vereinfachtes Vergaberecht für die Wissenschaft

  • ab 200.000 Euro (ohne MwSt.)
    Falls keine Ausnahmetatbestände zutreffen, ist ein förmliches internationales Vergabeverfahren (offenes Verfahren) gemäß VOL/A durchzuführen. Hier ist ebenfalls frühzeitig die Checkliste zur Festlegung des Vergabeverfahrens auszufüllen und an den Einkauf zu übersenden.